Warehouse Management: Definisi, Manfaat, Proses, dan Tipsnya

21 Agustus 2023

Dalam bisnis, menawarkan produk yang bagus akan menjadi tidak berarti jika sistem pengelolaan gudang atau warehouse management tidak efisien. Tidak masalah jika Anda memiliki gudang paling modern jika tidak beroperasi secara efisien. Hal ini hanya akan membuat perusahaan atau bisnis Anda terjebak dengan staf yang berkinerja buruk, margin keuntungan yang rendah, biaya operasional dan logistik yang tinggi, kepemimpinan yang tidak efektif, dan rusaknya hubungan dengan pelanggan.

Warehouse management sendiri memegang peranan penting dalam menentukan seberapa sukses suatu bisnis nantinya. Sebagian dari Anda yang membaca artikel ini pasti bertanya-tanya apa itu warehouse management? Mengapa ini penting? Serta bagaimana prosesnya? Oleh karena itu, Anda harus menyimak artikel ini sampai selesai.

Key Takeaways:

• Warehouse management adalah proses keseluruhan untuk mengawasi operasi gudang sehari-hari. Ini termasuk prosedur utama yang terlibat dalam memastikan kelancaran kinerja aktivitas seperti penerimaan, inventaris, penyimpanan, pengepakan, dan pengiriman produk keluar dari gudang.
• Manajer gudang, manajer inventaris, dan penyedia logistik menggunakan warehouse management untuk merampingkan pelacakan produk, menunjukkan tingkat inventaris yang akurat, dan meningkatkan efisiensi gudang.
• Pengelolaan gudang meliputi enam proses inti yaitu langkah pertama – penerimaan, langkah kedua – penyisihan, langkah ketiga – penyimpanan, langkah keempat – pengambilan, langkah kelima – pengemasan, dan langkah keenam – pengiriman.
• Merupakan salah satu komponen penting dari perusahaan atau bisnis Anda, Memahami prinsip umum warehouse management dapat membantu Anda memfokuskan upaya untuk mengoptimalkan cara gudang Anda beroperasi. 

Definisi Warehouse Management 

Warehouse management (pengelolaan gudang) adalah serangkaian proses dan kegiatan yang terkait dengan pengelolaan operasional gudang secara efektif dan efisien. Hal ini melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan pemantauan semua aspek yang terkait dengan gudang, termasuk penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pemindahan, dan pengiriman barang.

Tujuan utama dari pengelolaan gudang adalah memastikan ketersediaan stok yang memadai, pemenuhan pesanan yang akurat, penggunaan ruang yang optimal, efisiensi operasional, dan tingkat pelayanan pelanggan yang tinggi. 

6 Proses Inti Warehouse Management

Warehouse management mencakup enam proses inti. Setiap proses memengaruhi efisiensi proses berikutnya, jadi setiap langkah harus dioptimalkan agar warehouse management berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik.

Step 1 – Penerimaan.

Check in dan log item yang masuk. Pastikan Anda menerima jumlah yang tepat, dalam kondisi yang tepat, pada waktu yang tepat.

Step 2 – Penyisihan.

Barang yang diterima akan dipindahkan dari dermaga penerima ke lokasi penyimpanan yang paling ideal. Proses pembuangan yang efisien dan akurat memastikan keselamatan karyawan dan penyimpanan barang yang aman. Ini juga membantu memaksimalkan alokasi ruang, memudahkan pelacakan item

Step 3 – Penyimpanan.

Simpan dengan aman dan atur inventaris secara logis untuk memungkinkan pengambilan yang cepat dan akurat.Untuk mencapai penggunaan fasilitas yang optimal, manajer gudang dapat mengajukan pertanyaan seperti:

1. Apakah barang disimpan dengan aman di lokasi yang sesuai di gudang?
2. Apakah barang yang mudah rusak disimpan di tempat yang sesuai?
3. Apakah penyimpanan barang telah memaksimalkan ruang penyimpanan yang tersedia?
4. Apakah item disimpan dengan cara yang mudah dilacak dan sangat terlihat?
5. Apakah barang mudah diakses oleh karyawan sesuai kebutuhan?

Step 4 – Pengambilan.

Karyawan mencari dan mengambil item individual diseluruh warehouse untuk memenuhi pesanan. Ini adalah salah satu langkah paling penting dalam keseluruhan proses karena terkait langsung dengan kepuasan pelanggan.

Step 5 – Pengemasan.

Sebelum dikirim, barang yang telah dipilih selanjutnya dikemas. Barang harus dikemas dengan aman ke dalam kemasan yang benar dengan slip pengepakan yang akurat.

Step 6 – Pengiriman.

Proses mengirimkan pesanan penjualan yang telah selesai, pastikan bahwa mereka berada di kendaraan yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan dokumentasi yang benar, sehingga pelanggan menerima pesanan mereka tepat waktu.

Baca juga: Vendor Management Sebagai Solusi Optimalisasi Operasional Bisnis

Manfaat dari Warehouse Management Bagi Perusahaan

Warehouse management memiliki beberapa manfaat penting bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari warehouse management:

1. Optimalisasi Ruang dan Penyimpanan

Dengan warehouse management yang baik, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan ruang warehouse. Ini melibatkan tata letak yang efisien, pengelompokan barang yang serupa, dan pemilihan sistem penyimpanan yang tepat. Dengan memaksimalkan ruang yang tersedia, perusahaan dapat menyimpan lebih banyak barang dan mengurangi biaya sewa atau pembangunan gudang tambahan.

2. Penyediaan Stok yang Memadai

Warehouse management yang efektif memastikan ketersediaan stok yang memadai untuk memenuhi permintaan pelanggan. Dengan pemantauan inventaris yang akurat, perusahaan dapat menghindari kekurangan stok yang dapat mengganggu proses produksi atau kehilangan peluang penjualan. Sebaliknya, perusahaan juga dapat menghindari kelebihan stok yang berpotensi menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi.

3. Peningkatan Efisiensi Operasional

Warehouse management membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan mengoptimalkan aliran barang dan pengolahan pesanan. Dengan merancang proses yang efisien, mengurangi kesalahan pengambilan barang, dan menggunakan teknologi yang tepat seperti barcode atau RFID, perusahaan dapat menghemat waktu, tenaga kerja, dan biaya operasional.

4. Pengurangan Biaya

Warehouse management yang efektif dapat membantu mengurangi biaya yang terkait dengan persediaan dan operasional warehouse. Dengan manajemen inventaris yang baik, perusahaan dapat menghindari biaya penyimpanan yang berlebihan dan biaya kekurangan persediaan. Selain itu, efisiensi operasional yang ditingkatkan juga dapat mengurangi biaya tenaga kerja, biaya kesalahan, dan biaya transportasi.

5. Peningkatan Layanan Pelanggan

Dengan memastikan ketersediaan stok yang memadai dan memproses pesanan dengan akurat dan cepat, warehouse management dapat membantu meningkatkan tingkat layanan pelanggan. Pelanggan akan puas dengan pengiriman yang tepat waktu, produk yang tersedia, dan ketepatan pesanan, yang pada gilirannya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat hubungan dengan mereka.

6. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Warehouse management melibatkan pemantauan dan pelaporan yang terkait dengan persediaan, permintaan, dan kinerja gudang. Dengan data yang akurat dan tersedia secara real-time, manajemen dapat membuat keputusan yang lebih baik terkait dengan pengadaan stok, penjadwalan produksi, pengiriman barang, dan perencanaan strategis lainnya.

Secara keseluruhan, warehouse management memberikan manfaat yang signifikan dalam mengoptimalkan operasional gudang, meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Hal ini berkontribusi pada keseluruhan performa perusahaan dan keunggulan kompetitif dalam pasar.

Baca juga: Cara Mudah Mengelola Inventaris dengan Inventory Management

Tips Meningkatkan Warehouse Management Perusahaan

Berikut adalah beberapa tips warehouse management ataupun strategi yang dapat digunakan perusahaan atau bisnis Anda agar pengelolaan gudang menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan lebih hemat biaya.

1. Otomatisasi sebanyak mungkin

Otomatisasi gudang dirancang untuk membebaskan pekerja dari tugas-tugas sederhana dan berulang-ulang. Dengan mengotomatiskan operasi seperti pemrosesan pesanan, pengambilan, atau bahkan beberapa aspek pengambilan, Anda dapat mempercepat pemenuhan dan memungkinkan pekerja Anda untuk fokus pada tugas yang benar-benar membutuhkan perhatian manusia.

Anda bahkan dapat melihat akurasi operasional Anda meningkat, karena teknologi otomasi membantu mengurangi kesalahan manusia.

2. Pastikan keselamatan adalah prioritas

Gudang yang paling efisien dan sukses adalah gudang yang aman. Keamanan gudang standar tidak hanya melindungi pekerja Anda yang memang harus menjadi prioritas utama, tetapi juga membantu bisnis Anda menghindari kecelakaan mahal yang memperlambat kecepatan rantai pasokan.

Sebagai bagian dari daftar periksa keamanan gudang Anda, pastikan untuk menetapkan standar khusus untuk setiap gudang, latih karyawan secara menyeluruh, dan secara teratur mengaudit setiap ruang, peralatan, dan tata letak gudang untuk potensi bahaya.

3. Lakukan berbagai pemeriksaan

Anda tidak dapat mengoptimalkan gudang Anda tanpa mengetahui apa yang terjadi di dalamnya. Pemeriksaan rutin gudang untuk kebersihan, keselamatan, perlindungan inventaris, kondisi peralatan, dan kinerja teknologi diperlukan untuk mengidentifikasi peluang perbaikan.

Meskipun audit gudang semacam ini bisa memakan waktu, itu adalah kunci untuk mempertahankan alur kerja yang baik dan hasil yang berkualitas.

4. Menerapkan Warehouse Control System (WCS)

Untuk menjaga aliran fisik persediaan melalui peralatan penanganan material, pertimbangkan untuk mengintegrasikan asisten kontrol gudang atau warehouse control system (WCS) dengan sistem warehouse management (WMS) Anda.

Meskipun keduanya serupa, sistem kontrol gudang secara khusus memantau pergerakan inventaris melalui gudang. WCS memastikan bahwa peralatan penanganan material dan otomatisasi melalui gudang seperti conveyor, sorter, carousel, dan timbangan bekerja dengan benar dan membawa inventaris ke lokasi yang tepat di dalam warehouse.

Lapisan manajemen ekstra ini dapat sangat membantu dalam merampingkan pergerakan inventaris, dan memberikan visibilitas waktu nyata ke dalam operasi Anda

5. Mengevaluasi KPI yang bermakna

Dengan melacak indikator kinerja utama (KPI) yang benar, Anda dapat memperoleh wawasan baru tentang kinerja operasi Anda serta cara mengoptimalkannya untuk efisiensi dan biaya.

Metrik tertentu mungkin lebih berharga bagi bisnis daripada yang lain, bergantung pada produk, saluran, dan faktor lainnya. Namun, memantau berbagai KPI tentang inventaris, penerimaan, pembuangan, pengambilan, dan keamanan adalah cara yang bagus untuk melihat secara komprehensif apa yang berfungsi dan apa yang tidak di gudang Anda.

Kembangkan Warehouse Management Perusahaan Anda Bersama Terralogiq

Melalui efektivitas dalam warehouse management, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya, meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya persediaan, meningkatkan tingkat pelayanan pelanggan, dan meningkatkan keunggulan kompetitif mereka dalam rantai pasok.

Terralogiq adalah Perusahaan Teknologi dan Google Cloud Premier Partner terpercaya yang menyediakan layanan Geospatial, Location Intelligence, dan Mobility Solution di Indonesia. Berdiri sejak 2013, Terralogiq berpengalaman menghadirkan solusi untuk Startup, Badan Usaha Milik Negara dan Swasta, serta badan dan lembaga Pemerintah.

Menarik bukan? Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut terkait Terralogiq, langsung klik di sini atau menghubungi kami melalui alamat email halo@terralogiq.com.