Tips dan Trik Mengelola Hybrid Meeting yang Baik

26 April 2022

Kebijakan WFH (Work From Home) mengharuskan banyak perusahaan untuk beradaptasi dengan lingkungan kerja jarak jauh.

Pergantian ruang kantor tradisional atau fisik menjadi hybrid office selama masa pandemi menyebabkan perubahan drastis dalam cara masyarakat atau pekerja bertemu. Pergantian tempat kerja ini menyebabkan perubahan dalam kolaborasi dan komunikasi tim dengan adanya campuran peserta rapat di tempat dengan peserta rapat jarak jauh, atau disebut juga hybrid meeting.

Apa itu hybrid meeting? Apakah hybrid meeting dapat mempertahankan kerjasama dan komunikasi tim dalam masa pandemi ini? Simak blog ini untuk mengetahui lebih lanjut mengenai hybrid meeting.

Table of Contents

Apa Itu Hybrid Office?

Sebelum kita memasuki definisi hybrid meeting, kita perlu mengetahui terlebih dahulu apa itu hybrid office.

Hybrid office adalah pengaturan dari perusahaan di mana manajer ataupun karyawannya terkadang bekerja secara fisik di kantor atau terkadang bekerja secara jarak jauh. Pendekatan hybrid office sedang marak dewasa kini karena adanya perubahan sistem kerja selama masa pandemi yang memberlakukan sistem WFH.

Definisi Hybrid Meeting

Berkembangnya tempat kerja dan tersebarnya tim di lokasi yang berbeda, hybrid meeting adalah solusi untuk memastikan kolaborasi dan pengambilan keputusan tidak terhenti.

Hybrid meeting adalah rapat yang dilaksanakan dengan menggabungkan peserta dengan lokasi fisik yang berbeda. Hal ini mencakup peserta yang berada di tempat yang sama (offline) atau melalui panggilan konferensi atau konferensi web (online).

Pertemuan hybrid mencakup gabungan rapat antara peserta tatap muka yang langsung berada di tempat pertemuan itu diadakan secara fisik, dan peserta jarak jauh yang bergabung dalam rapat melalui platform rapat virtual.

Kelebihan Hybrid Meeting

Pada era kantor post-COVID, kesehatan dan keselamatan menjadi prioritas bagi semua pekerja. Seperti yang telah disebutkan di atas, hybrid office meminimalkan jumlah orang yang hadir secara fisik di perusahaan, dimana untuk rapat sendiri diberlakukan hybrid meeting. Pembatasan jumlah orang di ruang rapat melalui hybrid meeting mengatasi masalah social distancing yang merupakan parameter penting dalam mencegah penularan virus.

Adanya keharusan untuk memasuki kantor hanya untuk satu pertemuan atau rapat sangat memakan waktu dan menyebabkan perjalanan yang tidak berguna. Hybrid meeting memberikan opsi bagi karyawan untuk tetap di rumah tapi tetap aktif dalam kolaborasi dan pertemuan bersama dengan kolega lainnya Hybrid meeting memberikan efisiensi waktu dengan mengeliminasi waktu perjalanan, yang kemudian dapat mengurangi jejak karbon akibat berkendara.

Cara Menjalankan Hybrid Meeting Yang Baik

Ada 8 tips untuk membantu Anda mengelola hybrid meeting dengan baik, yaitu:

1. Tingkatkan Permainan Audio

Audio yang bagus dalam sebuah pertemuan adalah suatu hal yang sangat penting yang harus diperhatikan, terutama pada pertemuan dengan peserta jarak jauh. Untuk menghindari adanya audio yang buruk, pastikan ruangan rapat telah dilengkapi dengan mikrofon berkualitas tinggi yang memungkinkan peserta jarak jauh dapat mendengar dengan jelas.

Jika pertemuan atau rapat diadakan di hotel atau ruang pertemuan sementara lainnya dan tidak cukup hanya dengan beberapa mikrofon, Anda dapat mempertimbangkan untuk meminta peserta tatap muka untuk membagikan mikrofon genggam sebelum berbicara.

2. Selidiki Perkembangan Teknologi

Penggunaan teknologi konferensi video yang memungkinkan rapat virtual melalui komputer dan handphone meningkat sejak era pandemi memberlakukan sistem WFH. Anda harus menyelidiki perkembangan teknologi seperti apa yang mungkin dapat diakses untuk membuat pengalaman tim Anda dalam hybrid meeting lebih mendalam dan autentik.

Penyedia platform konferensi video berinvestasi secara besar-besaran untuk dapat melangsungkan hybrid meeting dengan lebih baik. Para penyedia ini mengenalkan banyak fitur baru untuk meningkatkan komunikasi face-to-face antara peserta tatap muka dan peserta jarak jauh.

3. Pertimbangkan Video Dari Perspektif Peserta Jarak Jauh

Dalam merencanakan suatu pertemuan, Anda harus mempertimbangkan apa yang dilihat oleh peserta jarak jauh agar mereka dapat terlibat sepenuhnya. Para peserta jarak jauh harus dapat melihat wajah dari peserta tatap muka, presentasi yang dibagikan, dokumen fisik yang dibagikan, konten yang dihasilkan selama rapat pada papan tulis atau flipchart, dll.

4. Buat Peserta Jarak Jauh Menjadi Full-size

Memberikan peserta jarak jauh kehadiran yang lebih besar di dalam ruangan adalah cara lain untuk memberikan peserta jarak jauh perawakan yang sama dalam pertemuan. Hal ini dapat dilakukan dengan menampilkan panel “life-size” dari peserta jarak jauh selama pertemuan dengan menggunakan layar utama di tengah, dan dapat ditambah dengan dua monitor besar tambahan dengan satu pada masing-masing sisi ruang. Jika memungkinkan, suara peserta jarak jauh harus berasal dari monitor yang sama dengan wajah mereka.

Cara ini terbukti dapat membantu peserta tatap muka untuk menerima kolega jarak jauh mereka sebagai peserta penuh dan memberikan pengingat terus menerus untuk menyertakan mereka dalam percakapan.

5. Uji Terlebih Dahulu Teknologi Yang Anda Gunakan

Sebelum rapat dimulai, ujilah terlebih dahulu pengaturan audio-visual baik untuk peserta tatap muka dan peserta jarak jauh. Hal ini sangat penting karena kerusakan pada audio atau video dapat merusak momentum rapat, dimana waktu akan terbuang untuk memperbaiki kerusakan tersebut.

Anda dapat menjadwalkan sesi latihan one-on-one selama 10-15 menit agar peserta jarak jauh merasa nyaman dengan apa yang akan mereka lihat dan dengar selama rapat berlangsung, serta untuk meninjau perangkat lunak apa pun yang mungkin akan diminta untuk mereka gunakan.

6. Desain Rapat Untuk Semua Peserta

Pertimbangkan dan tinjau setiap aktivitas yang berfokus secara khusus pada bagaimana peserta jarak jauh akan terlibat, serta alat dan teknik apa yang dapat digunakan untuk memaksimalkan interaksi mereka dengan peserta tatap muka, baik secara digital atau lainnya.

Jika desain rapat meminta peserta tatap muka untuk meletakkan dots atau post-it pada bagan dinding, Anda dapat menggunakan webcam untuk memungkinkan peserta jarak jauh membaca tanggapan rekan mereka sebelum menempatkan tanggapan mereka sendiri, sama seperti jika mereka hadir secara fisik.

Misalnya, Google Meet Premium menyediakan fitur Polls yang memungkinkan hasil polling dalam rapat secara real-time. Setelah polling dilakukan, fasilitator kemudian akan memperoleh email hasil polling secara otomatis yang dapat digunakan sebagai laporan yang memuat nama dan jawaban dari tiap peserta. Hal ini memungkinkan peserta jarak jauh untuk berada pada posisi yang sama dengan peserta tatap muka, daripada metode show-of-hands (tunjuk tangan) atau mengandalkan feedback verbal.

Cara Menjalankan Hybrid Meeting Yang Baik

7. Fasilitasi Yang Tangguh

Mengelola hybrid meeting lebih sulit daripada mengelola rapat dimana seluruh peserta menghadiri secara tatap muka atau secara keseluruhan melalui platform video conference. Pada hybrid meeting, perlu ditunjuk seorang peserta rapat untuk ditugaskan sebagai fasilitator yang bertugas memandu dan menjaga percakapan untuk tetap berada pada jalurnya.

Fasilitator ini harus dapat menarik peserta jarak jauh agar tetap terlibat dan memastikan suara mereka didengar, serta tidak diinterupsi. Meskipun tidak dapat dipungkiri bahwa peserta rapat tatap muka akan lebih mendominasi diskusi. Terkadang fasilitator mungkin perlu memanggil peserta tatap muka atau jarak jauh untuk memastikan bahwa semua suara didengar.

8. Berikan Setiap Peserta Jarak Jauh Sebuah In-room “Avatar”

Tampilan kamera yang dihalangi, mikrofon yang tidak berfungsi, perlunya mengingatkan peserta untuk angkat bicara, adalah beberapa contoh keterbatasan yang mungkin terjadi bagi peserta rapat jarak jauh yang kadang membuat mereka membutuhkan kehadiran fisik di dalam ruangan.

Salah satu solusi untuk masalah-masalah di atas adalah dengan menggunakan “in-room avatar”, yaitu seorang staf atau sesama peserta rapat yang dapat hadir secara fisik di ruang rapat sesuai dengan kebutuhan. In-room avatar ini memiliki jalur komunikasi pribadi dengan peserta jarak jauh yang selalu tersedia sepanjang rapat, baik melalui teks, chat, atau telepon. Solusi ini dapat membantu peserta jarak jauh untuk menghilangkan rasa isolasi atau jarak dari peserta-peserta tatap muka lainnya.

Google Workspace, Aplikasi Komunikasi Dan Kolaborasi Terbaik Untuk Perusahaanmu

Mengadakan meeting secara online dapat menjadi tantangan yang cukup sulit yang dihadapi oleh moderator rapat.

Langganan Google Workspace yang ditawarkan oleh Terralogiq dapat menjadi solusi terbaik untuk mengadakan konferensi video dengan aman dan mudah. Salah satu keuntungan yang dapat diperoleh dengan berlangganan Google Workspace yang ditawarkan oleh Terralogiq adalah Anda akan mendapat akses untuk Google Meet versi premium yang memungkinkan anda untuk mengadakan rapat online

Terralogiq sendiri adalah Partner Google Premier nomor satu di Indonesia yang menyediakan paket Google Workspace Essentials. Anda bisa memghubungi konsultan kami di Terralogiq melalu email berikut ini halo@terralogiq.com atau kontak kami secara langsung bisa dengan mengisi form berikut ini