Memahami Semua Tentang Google Drive: Tentang, Fungsi, dan Keamanan

6 Oktober 2021

Siapa yang tidak kenal Google? Layanannya yang multifungsi selalu membantu pengelolaan data dan pekerjaan. Bisa dikatakan, sinkronisasi berbagai platform Google apps adalah keuntungan penggunaan Google yang paling besar. Salah satu yang sangat membantu adalah Google Drive. Pada artikel kali ini, kita akan menyelami berbagai hal mengenai Google Drive, mulai dari apa itu Google drive, fungsi Google Drive, hingga keamanan Google Drive.

Google drive

Tentang Google Drive

Google Drive adalah salah satu aplikasi berbasis online yang akan memudahkan Anda untuk melakukan penyimpanan berbagai macam file yang dapat diakses pada sistem Android maupun iOS. Anda tentu tahu, file yang dapat disimpan dalam layanan ini terbilang cukup beragam. Tidak hanya itu, ukuran file yang dapat disimpan dalam Google Drive juga sangat fleksibel. Sedangkan ukuran kapasitas Google Drive yang diberikan secara gratis sendiri adalah sekitar 15 GB dan dapat diperbesar dengan nominal pembayaran tertentu.

Google Drive memberikan Anda akses untuk menyimpan berbagai macam dokumen secara lebih mudah dan praktis daripada harus dilakukan dalam bentuk fisik (seperti dalam hardisk atau di dalam flashdisk). Hal ini menjadi sangat penting sejak terjadinya pandemi COVID-19 yang parah pada 2020-2021 kemarin. Anda menjadi lebih leluasa karena dapat mengakses file dan informasi tersebut di mana saja dan kapan saja, asalkan terhubung secara online.

Baca juga: Panduan Apa itu Google Workspace untuk Alat Kolaboratif Kerja

Apa Saja Fungsi Google Drive?  

Tahukah Anda, bahwa fungsi Google Drive tidak hanya untuk menyimpan data. Ada beberapa fungsi lain yang dimiliki oleh Google Drive yang mungkin belum Anda ketahui seperti menyimpan link atau membuat catatan. Berikut adalah fungsi-fungsi Google Drive:

1. Menyimpan file

Adapun fungsi utama dari Google Drive adalah untuk menyimpan file. Seperti yang dijelaskan di atas, Anda dapat menyimpan berbagai macam jenis file. Hal ini termasuk yang sifatnya pribadi seperti ijazah, sertifikat, atau yang lainnya. Anda juga bisa menyimpan foto, presentasi, video, PDF, atau bahkan MS Office.

Layanan penyimpanan yang diberikan secara cuma-cuma adalah sebesar 15 GB. Jika ukuran tersebut dirasa kurang, Anda dapat memperbesarnya dengan menggunakan Google One. Google One adalah layanan berbasis cloud dengan ukuran beragam, mulai dari 100GB hingga 30TB. Penambahan kapasitas ini mengharuskan Anda untuk membayar sejumlah uang setiap bulannya, mulai dari harga 20 puluhan ribu hingga jutaan, tergantung besarnya ukuran penyimpanan yang akan digunakan.  

2. Berbagi file

Selain dapat digunakan untuk menyimpan file, Google Drive juga sangat mudah digunakan untuk berbagi data.

Jika Anda bekerja secara online dari beberapa lokasi yang berbeda  dengan rekan tim Anda yang lain, Anda dapat mengundang orang lain untuk melihat file. Tidak hanya melihat file, rekan tim juga bisa mengerjakan folder yang dibagikan secara bersamaan dengan Anda.

Cara membagikannya adalah dengan mengunggah file atau folder yang sedang dikerjakan ke akun Google Drive Anda, kemudian bagikan menggunakan link atau tautan yang sudah disediakan oleh pihak Google. 

3. Mengedit file

Bisa dibilang fungsi yang satu ini jarang diketahui oleh banyak orang. Di Google Drive, Anda dapat mengedit file, baik itu Power Point, Excel dan juga Words. Untuk proses editnya sendiri sangat mudah. Cukup pilih file yang akan diedit, kemudian buka file menggunakan layanan sejenis, misalnya saja file Word dibuka menggunakan Google Docs, file excel akan dibuka menggunakan Google Sheets, dan Power Point akan dibuka menggunakan Google Slides. Yang menarik adalah, hasil editan yang Anda lakukan, akan secara otomatis tersimpan di Google Drive.  

Selain dapat digunakan untuk mengedit file, Anda juga dapat menggunakan layanan tersebut untuk membuat file baru, atau juga lembar kerja yang baru. Layanan edit file tersebut dapat dilakukan pada berbagai media, tidak hanya di laptop atau juga PC, tetapi juga dapat dilakukan di ponsel Android/iOS atau juga di tablet. Layanan tersebut dapat diakses kapan dan dimanapun secara gratis.

4. Backup file

Layanan lain yang juga dimiliki oleh Google Drive, adalah layanan backup file. Untuk layanan backup file yang dimiliki oleh Google Drive, ini sendiri ada 2 macam, yaitu ;

– Backup file pribadi

Backup file pribadi ini, hampir sama seperti backup dokumen pada umumnya. Tempat dimana Anda akan menyimpan berbagai macam dokumen yang dimiliki pada Google Drive. Dengan adanya layanan seperti ini, Anda akan merasa tenang dan aman ketika komputer atau bahkan mungkin ponsel yang dimiliki rusak, terkena virus, atau juga harus direset ulang.

Karena semua dokumen sudah disimpan di akun Google Drive secara otomatis, memasukkan dan membuka berbagai macam data akan menjadi lebih mudah.  

– Backup chat Whatsapp

Selain dapat digunakan sebagai backup file di komputer atau ponsel pintar. Google Drive  juga dapat digunakan sebagai backup akun Whatsapp Anda. Fitur ini dapat digunakan di ponsel Android maupun iOS.

5. Membuat catatan

Umumnya ketika Anda akan membuat sebuah catatan tertentu, Anda menggunakan aplikasi catatan yang sudah tersedia di smartphone, atau bahkan mengunduh aplikasi sejenis di App Store.

Tapi yang tidak banyak orang tahu adalah Anda dapat menggunakan Google Keep, untuk mencatat berbagai macam berbagai macam hal. Seperti umumnya fitur lain yang ada di Google, fitur yang satu ini juga tersambung secara otomatis dengan aplikasi Google Drive.

Keuntungan menggunakan layanan yang satu ini antara lain :

  • Anda tidak perlu repot mencari kertas dan pulpen, untuk mencatat berbagai macam hal secara manual.
  • Karena sudah terkoneksi dengan Google Drive, pastinya catatan yang Anda buat ini tidak akan hilang. Bandingkan dengan menggunakan kertas atau buku biasa, yang sering kali tercecer dimanapun.
  • Dengan menggunakan nama file yang jelas, pastinya akan memudahkan Ada mencari dan menemukan catatan yang pernah ditulis sebelumnya.
  • Menjadi lebih mudah dan praktis dalam mencari dan membaca ulang berbagai macam catatan, dimanapun dan kapanpun. Dibandingkan menulis di buku, yang membuat Anda repot untuk selalu membawanya.  

6. Menyimpan link

Fitur lain yang jarang diketahui orang adalah adanya fitur menyimpan link tertentu di Google Drive. Jika biasanya Anda akan melakukan copy paste untuk link yang diinginkan di aplikasi catatan, baik di ponsel pintar atau di PC. Namun, kali ini Anda dapat menggunakan layanan dari Google Drive.

Cara menggunakannya juga cukup mudah, yaitu dengan memasang ekstensi di akun Google Drive Anda. Klik ikon segitiga yang ada di browser, guna menyimpan link yang tengah dibuka saat itu, kemudian simpan dengan menggunakan klik kanan, pilih ‘Save Link to Google Drive’.     

Baca juga: Kehadiran Google Data Center di Indonesia Tingkatkan Ekonomi Digital

Google drive

Keamanan dari Google Drive

Anda tentu akan bertanya, apakah menyimpan dan membagikan file di Google Drive aman? Jawabannya: tentu saja aman! Karena berbagai macam file yang Anda upload di platform tersebut nantinya akan disimpan di pusat data yang aman.

Baca Juga: Cari Tahu Lebih dalam mengenai Keamanan dari Google Workspace

Jadi ketika komputer, ponsel, atau bahkan laptop yang dimiliki rusak atau hilang. Anda tetap dapat mengakses file tersebut di perangkat lainnya.

Sistem keamanan ini juga berlaku untuk file yang sifatnya pribadi. Tapi jika Anda ingin membagikan file tertentu  pada orang lain, pastikan link yang akan dibagikan hanya diberikan pada orang tersebut. Pastikan juga file yang disimpan tersebut bukan bersifat akun publik.

Dari ulasan di atas, jelas sudah bahwa Google Drive sangat menguntungkan penggunanya, terutama karena integrasi informasi dan data di berbagai platform Google. Kini, menyimpan dan berbagi file dengan ukuran sebesar apapun akan menjadi lebih mudah dan cepat, bahkan kepada banyak orang sekaligus. Terlebih, file dapat dibagikan dimana saja dan kapan saja.

Anda merasa fitur Google Drive masih dirasa kurang? Tahukah Anda bahwa Anda dapat menambahkan fitur atau bahkan standar keamanan tertentu? Terralogiq sebagai partner lokal Google di Indonesia dapat membantu Anda memberikan beberapa layanan tambahan yang ada di Google,

Adapun Terralogiq sendiri adalah partner Google workspace di Indonesia, yang akan membantu Anda, dalam memberikan beberapa layanan tambahan yang ada di Google, termasuk didalamnya Google Drive, yang akan membuat pekerjaan Anda jadi jauh lebih mudah dan praktis komunikasikan kebutuhan Anda bersama kami jadwalkan untuk berkonsultasi langsung bersama tim Terralogiq dengan mengisi form dibawah ini:

Author Profile

Albi Panatagama

Marketing and Public Relations Terralogiq Premier Partner Google Maps Platform

|

Share this post on

Related Article