Production Planner adalah: Pahami Perannya di Perusahaan

18 Oktober 2023

Production planner adalah bagian dari manajemen produksi dan persediaan (inventory). Penentuan dan pengendalian proses produksi menjadi tugas utama dari production planner.

Oleh karena itu, kelancaran proses produksi dari suatu perusahaan turut ditentukan oleh keandalan seorang production planner. Begitu pentingnya peran production planner, maka perlu bagi Anda mengenal lebih dalam tentang production planner.

Dalam artikel ini, akan dibahas secara lengkap mengenai tugas, fungsi, aktivitas production planner dalam sebuah perusahaan, hingga keterampilan yang harus dimiliki seorang production planner. Mari simak hingga akhir!

Key Takeaways

• Production planner merupakan profesi dalam perusahaan manufaktur yang berfungsi sebagai perencana dan pengawas jalannya proses produksi.
• Tugas production planner adalah melakukan penjadwalan produksi, manajemen rantai pasokan, manajemen fasilitas, pengendalian produksi, pengendalian persediaan barang, pengendalian kualitas produk, dan menjaga aset perusahaan.
• Aktivitas production planner dalam sebuah perusahaan, meliputi perencanaan produksi (production planning), pengawasan produksi (production control), dan pengendalian inventory (Barang Persediaan).

Apa itu Production Planner?

Production planner merupakan profesi dalam perusahaan manufaktur yang berfungsi sebagai perencana dan pengawas jalannya proses produksi. Production planner bekerja di Departemen PPC (Production Planning and Control) atau PPIC (Production Planning and Inventory Control). Departemen PPC maupun PPIC ini biasanya akan bekerja sama dengan departemen lain, khususnya marketing dan penjualan.

Departemen Tempat Production Planner Bekerja

Umumnya, production planner akan bekerja pada departemen-departemen berikut:

1. Production Planning and Control (PPC)

PPC adalah bagian didalam proses perusahaan manufaktur yang bertanggung jawab dalam pengendalian dan perencanaan produksi. Tugas tersebut sesuai dengan kepanjangan dari PPC yakni Production Planning and Control, yang berarti pengendalian dan perencanaan produksi. 

2. Production Planning & Inventory Control (PPIC)

PPIC adalah suatu bagian di dalam proses perusahaan manufaktur yang bertanggung jawab dalam perencanaan produksi dan pengendalian inventory. Kepanjangan PPIC adalah Production Planning and Inventory Control, yang berarti perencanaan produksi dan pengendalian barang persediaan.

Jadi, yang membedakan PPIC dengan PPC adalah pada bagian inventory control, atau kontrol barang persediaan.

Fungsi PPC dan PPIC

Tujuan dari adanya bagian PPC maupun PPIC adalah agar tercapainya operasional produksi manufaktur yang efisien dan efektif. Sementara itu, fungsi pokok dari bagian PPC atau PPIC adalah menerima pesanan dari  bagian penjualan (sales atau marketing), kemudian memastikan pesanan ini selesai dan dikirim ke konsumen pada waktu yang sudah disepakati.

Jadi, fungsi Production Planning and Control maupun Production Planning and Inventory Control berkaitan erat dengan bagian lain di perusahaan, yaitu:

• Marketing atau sales: bagian yang berhubungan langsung dengan konsumen dan yang memberi perintah banyaknya produksi barang kepada PPC atau PPIC.
• Kualitas: bagian yang mengatur dan memeriksa kualitas produk agar sesuai dengan permintaan konsumen dan memenuhi persyaratan standar produksi manufaktur.
• Produksi: bagian yang mengolah bahan baku dan material menjadi barang jadi.
• Purchasing: bagian yang berhubungan langsung dengan vendor material yang diperlukan untuk input produksi.
• Engineering: bagian yang mengelola fasilitas pendukung produksi.

Manfaat PPC dan PPIC

Terdapat beberapa manfaat adanya Production Planning and Control dan Production Planning and Inventory Control, antara lain:

• Pemanfaatan sumber daya perusahaan secara efektif.
• Mencapai tujuan produksi yang berhubungan dengan kuantitas, kualitas, ketepatan waktu pengiriman, dan biaya.
• Menjaga aliran produksi tidak terputus untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, baik dari segi kualitas dan ketepatan jadwal pengiriman.

Tugas PPC dan PPIC

Baik PPC maupun PPIC, keduanya memiliki beberapa tugas pokok dalam perusahaan, antara lain:

1. Penjadwalan Produksi (Production Planning)

Pembuatan jadwal produksi disesuaikan dengan kebutuhan order dari konsumen serta berdasarkan informasi dari bagian marketing atau sales. Selain itu, penjadwalan produksi atau production planning juga disesuaikan dengan kemampuan production capability (produksi perusahaan).

Selama pengiriman barang dari setiap proses ke proses berikutnya, hingga akhir proses yang merupakan barang jadi, production planner akan berkoordinasi dengan bagian produksi dan warehouse atau gudang.

2. Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management)

Tugas lainnya adalah mengatur mengenai pasokan raw material atau bahan mentah yang dibutuhkan oleh bagian produksi. Untuk menjalankan tugas ini, production planner akan berkoordinasi dengan bagian procurement atau purchasing.

3. Manajemen Fasilitas (Facility Management)

Tugas production planner selanjutnya adalah mengontrol kesiapan mesin produksi dan peralatan kerja yang bisa digunakan. Mereka butuh berkoordinasi dengan bagian engineering dan produksi dalam menjalankan tugas ini.

4. Pengendalian Produksi (Production Control)

Production planner juga bertugas untuk memastikan bahwa tim produksi mampu mencapai target produksi yang telah ditetapkan. Selain itu, dapat memenuhi tenggat waktu pencapaian produksi maupun deadline pengiriman barang ke konsumen.

Bukan itu saja, tugas pengendalian produksi juga termasuk menjaga pemanfaatan sumber daya atau man power produksi secara optimal serta memastikannya di seluruh line produksi perusahaan. Ditambah lagi, seorang production planner juga bertugas menjaga stok barang tidak berlebih ataupun kurang untuk kebutuhan pengiriman ke customer.

5. Pengendalian Persediaan Barang (Inventory Control)

Tugas lain dari production planner selain melakukan pengendalian produksi adalah melakukan pengendalian barang.

Maksud dari pengendalian barang adalah menjaga persediaan barang (inventory) dan persediaan stok produk. Dalam hal ini, mereka perlu berkoordinasi dengan bagian warehouse finished goods atau gudang barang jadi.

6. Mendukung Pengendalian Kualitas Produk

Tugas selanjutnya yang harus dijalankan oleh production planner adalah ikut menjaga manajemen mutu produk melalui koordinasi dengan bagian kualitas, seperti Quality Assurance (QA) atau Quality Control (QC).

7. Menjaga Aset Perusahaan

Tugas terakhir dari production planner adalah menjaga aset perusahaan. Secara berkala, Production Planning and Control (PPC) melakukan stock opname seluruh aset produksi yang meliputi material, barang WIP (work in progress), dan barang jadi.

Aktivitas Production Planning and Control dan Production Planning and Inventory Control

1. Perencanaan Proses Produksi (Production Planning)

Perencanaan proses produksi adalah kegiatan untuk mengatur dan menentukan semua fasilitas yang diperlukan untuk membuat produk. Caranya, dengan memperkirakan permintaan, kemudian membuat jadwal dan semua kebutuhan produksi agar dapat memenuhi target yang ditentukan.

Menurut Standarku, perencanaan produksi merupakan aktivitas Production Planning and Control (PPC) atau Production Planning and Inventory Control (PPIC) yang berhubungan dengan konsep dasar tentang:

• Apa yang harus diproduksi?
• Kapan harus diproduksi?
• Berapa banyak yang harus diproduksi?
• Sumber daya apa saja yang harus dipergunakan untuk melakukan produksi?

Aktivitas perencanaan produksi ini dilakukan sebelum produksi dijalankan (praproduksi), yakni untuk menentukan persyaratan manufaktur, seperti tenaga kerja, material, mesin, dan proses manufaktur.

2. Pengawasan Produksi (Production Control)

Pengawasan produksi adalah kegiatan untuk memastikan semua sumber daya yang direncanakan dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan yang juga telah direncanakan sebelumnya. Selain itu, untuk memastikan produksi berjalan sesuai dengan yang direncanakan dan melakukan tindakan perbaikan apabila terjadi penyimpangan.

3. Pengendalian Inventory (Barang Persediaan)

Salah satu fungsi Production Planning and Inventory Control (PPIC) adalah sebagai manajemen inventory. Inventory atau barang persediaan tersebut dapat berupa persediaan bahan baku atau raw material, barang-barang yang sedang dalam proses produksi, atau barang-barang yang dimiliki untuk dijual.

Dikarenakan inventory disimpan di gudang, maka manajemen inventory juga berkaitan dengan gudang. Pergudangan adalah bagian dari supply chain atau rantai pasokan yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang yang belum digunakan dalam proses produksi.

Baca juga: Cara Mudah Mengelola Inventaris dengan Inventory Management

Keterampilan yang Dibutuhkan Production Planner

Agar dapat menjalankan production planning dengan baik, seorang production planner harus memiliki beberapa skill atau keterampilan. Berikut skill yang dibutuhkan untuk menjadi production planner:

• Kemampuan analisis yang tinggi agar dapat menentukan produksi barang dengan baik.
• Kemampuan manajemen risiko untuk mengurangi terjadinya kesalahan selama proses pengawasan produksi.
• Kemampuan negosiasi yang baik, karena production planner harus melakukan diskusi dengan berbagai pihak dari berbagai divisi untuk menunjang keberhasilannya menjalankan tugas.
• Kemampuan memecahkan masalah supaya dapat memahami dengan baik apa yang harus dilakukan jika ada masalah yang terjadi selama proses produksi.
• Kemampuan berkomunikasi yang baik untuk mengantisipasi terjadinya kesalahpahaman ketika melakukan negosiasi atau komunikasi dengan divisi lain.
• Detail oriented, ketelitian yang tinggi terhadap hal-hal sesederhana apa pun, supaya tidak ada missed dalam menjalankan tanggung jawab.
• Memiliki sikap kepemimpinan. Leadership ini membantu production planner untuk memutuskan apa yang harus dilakukan dalam bertugas.

Software untuk Membantu Aktivitas PPC dan PPIC

Pada era millennial, sebagian perusahaan sudah mulai menerapkan sistem informasi dalam aktivitas production planning. Penggunaan sistem informasi memberikan dampak sangat besar karena tanpa bantuan software, aktivitas production planning kurang optimal.

Pasalnya, production planning tidak sekadar membuat perencanaan, akan tetapi terkait dengan manajemen inventory. Dalam scope inventory, planning harus memiliki jaringan dengan sistem purchasing dan warehouse secara real time dan up date. Sedangkan dalam scope perencanaan, planning perlu dikoneksikan dengan sistem pengawasan proses produksi yang terkait dengan kualitas, RND, maupun engineering.

Software ini akan mendeteksi setiap perubahan dalam proses produksi dan inventory yang terkait dengan penjadwalan ulang (rescheduling), pembuatan ulang (remake), dan permintaan tambahan material.

Untuk production planning di perusahaan skala kecil dengan proses produksi yang sederhana cukup menggunakan bantuan software Microsoft Excel. Sementara itu, untuk perusahaan skala menengah atau besar dibutuhkan software tangguh, seperti Oracle, ABAP, SAP, dan yang sejenis lainnya.

Ini karena perusahaan yang kompleks membutuhkan sistem yang real time. Sementara itu, Microsoft Excel hanya dapat mengerjakan perencanaan secara terpisah masing-masing bagian dan sangat tergantung pada operator untuk melakukan rangkaian update.

Itu dia pembahasan mengenai peran, tugas, serta aktivitas production planner. Kelancaran proses produksi di perusahaan tergantung pada seberapa baik seorang production planner membuat perencanaan.

Untungnya, saat ini production planning sudah bisa dilakukan dengan sistem-sistem yang terintegrasi dan diotomatisasikan. Dengan demikian, proses produksi bisa berjalan lancar, terhindar dari hambatan, dan mengurangi risiko pemborosan produksi.

Kini Aktivitas Production Planning di Perusahaan Anda Bisa Memperoleh Dukungan IT dari Terralogiq

Terralogiq adalah perusahaan solusi IT yang dipercaya oleh lebih dari 150 klien di seluruh Indonesia. Kami adalah mitra resmi Google Cloud Premier Partner yang dapat membantu Anda menyerap, memproses, dan menganalisis aliran peristiwa secara real time untuk menemukan solusi pengembangan terkini yang Anda butuhkan. 

Solusi analisis Google Cloud ini membuat data menjadi lebih teratur, berguna, dan mudah diakses sejak dibuat. Anda juga bisa mendapatkan market insight dengan memanfaatkan data geospasial pada alur kerja big data.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut dan menggunakan layanan kami? Kunjungi website resmi kami untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.