Google Docs vs Microsoft Word, Mana Lebih Unggul?

30 Maret 2022

Sejak mengenal cara menggunakan komputer, mungkin Anda tidak asing dengan software Microsoft Word. Software yang dirilis pada 1983 oleh Microsoft ini telah menjadi dobrakan baru dalam revolusi pengolahan data dokumen menggunakan komputer. Dimana pengguna dapat memanfaatkan fitur mengedit banyak dokumen dalam ruang terpisah, serta mengatur gaya teks di komputer (miring, tebal, digarisbawahi).

Kita banyak menggunakan Microsoft Word untuk membuat dokumen teks secara elektronik dan dapat disimpan dalam format PDF serta dicetak. Berdasarkan fungsinya, program ini sangat memudahkan pekerjaan jaman sekarang yang banyak mengandalkan aplikasi untuk mengolah dokumen teks.

Dengan Microsoft Word, mungkin Anda telah membuat ratusan bisnis proposal, surat, resume, dan sebagainya dengan lebih cepat, rapih, mudah diedit, dan siap cetak. Bahkan pada 2019 dengan merilis Microsoft Word for Office 365, kini Anda bisa berkolaborasi dengan sesama rekan kerja dalam mengedit dokumen dalam waktu real-time.

Namun, jika Anda mencari alternatif Microsoft Word dengan kemampuan edit online tanpa aplikasi, Google Docs dapat menjadi salah satu alternatif.

Table of Contents

Apa Itu Google Docs?

Mungkin Anda sudah familiar dengan Google sebagai alat pencarian online. Namun, bukan hanya sebagai alat pencarian, Google juga memiliki Google Workspace, dimana Google Docs adalah bagian dari Google Workspace seperti Google Sheets, Google Slides, Google Forms, Google Drawings, dan lainnya. Google Docs berfungsi sebagai pengelola dokumen gratis dari Google berbentuk office suite. Anda dapat membuat, mengedit, dan berbagi akses dengan rekan kerja, serta dapat diakses di mana saja dan kapan saja.

Layanan penyimpanan yang disediakan secara gratis pun cukup besar yakni mencapai 15 GB. Untuk kebutuhan bisnis atau pendidikan, Google Workspace juga menyediakan paket dengan penyimpanan mencapai 2TB. Mari sikam lebih dalam mengenai perbandingan Google Docs dengan program lainnya.

Apa Saja Keunggulan Google Docs?

Mungkin Anda merasa cukup menggunakan Microsoft Word sebagai alat mengedit dokumen secara elektronik. Tapi pernahkah terbayangkan betapa mudahnya berkolaborasi bersama rekan dalam mengerjakan sebuah dokumen, berinteraksi langsung dengan rekan kerja, dapat melihat histori edit dokumen, tidak harus klik simpan setiap beberapa menit, dan kemudahan lainnya? Jika Anda mencari alternatif Microsoft Word, Google Docs dapat menjadi alternatif yang Anda cari.

1. Tidak Memerlukan Aplikasi

Jika sebelumnya untuk menggunakan program editing dokumen Anda perlu mengunduh dan meng-install program, maka untuk menggunakan Google Docs sebagai produk bawaan Google, Anda tidak perlu melakukan hal-hal tersebut untuk digunakan di PC atau Laptop. Cukup menggunakan browser pilihan Anda seperti Microsoft Edge, Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, dan lainnya, kemudian menggunakan akun Gmail dan membuka laman Google Docs, Anda sudah dapat membuat dokumen di Google Docs.

2. Bisa digunakan di Berbagai Perangkat

Google Docs yang sudah terhubung ke Gmail memudahkan Anda membuka file dokumen di berbagai perangkat seperti ponsel, Ipad, Notebook, dan sebagainya melalui file yang tersimpan di Google Drive maupun membuka langsung dari laman Google Docs. Tampilannya juga responsif menyesuaikan ukuran layar perangkat Anda sehingga nyaman digunakan.

**3. Kolaborasi Real-Time bersama Rekan**

Di era ini sudah dipastikan mayoritas rekan Anda memiliki akun Gmail. Google Docs memberi kemudahan untuk Anda berkolaborasi bersama dalam membuat dokumen tanpa harus berada di tempat atau lokasi yang sama. Anda cukup membuat satu dokumen, kemudian mengundang rekan Anda via Gmail untuk berkolaborasi atau memberi akses edit. Anda bisa mengetahui siapa sedang di bagian mana serta bertukar pesan pada fitur chat dalam Google Docs.

Anda juga dapat memberikan komentar pada bagian tertentu dan me-mention rekan Anda agar mendapat notifikasi bahwa terdapat komentar baru pada dokumen.

4. Tersimpan Otomatis

Mungkin Anda pernah merasakan sudah mengetik dalam jumlah banyak, tapi tiba-tiba perangkat Anda mati dan sayangnya file yang sedang Anda kerjakan belum tersimpan di komputer. Ketika menggunakan Google Docs, karena sifatnya yang diedit secara online, Anda dapat melihat indikator simpan otomatis pada bagian atas. Untuk itu Anda tidak perlu khawatir apabila ditengah mengedit, perangkat Anda mati atau kehilangan sinyal, karena semua sudah tersimpan otomatis. Kemudian file Google Docs secara otomatis akan tersimpan di Google Drive Anda.

5. Histori Revisi Lengkap

Karena tersimpan secara otomatis, baik ketika Anda mengedit sendiri atau bersama rekan kerja, akan terlihat siapa yang terakhir mengedit dokumen tersebut. Anda juga dapat melihat histori pengeditan dokumen dengan info lengkap, mulai dari nama pengedit, tanggal, hingga jam dokumen tersebut diedit.

6. Dapat digunakan Online maupun Offline

Google Docs juga menyediakan fitur penyimpanan offline. Untuk menggunakan fitur ini, Anda harus menginstal extension dari google docs, tapi tenang saja karena sifatnya gratis. Fitur offline ini akan berguna ketika tiba-tiba Anda hilang sinyal di tengah mengedit, maka Google Docs akan otomatis menyimpan perubahan pada dokumen Anda dan ketika Anda kembali online, dokumen akan terupdate sesuai yang telah Anda edit offline.

7. Fitur pemeriksaan ejaan berbagai bahasa

Di Google Docs, Anda dapat memilih bahasa yang digunakan dalam dokumen. Hal ini akan membantu Google Docs mendeteksi kesalahan pengejaan dalam dokumen yang Anda buat. Selain memberi tanda kata mana saja yang salah, Google Docs akan merekomendasikan kata sesuai ejaan yang benar. Hal ini akan mengurangi kesalahan kata dalam dokumen yang Anda buat.

8. Dapat diformat ke Berbagai Jenis Format File

Saat ini banyak format file yang dapat digunakan untuk kebutuhan tertentu. Misalnya, ketika akan mengirim file dokumen final mungkin Anda diminta dalam bentuk format PDF, atau ketika akan mengirimkan dokumen ke orang lain ada yang meminta menggunakan format docx (Microsoft Word), Google Docs menyediakan berbagai format file untuk disimpan. Selain PDF dan Docx, ada pula Plain Text (.txt), EPUB Publication (.epub), OpenDocument Format (.odt), Rich Text Format (.rtf) dan format lainnya. Anda juga dapat mengupload file format Docx ke Google Drive kemudian lanjut mengedit menggunakan Google Docs.

9. Terhubung ke Berbagai Akun Google

Seperti disebutkan sebelumnya, untuk menggunakan Google Docs Anda hanya membutuhkan akun Gmail. Mungkin Anda sedang melakukan meeting menggunakan Google Meet dan butuh mempresentasikan dokumen yang sudah Anda buat. Anda cukup mengklik simbol present pada sebelah kiri tombol Share, dan sudah terhubung ke meeting mana Anda akan mempresentasikan dokumen tersebut. Sehingga Anda tidak perlu berpindah aplikasi untuk mempresentasikan dokumen yang sudah Anda buat.

10. Cocok untuk Dokumen Kerja

Dengan fitur baru watermark pada bagian Insert, Anda dapat memberikan watermark cap perusahaan, penting, rahasia, dan sebagainya pada dokumen Anda. Google Docs menyediakan dua pilihan, yaitu watermark menggunakan gambar atau teks. Jika menggunakan teks, Anda dapat mengatur font yang digunakan, ukuran, tebal-tipis, miring teks, opacity, serta posisi diagonal atau horizontal.

Anda dapat memasukkan Footer dan Header, Equation, Tabel, dan kebutuhan lainnya layaknya menggunakan Microsoft Word. Untuk menggunakannya sebagai Notulensi, Anda dapat menggunakan fitur Meeting Notes yang terhubung dengan Google Meet.

11. Mengirimkan Dokumen melalui Email

Ketika Anda perlu mengirimkan dokumen melalui Email, Anda tidak perlu repot mengunduh file dokumen ke komputer, kemudian membuat Gmail dan mengupload kembali file tersebut sebagai attachment. Di Google Docs, pada bagian File, Anda dapat memilih “Email” kemudian mengirimkan dokumen tersebut sebagai attachment lengkap dengan subject dan body email ke email yang dituju dari Google Docs.

12. Mengedit bersama dengan fungsi terpisah

Ada kondisi dimana Anda membutuhkan pengetik otomatis melalui suara. Google Docs menyediakan fitur tersebut. Anda cukup memastikan mikrofon perangkat bekerja dengan baik dan mulai merekam perkataan yang akan diketik. Anda juga dapat mengatur format dokumen seperti paragraf baru, baris baru, titik, koma, tanda tanya, tanda seru, dengan suara.

Mulai Pakai Google Docs

Itu dia manfaat dan kegunaan Google Docs yang dapat menjadi alternatif Anda dalam menunjang kebutuhan bisnis maupun pendidikan. Banyak fitur yang dapat Anda manfaatkan untuk membuat kerja menjadi lebih efektif dan fleksibel, serta tidak perlu khawatir mengenai kehilangan data.

Sekarang banyak perusahaan yang sudah menggunakan Google Workspace untuk kenyamanan bekerja. Selain keamanan yang baik, Google Workspace juga hadir dengan berbagai program lainnya seperti Gmail, Google Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Keep, Chat, dan sebagainya. Semakin tertarik untuk menggunakan Google Workspace untuk bisnis Anda? Terralogiq menyediakan paket email bisnis yang khusus dan aman dengan penyimpanan Cloud 2TB hingga 5TB sudah termasuk program lainnya.

Anda bisa memghubungi konsultan kami di Terralogiq melalu email berikut ini halo@terralogiq.com atau kontak kami secara langsung bisa dengan mengisi form berikut ini