Mana yang Lebih Unggul Antara Google Workspace vs Microsoft Teams?

31 Desember 2021

Dalam sebuah perusahaan pastinya selalu membutuhkan sebuah platform yang dapat digunakan oleh semua karyawan, platform tersebut diharapkan dapat memudahkan terjadinya interaksi antar karyawan baik dalam satu divisi maupun beda divisi. Saat ini ada beragam pilihan platform yang dapat mendukung produktivitas tim seperti dua platform workspace dan microsoft teams, namun bagaimana fitur yang ditawarkan dari keduanya?

Sejarah Singkat Google Workspace

Secara personal tentu Anda pernah menggunakan salah satu layanan dari Google, layanan-layanan dari Google tersebut umumnya digunakan dalam membantu aktivitas bisnis atau pekerjaan, seluruh jenis layanan Google yang telah membantu Anda dalam menyelesaikan pekerjaan disebut sebagai Google Workspace.

Tools dan layanan yang saling terintegrasi ini awalnya dikenal dengan nama G Suite namun kini berubah nama menjadi Google Workspace, telah dirilis sekitar 12 tahun yang lalu dimana pada peluncuran tersebut terdapat Google Calendar; Gmail; Google Page Creator serta Google Talk, karena nama G Suite cenderung menampilkan lingkungan kerja yang tradisional maka perlu adanya perubahan sesuai dengan perkembangan zaman serba digital seperti sekarang.

G Suit sendiri merupakan layanan produktivitas berbasis cloud yang terdiri dari beberapa aplikasi dengan fitur yang membantu pekerjaan, namun kini fitur yang masuk dalam layanan G Suit versi terbaru telah bertambah berupa Drive; Google Docs; Hangout; Kalender; Kontak; Sheets dan beberapa lainnya.

Google Workspace telah menjadi jawaban bagi orang-orang dalam menyelesaikan pekerjaannya secara terintegrasi, Anda dapat menemukan perbedaan utama pada Google Workspace ini yang pertama yaitu fitur yang terintegrasi; identitas baru dan keragaman layanan.

Google Workspace

Selama masa pandemi Covid-19 yang melanda seluruh negara membuat aktivitas di luar rumah sangat dibatasi, tidak terkecuali dengan kegiatan belajar mengajar hingga kegiatan perkantoran juga sangat terbatas, dari hal ini kemudian yang membuat aplikasi atau layanan online penunjang produktivitas kerja semakin populer digunakan.

Adanya Google Workspace diharapkan dapat meningkatkan produktivitas karyawan terlebih lagi aktivitas digital semakin meningkat, selain digunakan dalam meningkatkan produktivitas karyawan Google Workspace juga turut berperan dalam aktivitas pendidikan.

Pengguna dapat menggunakan layanan Workspace secara gratis atau tanpa biaya dengan memanfaatkan akun Gmail, namun sebenarnya Google Workspace bukan merupakan layanan gratis, terdapat tingkatan harga yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis atau organisasi.

Seperti misalnya untuk keperluan perusahaan dimana Google Workspace menawarkan fitur khusus yaitu alamat domain atau email khusus perusahaan, bahkan Anda akan mendapatkan ruang penyimpanan atau Drive dengan kapasitas tidak terbatas, Google Drive tidak hanya dapat menyimpan file pekerjaan atau dokumen saja bahkan Anda dapat saling berbagi file tersebut dengan pengguna lain, dengan kelebihan yang ditawarkan Workspace Anda dapat menyelesaikan pekerjaan hanya dari satu tempat saja.

Anda bisa mengandalkan beragam aplikasi di Google Workspace untuk menunjang komunikasi maupun pekerjaan harian, seperti salah satunya aplikasi yang sering digunakan yaitu Gmail, Gmail sendiri telah memiliki pengguna aktif kurang lebih sebanyak 1 milyar konsumen di dunia pada tahun 2016.

Selain Gmail aplikasi yang sering digunakan dari Google Workspace ini adalah Google Docs, dalam Google Docs terdapat program yang menunjang Anda saat ingin melakukan pengolahan data atau presentasi, Google Docs telah diintegrasikan ke Drive sehingga Anda tidak akan kesulitan saat harus mengedit atau membuat dokumen dalam waktu bersamaan, terlebih Google telah dilengkapi dukungan program Office berupa Google Docs; Slide dan Spreadsheets.

Dengan menggunakan Google Workspace Anda juga akan mendapat keuntungan lain yaitu tersedianya Google Forms, bagi Anda yang sudah terbiasa menjalankan aplikasi Google Workspace tentu sudah pernah mendengar layanan Google Forms, biasanya Google Forms dimanfaatkan sebagai aplikasi survei dalam format formulir, tidak jarang Google Forms juga digunakan sebagai media untuk membuat kuis.

Tidak sedikit orang yang lebih memilih menggunakan Google Workspace karena fiturnya saling terintegrasi dengan baik, pengguna tidak akan menemukan banyak kesulitan selama menggunakannya terlebih tampilan Workspace dengan warna cerah khas Google cukup memanjakan pengguna.

Baca Juga: Panduan Apa itu Google Workspace, Tool Produktif untuk Kerja Kolaboratif

Manfaat Menggunakan Google Workspace

Apakah Anda masih merasa bingung apa manfaat yang bisa didapat dengan menggunakan aplikasi Google Workspace? Saat menggunakan Workspace tentu Anda dapat merasakan manfaat yang sayang jika dilewatkan.

Dengan menggunakan Google Workspace Anda dapat melakukan pengelolaan pengguna, hal ini dirasa sangat membantu Anda dalam mengelompokkan pengguna, saat ada pengguna baru Anda dapat menambahkan langsung ke akun Google, kemudian Anda dapat mengelompokkan berdasarkan departemen sehingga lebih mudah dalam melakukan koordinasi pekerjaan, bahkan Anda dapat melacak kapan pengguna tersebut melakukan login.

Manfaat selanjutnya yang juga akan Anda rasakan yaitu mampu meningkatkan kolaborasi tim, Workspace sendiri telah dilengkapi dengan aplikasi yang memungkinkan Anda dalam mengerjakan atau mengedit dokumen secara bersamaan dengan anggota lain, siapa saja dapat memberikan akses pada pengeditan dokumen sehingga hal ini dapat meningkatkan kolaborasi, kemudian proses pengeditan akan ditampilkan secara real time karena file disimpan di cloud.

Hemat biaya adalah manfaat lainnya dari Google Workspace, belum ada yang bisa mengalahkan platform tempat bekerja dari Workspace ini, biaya penggunaan platform yang terjangkau dapat disesuaikan dengan masing-masing kebutuhan pengguna, meskipun biayanya cukup terjangkau tapi Anda akan mendapatkan fitur menarik seperti kapasitas penyimpanan cloud yang besar; eDiscovery; pengarsipan hingga kontrol audit.

Anda tidak perlu khawatir kehilangan data karena Google Workspace mempunyai sistem keamanan data yang tinggi, semua data dapat Anda simpan dengan mudah dan aman di Google Drive, data atau dokumen yang telah disimpan dalam Drive tersebut dapat diakses kapan saja dan dimana saja oleh tim lain, keunggulan yang ditawarkan Google Workspace ini sangat menguntungkan dan tepat terlebih bagi Anda yang memiliki tim jarak jauh. 

Itulah beberapa manfaat menguntungkan dari menggunakan Google Workspace, aplikasi ini sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala kecil hingga besar.

Baca juga: Cari Tahu di Sini Tentang Keamanan Google Workspace!

Microsoft Teams

Selain menggunakan platform Workspace ada juga platform lain yang tidak yang digunakan perusahaan yaitu Teams dari Microsoft. Workspace dan microsoft teams memang sering menjadi pilihan perusahaan-perusahaan agar mudah berinteraksi dengan karyawannya tanpa terkendala jarak.

Aplikasi Teams memungkinkan Anda berkomunikasi serta melakukan segala aktivitas seperti mengakses file; meeting hingga video call dari satu tempat, untuk menggunakan aplikasi Teams Anda perlu mengunduh aplikasinya terlebih dahulu melalui situs resmi Microsoft, namun untuk perusahaan biasanya sudah langsung menggunakan fitur Office secara berlangganan. 

Apa saja fitur yang ditawarkan Teams? Tentu ada beragam fitur menarik yang dapat Anda temukan di platform ruang kerja bersama ini, fitur pertama adalah Meeting yang memberikan Anda kemudahan dalam mengatur jadwal rapat, melalui fitur Meeting ini jadwal rapat nantinya akan dihadirkan dari penyimpanan yang sudah dilakukan di Outlook.

Baca juga: Tips dan Trik mengelola hybrid meeting yang baik

Fitur menarik selanjutnya yang ditawarkan dalam aplikasi Teams adalah fitur chat, keunggulan fitur chat ini hampir sama seperti saat Anda menggunakan aplikasi chat di ponsel, Anda dapat mengirimkan teks; GIF; stiker baik melalui obrolan personal maupun obrolan grup, melalui fitur chat ini juga dapat merekam lamanya waktu rapat termasuk menambahkan anggota baru dengan lebih cepat.

Sebenarnya cukup banyak fitur yang ditawarkan Microsoft dalam memenuhi kebutuhan penggunanya, Microsoft Teams dan Workspace memang merupakan platform yang sering digunakan oleh para pekerja dengan masing-masing kualitas yang dimilikinya, apalagi keduanya memiliki fitur yang tidak jauh berbeda seperti misalnya program Google Docs dengan Outlook, namun dari kedua aplikasi tersebut tentunya memiliki tampilan berbeda.

Lantas manakah aplikasi yang tepat digunakan untuk bekerja? Jawaban dari pertanyaan tersebut cenderung optional karena kebutuhan setiap perusahaan berbeda-beda, apabila perusahaan tidak begitu terpaku dengan hasil yang real time maka bisa memilih Microsoft Teams, namun apabila perusahaan Anda lebih menekankan pekerjaan berbasis online maka pilihannya jatuh pada Google Workspace.

Bagi Anda yang masih ragu dalam menentukan productivity software Terralogiq dapat menjadi pilihan yang tepat, Terralogiq hadir sebagai perusahaan teknologi terkemuka di Indonesia serta sebagai mitra premium Google Cloud yang menyediakan solusi Geospasial; Location Intelligence serta Mobilitas, Terralogiq telah berpengalaman selama 8 tahun dengan lebih dari 150 klien yang terus mendukung local talent untuk terus berkembang.

Anda bisa memghubungi konsultan kami di Terralogiq melalu email berikut ini halo@terralogiq.com atau kontak kami secara langsung bisa dengan mengisi form berikut ini:

Baca juga: Cara Membuat Email Perusahaan dengan Google Workspace