Vendor Management Sebagai Solusi Optimalisasi Operasional Bisnis

21 Agustus 2023

Dahulu, sebagian besar perusahaan melihat manajemen vendor hanya untuk menjaga cost atau pengeluaran perusahaan tetap rendah. Namun saat ini, manajemen vendor telah menjadi sebuah cara untuk menciptakan aliansi strategis yang memainkan peran penting dalam kesuksesan atau kegagalan perusahaan atau bisnis Anda.

Perusahaan yang bergerak di banyak industri mengandalkan hubungan vendor untuk pertumbuhan bisnis. Dalam hal ini, vendor management menjadi suatu keharusan.

Proses yang dapat ditentukan dan dapat ditiru akan membuat supply chain tetap mengalir, kepuasan vendor terjamin, mitigasi manajemen risiko, dan terus melayani pelanggan Anda dengan kualitas perusahaan atau bisnis yang Anda tetapkan.

Key Takeaways:

• Vendor management adalah proses pengelolaan hubungan antara suatu perusahaan atau organisasi dengan vendor atau pihak ketiga yang menyediakan produk atau layanan kepada perusahaan tersebut.
• Implementasi manajemen vendor dapat menghadapi beberapa tantangan yang perlu dihadapi dan diatasi. Untuk mengatasinya, Anda perlu terlebih dahulu menilai vendor, menetapkan tujuan atau goals perusahaan, menegosiasikan kontrak, dan memantau kinerja vendor melalui komunikasi yang rutin.
• Vendor management akan terus berkembang untuk mengatasi tantangan yang dihadapi oleh perusahaan dan memanfaatkan teknologi serta praktik terbaik.

Definisi Vendor Management 

Vendor management adalah proses pengelolaan hubungan antara suatu perusahaan atau organisasi dengan vendor atau pihak ketiga yang menyediakan produk atau layanan kepada perusahaan tersebut. Tujuan dari vendor management adalah untuk memastikan bahwa vendor yang dipilih dapat memberikan produk atau layanan yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan dan harapan perusahaan, serta memastikan hubungan yang saling menguntungkan antara perusahaan dan vendor.

Melalui vendor management yang efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan kinerja operasional, mengurangi risiko, dan memperoleh manfaat dari kerjasama dengan vendor yang berkualitas.

Vendor Management dapat menjadi rumit untuk organisasi dengan supply chain yang besar dan kompleks. Namun, membangun dan memelihara hubungan kerja yang kuat dengan vendor Anda adalah kunci untuk mengoptimalkan tingkat produksi dan keuntungan Anda. Fungsi pengadaan harus mendedikasikan tim khusus untuk mengelola vendor. 

Strategi untuk Menerapkan Manajemen Vendor yang Sukses

Dalam manajemen vendor, keamanan siber harus menjadi prioritas utama Anda. Pertama dan terpenting, Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang kebutuhan spesifik organisasi Anda. Setelah Anda menguasainya dengan baik, Anda dapat mulai mengevaluasi vendor potensial dan menentukan parameter hubungan Anda dengan mereka. Dengan memastikan bahwa vendor Anda memiliki kontrol keamanan yang kuat, Anda dapat membantu melindungi organisasi Anda dari potensi ancaman dunia maya.

Sebagian besar bisnis memiliki beberapa proses untuk mengelola vendor mereka, namun tidak menutup kemungkinan masih ada beberapa hal yang perlu untuk diperbaiki agar implementasi vendor management semakin optimal. Berikut lima strategi vendor management yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan pembelanjaan vendor dan meningkatkan kinerja vendor.

1. Manajemen risiko

Manajemen risiko vendor adalah proses mengidentifikasi, menilai, mengurangi risiko dalam rantai pasokan organisasi.

Praktik manajemen risiko pemasok terbaik memantau vendor secara aktif dan memiliki rencana darurat untuk mengatasi setiap jenis risiko (strategi, implementasi, dan kinerja). Dengan adanya pandemi, ada peningkatan risiko dalam manajemen pemasok dan cara terbaik untuk menghadapinya adalah dengan mengotomatiskan proses pengadaan Anda

2. Visibilitas pembelanjaan

Manajemen pengeluaran vendor yang transparan akan menghilangkan biaya tersembunyi dan pengeluaran tidak langsung. Namun, melacak jumlah yang dibelanjakan pada setiap vendor secara manual dapat menjadi tugas yang memakan banyak waktu.

Dengan menerapkan sistem pengadaan otomatis, organisasi dapat menyuntikkan transparansi ke dalam proses pengadaan hingga pembayaran.

3. Segmentasi vendor

Segmentasi vendor adalah proses pemetaan pemasok terhadap profitabilitas dan paparan risiko. Usaha kecil dan menengah dengan basis pemasok kecil lebih suka menggunakan proses sederhana seperti Model prioritas Deloitte. Model prioritas Deloitte mengklasifikasikan vendor menjadi tiga kelompok (strategis, penting, dan transaksional) berdasarkan kritikalitas bisnis.

Di sisi lain, sebagian besar perusahaan dengan basis pemasok besar dan matang praktik manajemen hubungan pemasok lebih suka menggunakan metode Matriks Kraljic. Matriks Kraljic memetakan pemasok menjadi empat kelompok berdasarkan dua dimensi utama: risiko dan profitabilitas.

4. Kolaborasi vendor

Menurut survei CPO Global baru-baru ini, 23% dari CPO berfokus pada kegiatan kolaborasi pemasok. Kolaborasi vendor yang bermanfaat tidak hanya memperkuat hubungan pembeli-vendor tetapi juga memberikan manfaat nyata (penghematan nilai dan biaya) bagi kedua belah pihak.

Meskipun email dan messenger memungkinkan komunikasi waktu nyata, itu bukanlah alat yang paling efisien untuk pekerjaan itu. digital berbasis cloud alat manajemen vendor membantu organisasi menciptakan jaringan pemasok melalui peningkatan visibilitas dan kolaborasi.

5. Manajemen kinerja vendor

Proses pengukuran dan analisis kinerja vendor membantu organisasi menghemat uang, mengurangi risiko, dan mendorong lebih banyak nilai dari kontrak.

Kunci dari praktek ini adalah membuat penyimpanan data terpusat dengan semua informasi terkait vendor. Bisnis menggunakan berbagai alat mulai dari formulir kertas hingga spreadsheet dan solusi manajemen vendor untuk menyimpan dan mengelola data vendor mereka.

Alat pengadaan digital yang dilengkapi dengan modul pelaporan bawaan membuat proses manajemen kinerja vendor menjadi mudah.

Baca juga: Cara Mudah Mengelola Inventaris dengan Inventory Management

Beberapa Elemen Terkait Vendor Management

Sederhananya, proses manajemen vendor adalah serangkaian arahan untuk memilih, bergabung, dan terlibat dengan vendor. Untuk mengimplementasikan vendor management dalam operasional bisnis, Anda perlu melibatkan 7 elemen ini.

1. Menilai vendor

Proses pemilihan vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, termasuk evaluasi kemampuan vendor dalam menyediakan produk atau layanan yang diperlukan.

2. Tetapkan tujuan

Tetapkan juga tujuan yang jelas untuk vendor Anda. Lebih penting lagi, pahami proses bisnis Anda dengan sangat detail karena akan membantu Anda menyusun dan mendefinisikan dengan jelas metrik kinerja.

Sampaikan ekspektasi Anda dan bangun sikap saling pengertian antara perusahaan dan vendor. Dengan input strategis, vendor Anda akan dapat memperkirakan kebutuhan Anda dan mempertahankan inventaris mereka sesuai kebutuhan.

3. Menegosiasikan kontrak

Untuk menjalin hubungan dengan vendor Anda, kenali dan akui tujuan bisnis mereka. Untuk ini, buat kontrak yang sah yang bermanfaat bagi kedua belah pihak.

Negosiasi terlalu banyak untuk harga dan membatasi margin keuntungan vendor Anda dapat menghambat kualitas produk. Untuk menghindarinya, rencanakan ketentuan kontrak sedemikian rupa sehingga saling menguntungkan.

4. Onboard vendor

Ketika perusahaan atau bisnis Anda dan vendor mendapatkan titik temu dengan alasan yang saling menguntungkan, tanda tangani kontrak dan jalin kesepakatan kerja sama dengan vendor.

Proses orientasi melibatkan dan membimbing vendor masuk ke dalam jaringan perusahaan Anda. Jika perusahaan atau bisnis Anda baru, Anda harus membangun tim untuk melakukan door-to-door dan mengedukasi vendor tentang platform Anda karena besar kemungkinan vendor belum sepenuhnya memahami tentang platform Anda

5. Pantau kinerja vendor Anda

Setelah menyampaikan ekspektasi perusahaan, pastinya Anda mengharapkan vendor bekerja sesuai standar kontrak yang ditunjukkan. Tetapi seringkali situasinya justru jauh dari ideal.

Untuk itu, Anda harus terus memantau vendor Anda dan memastikan bahwa mereka bekerja dengan potensi terbaik mereka. Vendor yang berkinerja sangat baik disebut sebagai vendor strategy. Jangan abaikan perspektif mereka (vendor) saat menetapkan kebijakan vendor baru atau mengubah kebijakan saat ini.

6. Berkomunikasi secara teratur dengan vendor Anda

Dalam operasional bisnis, terkadang Anda dihadapkan masalah re-stocking yang mengakibatkan keterlambatan proses pengiriman pesanan karena menjual produk yang tidak tersedia.

Hal ini dapat menyebabkan kenyamanan hingga tingkat kepercayaan customer menurun. Guna menghindari kejadian seperti itu terjadi, pastikan Anda menjalin  komunikasi reguler dengan vendor tentang stok, jaringan pasokan, dan banyak lagi.

7. Apresiasi vendor Anda

Vendor cenderung melihat diri mereka sebagai bagian dari organisasi saat Anda memberi penghargaan atas kinerja mereka. Hal tersebut merupakan kebutuhan dasar setiap pekerja termasuk vendor. Oleh karena itu, mengapresiasi dan memotivasi vendor Anda adalah hal yang baik guna membangun semangat mereka bekerja secara optimal. Memiliki vendor management yang baik tentu bermanfaat bagi perusahaan atau bisnis Anda sendiri dalam jangka panjang.

Perkembangan Vendor Management di Masa Depan

Masa depan vendor management diyakini akan mengalami beberapa perkembangan yang signifikan. Beberapa tren dan perubahan yang mungkin terjadi adalah sebagai berikut:

Automasi dan Digitalisasi: 

Vendor management akan semakin terhubung dengan teknologi dan otomatisasi. Penggunaan perangkat lunak khusus untuk manajemen vendor, seperti sistem manajemen hubungan vendor (vendor relationship management system), dapat meningkatkan efisiensi dalam proses pemilihan vendor, negosiasi kontrak, pemantauan kinerja, dan manajemen risiko. Otomatisasi juga dapat membantu dalam pemantauan kinerja vendor secara real-time dan memberikan analisis data yang lebih akurat.

Penggunaan Analitik dan AI: 

Analitik data dan kecerdasan buatan (AI) akan semakin dimanfaatkan dalam vendor management. Penggunaan data akan membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan berdasarkan kinerja vendor, analisis risiko, dan perbaikan proses. AI juga dapat digunakan untuk mendapatkan wawasan yang lebih dalam dari data yang ada, memprediksi masalah potensial, dan mengoptimalkan pengelolaan vendor.

Baca juga: Warehouse Management: Definisi, Manfaat, Proses, dan Tipsnya

Manfaat Vendor Management yang Efektif Bagi Perusahaan

Vendor management memberikan beberapa manfaat yang signifikan bagi bisnis, antara lain:

1. Keandalan dan Ketersediaan Supply atau Pasokan

Dengan adanya vendor management, ketersediaan supply atau pasokan perusahaan atau bisnis Anda lebih stabil dan terpercaya. Anda juga perlu menjalin hubungan yang baik dengan vendor, guna dapat mengurangi risiko keterlambatan pasokan atau kekurangan stok yang dapat mengganggu operasional bisnis.

2. Kontrol Biaya

Manajemen vendor yang efektif dapat membantu bisnis dalam negosiasi harga yang lebih baik dengan vendor. Dengan memilih vendor yang kompetitif dan bernegosiasi dengan baik, bisnis dapat mengendalikan biaya pengadaan produk atau layanan. Selain itu, pengelolaan vendor yang efisien juga dapat membantu mengurangi biaya administrasi yang terkait dengan koordinasi dan pemantauan aktivitas vendor.

3. Kualitas Produk atau Layanan yang Lebih Baik

Dengan melakukan pengelolaan vendor yang baik, bisnis dapat memastikan bahwa vendor memenuhi standar kualitas yang ditetapkan. Ini dapat berdampak pada kualitas produk atau layanan yang disediakan oleh bisnis Anda kepada pelanggan. 

4. Inovasi dan Keunggulan Kompetitif

Kerjasama dengan vendor yang inovatif dapat memberikan bisnis akses ke teknologi terbaru atau pembaruan produk. Dengan memanfaatkan inovasi yang dibawa oleh vendor, bisnis dapat meningkatkan keunggulan kompetitifnya.

5. Efisiensi Operasional

Dengan manajemen vendor yang baik, bisnis dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi. 

6. Pengelolaan Risiko yang Lebih Baik

Melalui vendor management yang efektif, bisnis dapat mengidentifikasi dan mengelola risiko yang terkait dengan penggunaan vendor. Selain itu, pengelolaan risiko yang baik juga dapat melindungi bisnis dari gangguan operasional yang mungkin timbul akibat kegagalan vendor.

Optimalisasi Bisnis Anda Bersama Terralogiq

Vendor management akan terus berkembang untuk mengatasi tantangan yang dihadapi oleh perusahaan dan memanfaatkan teknologi serta praktik terbaik dalam upaya untuk mencapai kemitraan yang lebih strategis, efisiensi yang lebih tinggi, dan keunggulan kompetitif.

Setelah membaca ini, apakah Anda tertarik meningkatkan efisiensi operasional bisnis perusahaan Anda dengan menerapkan vendor management?

Untuk menjawab kebutuhan tersebut, Anda dapat memilih Terralogiq sebagai mitra bisnis Anda dan mengimplementasikan vendor management guna menempatkan perusahaan atau organisasi pada posisi yang kuat.

Terralogiq adalah Perusahaan Teknologi dan Google Cloud Premier Partner yang menyediakan layanan Geospatial, Location Intelligence, dan Mobility Solution di Indonesia.

Berdiri sejak 2013, Terralogiq berpengalaman menghadirkan solusi untuk 150 perusahaan yang terdiri dari Startup, Badan Usaha Milik Negara dan Swasta, serta badan dan lembaga Pemerintah.

Menarik bukan? Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut terkait Terralogiq, langsung klik di sini atau menghubungi kami melalui alamat email halo@terralogiq.com.