Apa Itu Alat Produktivitas? Jenis dan Pentingnya Alat Produktivitas

29 Desember 2023

Terbukti bahwa alat produktivitas dapat meningkatkan produktivitas hingga 46% dan di seluruh dunia, tiga perempat organisasi bertujuan untuk meningkatkan penggunaan alat produktivitas di tahun-tahun mendatang. Alat-alat ini memungkinkan individu atau organisasi untuk menciptakan basis pelanggan yang puas dengan memberikan layanan yang lebih baik.

Jadi, apa itu alat produktivitas? Seperti namanya, alat produktivitas adalah alat yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas dengan menetapkan tujuan, menetapkan tugas, melacak kemajuan tugas, dan berkomunikasi dengan anggota tim.

Key takeaways: 

• Alat produktivitas dapat membantu Anda mencapai lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat
• Jenis alat produktivitas berupa alat manajemen waktu, manajemen proyek, manajemen tim, peningkatan pribadi, jadwal, dan penyederhanaan pekerjaan.

Apa Saja Jenis Alat Produktivitas 

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, alat produktivitas adalah aplikasi, perangkat lunak, atau layanan yang dibuat dengan tujuan untuk meningkatkan fungsionalitas Anda atau organisasi Anda. Artinya, alat produktivitas dapat membantu Anda mencapai lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat.

Alat produktivitas membantu Anda dalam manajemen produktivitas. Karena itu, ada tiga jenis utama alat produktivitas. Memahami cara kerjanya dan alat apa yang dirancang untuk tujuan apa diperlukan untuk memilih alat yang tepat bagi Anda atau organisasi Anda. Lagi pula, ada banyak sekali alat produktivitas yang tersedia saat ini.

Alat Manajemen Waktu

Beberapa alat produktivitas dibuat dengan fitur pelacakan waktu sebagai fokus utama. Alat-alat seperti ini berguna jika Anda ingin melacak waktu untuk beberapa karyawan dan meninjau jumlah waktu yang mereka gunakan untuk setiap proyek.

Alat produktivitas jenis manajemen waktu juga dapat membantu jika Anda ingin mengukur waktu produktif dan nonproduktif yang Anda atau karyawan Anda habiskan untuk proyek tertentu. Hal ini memastikan tidak ada hambatan yang menghalangi produktivitas Anda dan membantu Anda memberikan jadwal yang jelas kepada klien.

Alat Manajemen Proyek

Alat manajemen proyek dirancang untuk melacak proyek-proyek yang sedang dikerjakan. Alat bantu seperti ini dapat membantu Anda menjaga setiap anggota tim proyek Anda tetap berada di jalur yang sama. 

Dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, progres waktu nyata, tugas yang diberikan dan anggota timnya, komunikasi waktu nyata, dan alat manajemen proyek dapat membantu organisasi Anda menyelesaikan proyek yang kompleks dengan mudah.

Alat Manajemen Tim

Alat manajemen tim dirancang untuk pemimpin tim, sehingga mereka dapat memilih anggota tim yang paling tepat untuk proyek tertentu. Dengan portofolio berbasis keahlian, alat manajemen tim memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa anggota tim yang Anda pilih sesuai dengan tugas yang Anda berikan.

Alat bantu produktivitas manajemen tim membantu anggota tim memahami peran mereka dalam proyek tertentu, tanggung jawab yang mereka emban, dan kepada anggota tim mana mereka harus menyerahkan tugas.

Alat Produktivitas untuk Peningkatan Pribadi

Terlepas dari ketiga jenis utama tersebut, beberapa alat produktivitas dirancang khusus untuk peningkatan kerja pribadi seperti manajemen kalender dan jadwal, penyederhanaan pekerjaan, dll. Yang membuat mereka berbeda dari yang sebelumnya adalah bahwa mereka ditujukan untuk penggunaan pribadi, bukan untuk organisasi.

Manajemen Jadwal

Alat produktivitas manajemen jadwal dapat membantu Anda membuat jadwal untuk tugas-tugas yang akan datang. Alat-alat ini dapat membantu Anda membuat tugas, menyoroti tugas, melacak kemajuan tugas, dll.

Penyederhanaan Pekerjaan

Untuk menyederhanakan pekerjaan, alat produktivitas dapat membantu Anda membuat tugas berdasarkan kategori, dan sub-tugas untuk proyek yang lebih besar serta membantu Anda melacaknya satu per satu.

Alat produktivitas juga dapat membantu Anda mengotomatiskan beberapa tugas sehari-hari yang biasa atau sepele, sehingga Anda dapat menginvestasikan waktu tersebut untuk pekerjaan produktif lainnya.

Mengapa Anda Membutuhkan Alat Produktivitas?

Berikut ini adalah daftar hal-hal yang dapat dilakukan oleh alat produktivitas untuk Anda, selain meningkatkan efisiensi.

Peningkatan Kualitas Pekerjaan

Bagi beberapa individu atau organisasi, kualitas lebih penting daripada kuantitas. Dengan manajemen yang lebih baik, pelaksanaan tugas, komunikasi tentang tugas-tugas khusus proyek, dll. kualitas pekerjaan pasti akan meningkat.

Komunikasi yang Lebih Baik

Untuk pelaksanaan pekerjaan yang lebih lancar dan peningkatan produktivitas, komunikasi yang lebih baik dan transparan antara semua anggota tim adalah suatu keharusan. Dengan fitur komunikasi berbasis cloud yang ditampilkan oleh alat produktivitas, semua orang akan lebih mudah mendapatkan informasi yang sama tentang kemajuan proyek.

Komunikasi dan Transfer Data yang Aman

Dengan penggunaan alat produktivitas, komunikasi yang aman dan transfer data menjadi lebih mudah. Anda dapat memberikan otorisasi kepada orang-orang tertentu untuk berbagi data tertentu dan tidak perlu lagi mengkhawatirkan adanya akses yang tidak sah ke komunikasi atau file proyek Anda.

Pengawasan Jarak Jauh yang Lebih Baik

Alat produktivitas yang terintegrasi dengan baik dapat menghilangkan kebutuhan untuk mengawasi setiap anggota tim atau proyek secara pribadi dan yang paling penting, secara fisik. Anda bisa mengawasi anggota tim dan mengirimkan umpan balik secara online.

Manajemen juga bisa mendapatkan manfaat dari hal ini. Mereka dapat memberikan tugas kepada individu yang ditargetkan secara online. Anggota dapat terus memberi informasi terbaru kepada manajemen tentang kemajuan secara real-time.

Sentralisasi Manajemen

Komunikasi yang lebih baik, pengawasan yang lebih baik, transfer data, Anda dapat melakukan semuanya dengan cara yang lebih terpusat, menggunakan alat produktivitas. Hal ini dapat meningkatkan produktivitas organisasi Anda secara signifikan.

Apakah Ada Kekurangan Menggunakan Alat Produktivitas?

Memiliki mobil terbaik tidak secara otomatis membuat Anda menjadi Lewis Hamilton berikutnya. Demikian pula, menggunakan alat produktivitas terbaik tidak secara otomatis membuat Anda menjadi lebih produktif. Ada banyak keahlian dan dedikasi yang dibutuhkan untuk setiap proyek yang sukses.

Terlalu bergantung pada alat produktivitas justru bisa mengurangi kemampuan Anda atau karyawan Anda untuk berpikir di luar kebiasaan. Risiko lainnya adalah tersesat dalam terlalu banyak alat produktivitas, yang mungkin akan menghabiskan lebih banyak waktu daripada saat Anda tidak menggunakannya.

Namun, dengan pilihan yang tepat dan sedikit latihan dari pihak manajemen dan karyawan, hal ini bisa diminimalisir. Dan ingat, alat produktivitas memberikan hasil terbaik jika digunakan untuk tugas-tugas kecil dan berulang. Jangan berharap mereka melakukan keajaiban untuk Anda.

Ingin mulai mengimplementasikan Google Workspace untuk perusahaan Anda? Hubungi Terralogiq untuk berkonsultasi lebih lanjut mengenai kebutuhan kolaborasi perusahaan Anda. Klik di sini untuk mengetahui lebih lanjut atau hubungi kami melalui email halo@terralogiq.com.