Cara Membuat Email Perusahaan dengan Google Workspace

18 Maret 2022

Alamat email mempunyai peran penting dalam sebuah proses bisnis. Mereka adalah saluran komunikasi utama yang menghubungkan Anda dengan pelanggan dan karyawan Anda. Hampir semua bisnis mempunyai email sebagai alat komunikasi dan kolaborasi utama.

Meskipun ada sejumlah vendor dan penyedia hosting email gratis atau berbayar, Google Workspace bisa dibilang menjadi lebih unggul dan favorit dibandingkan penyedia lainnya.

Selain email, platform ini juga menawarkan aplikasi kolaborasi dari Google yang berfokus pada bisnis seperti Google Drive, Document, Chat dan Meet. Pada dasarnya, Google Workspace menyediakan semua alat yang membantu bisnis Anda tumbuh dan berkembang.

Table of Contents

Bagaimana Cara Membuat Email Perusahaan?

Layanan Google Workspace dapat membantu Anda membuat email dengan nama domain bisnis Anda sendiri (misalnya, nama@terralogiq.com). Dengan demikian, Anda akan mendapatkan alamat email yang profesional.

Untuk menyiapkan akun individu pegawai, Anda perlu membuatnya di panel admin Workspace.

Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus diikuti oleh admin Google Workspace untuk membuat akun email individual.

1. Buat Akun Pengguna

Anda perlu menyiapkan akun Google Workspace untuk setiap pengguna di perusahaan Anda yang akan menggunakan Gmail.

Setiap kali Anda membuat akun, Anda harus memberikan nama pengguna, kata sandi sementara, dan alamat email dengan nama domain. Ingatlah bahwa setiap akun juga dihitung sebagai lisensi, jadi perhatikan batas pengguna yang ditawarkan.

Untuk menambahkan akun baru, Anda hanya perlu melakukan hal ini.

Masuk ke konsol Google Admin Anda di link berikut: https://admin.google.com/
Dari halaman beranda konsol Admin, buka Pengguna.
Pada bagian atas halaman, klik Undang pengguna baru/Tambahkan pengguna baru.
Isi formulir yang ada untuk mengundang pengguna ke tim, atau tambahkan detail akun mereka.
Ulangi langkah ini untuk setiap pengguna yang ingin Anda tambahkan.

**2. Siapkan Data MX untuk Mengarahkan Email ke Server Google**

Anda dapat menggunakan data MX untuk memverifikasi domain Anda (jika belum memverifikasinya). Setelah itu, Anda baru bisa menyiapkan Gmail sebagai email profesional Anda.

Setelah Anda beralih ke data MX Google, Anda bisa mendapatkan email di kotak masuk Gmail atau melalui provider email lainnya seperti Microsoft Outlook.

Proses ini perlu dilakukan setelah membuat akun pengguna untuk orang-orang yang akan menggunakan Gmail dengan domain organisasi Anda.

**3. Impor Email Pengguna yang Ada ke Google Workspace**

Jika pengguna Anda sudah menggunakan server email lain yang bukan Google Workspace, data dapat dialihkan ke server Google.

Misalnya, jika data email Anda ada di Microsoft Outlook, Anda dapat mengarahkannya ke akun Google baru Anda.

Dukungan Google menawarkan panduan migrasi yang membantu Anda memindahkan data organisasi, seperti email, kalender, kontak, folder, file, dan izin, ke Google Workspace.

Bagaimana Cara Membuat Email Perusahaan?

4. Otorisasi dengan SPF

Langkah keempat adalah menambahkan data SPF ke pengaturan DNS domain Anda. Ini akan mencegah spammer memalsukan pesan menggunakan alamat bisnis Anda.

Selain itu, pesan yang dikirim dari domain Anda tidak akan disalah artikan sebagai spam.

Jika Anda tidak ingin pesan Anda ke klien dan penerima penting berakhir di folder spam, menambahkan data SPF sangatlah disarankan.

**5. Membantu Mencegah Spoofing, Phising, dan Spam di Akun Anda**

Selain menambahkan SPF, Anda juga dapat mengatur perlindungan lain terhadap spam dan spoofing palsu.

Google memiliki panduan lengkap yang mengajarkan cara menyiapkan autentikasi Gmail, dengan SPF, DKIM, dan DMARC.

6. Tambahkan Nama Domain Anda yang Lain

Beberapa perusahaan terkadang memiliki beberapa nama domain, dan Anda dapat menambahkan semuanya ke akun Google Workspace.

Dengan melakukan ini, pengguna dapat memiliki alamat email hanya di satu atau beberapa domain Anda.

7. Siapkan Gmail yang Terintegrasi untuk Perusahaan Anda

Selain mengakses dan mengatur pesan email, pengguna email Google Workspace juga dapat melakukan obrolan, tugas, dan rapat video di Gmail.

Google Workspace menyediakan Google Chat yang dapat langsung diakses di Gmail. Anda hanya perlu mengaktifkan Chat di panel Admin. Kemudian, minta pengguna Anda mengaktifkan Chat di Gmail di setiap akun mereka.

Langkah ini juga bisa dilakukan untuk mengaktifkan Google Meet, Calendar, dan Drive di sidebar Gmail.

Sekarang, Anda sudah bisa menyiapkan email Google Workspace dan membuat alamat email yang profesional.

Jika Anda ingin menggunakan Google Workspace untuk mengelola perusahaan, Anda bisa bekerjasama dengan Premier Partner Google yang ada di Indonesia, seperti Terralogiq.

Dengan Google Workspace Terralogiq, Anda bisa melakukan beberapa hal berikut.

Menarik file apa saja, kapan saja, di mana saja menggunakan
browser, desktop atau perangkat seluler apa pun.
menganalisis dan mengoptimalkan apa yang sedang Anda kerjakan menggunakan alat data bertenaga AI .
Membuat dan membagikan dokumen langsung dari Gmail Anda untuk berkolaborasi dengan siapa saja dan di mana saja.

Terralogiq juga menyediakan berbagai paket yang bisa Anda pilih, yaitu Business Starter, Business Standard, Business Plus, dan Enterprise.

Semua paket ini didasarkan oleh kebutuhan bisnis Anda. Misalnya, penyimpanan Cloud yang besar, jumlah anggota yang banyak, keamanan serta kontrol manajemen yang ditingkatkan, dan masih banyak lagi.

Masih ingin tahu lebih lanjut mengenai Produk Google Workspace di Indoneia? Anda bisa memghubungi konsultan kami di Terralogiq melalu email berikut ini halo@terralogiq.com atau kontak kami secara langsung bisa dengan mengisi form berikut ini