Revolusi dan Integrasi Procurement System Di Perusahaan Modern

23 November 2023

Perubahan teknologi begitu cepat dan dinamis menjadikan perusahaan dan organisasi di seluruh dunia tidak hanya dituntut untuk berinovasi, tetapi juga untuk mengelola sumber daya dengan lebih efisien untuk mencapai tujuan perusahaan. Salah satu aspek penting dalam mengelola sumber daya tersebut adalah melalui proses pengadaan barang dan jasa.

Artikel ini membuka pintu wawasan Anda terhadap dunia sistem pengadaan modern melalui procurement system, di mana teknologi menjadi kunci untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan efektivitas dalam setiap langkah proses pengadaan.

Revolusi dan Integrasi Procurement System Di Perusahaan Modern

Key Takeaways:

Procurement system merujuk pada penggunaan teknologi informasi dan platform daring untuk mengotomatisasi dan memfasilitasi berbagai aspek dalam proses pengadaan barang dan jasa
Aplikasi e-procurement memiliki variasi fitur tergantung pada vendor/supplier dan kebutuhan spesifik pengguna.
Mengadopsi teknologi pengadaan yang canggih tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga menempatkan organisasi untuk berhasil menavigasi kompleksitas lanskap bisnis modern.

Apa yang Dimaksud Procurement System?

Procurement system merujuk pada proses dan teknologi komprehensif yang digunakan oleh organisasi untuk pengadaan barang, jasa, dan sumber daya yang diperlukan untuk operasional mereka. Pada awalnya, procurement system merupakan tugas manual dan memakan waktu. Namun, kini pengadaan barang dan sumber daya yang konvensional tersebut telah bertransformasi menjadi e-procurement. Sistem pengadaan itu telah jauh lebih modern dan otomatis seiring dengan perkembangan teknologi yang memainkan peran kunci dalam pengambilan keputusan strategis.

Oleh karena itu, procurement system melibatkan beberapa langkah, termasuk identifikasi kebutuhan, penilaian pemasok, negosiasi kontrak, pemesanan, penerimaan barang atau jasa, dan pembayaran. Tujuan dari procurement system adalah untuk memastikan bahwa organisasi memperoleh barang dan jasa dengan harga yang baik, kualitas yang memadai, dan dalam waktu yang sesuai.

Jenis-Jenis Procurement System

Ada beberapa jenis sistem pengadaan, dan pilihan sistem yang tepat tergantung pada kebutuhan spesifik dan karakteristik organisasi. Berikut adalah beberapa jenis umum dari procurement system:

1. Pengadaan Tradisional (Traditional Procurement)

Pengadaan tradisional adalah pendekatan konvensional yang melibatkan proses lelang terbuka atau terbatas. Proses ini mencakup pembuatan spesifikasi proyek atau kebutuhan, pengumuman lelang, partisipasi pemasok, dan penentuan pemenang lelang berdasarkan kriteria tertentu seperti harga, kualitas, dan pengalaman.

2. Pengadaan Langsung (Direct Procurement)

Pengadaan langsung melibatkan negosiasi langsung antara organisasi dan pemasok tanpa melalui proses lelang formal. Ini sering digunakan untuk pembelian barang atau jasa yang sederhana atau dalam jumlah kecil. Keuntungan utama dari pendekatan ini adalah kecepatan dan fleksibilitasnya, namun, perlu diperhatikan bahwa dapat menimbulkan risiko kurangnya transparansi.

**3. Pengadaan Elektronik (e-Procurement)**

Procurement system elektronik memanfaatkan teknologi informasi, terutama internet, untuk mengotomatisasi proses pengadaan. Ini mencakup lelang online, sistem pembelian daring, dan manajemen rantai pasok elektronik. Keuntungan e-Procurement meliputi efisiensi waktu, pengurangan biaya administratif, dan kemampuan untuk memonitor dan mengelola performa pemasok secara real time.

Fitur-Fitur dalam Aplikasi E-Procurement

Aplikasi sistem pengadaan umumnya dilengkapi dengan sejumlah fitur untuk mengoptimalkan proses pengadaan barang dan jasa. Berikut adalah beberapa fitur umum yang sering ada dalam aplikasi tersebut:

1. Manajemen Pemasok

Pendaftaran Pemasok: Memfasilitasi pendaftaran pemasok baru dan penyimpanan informasi pemasok.

Evaluasi/Rating Kinerja Pemasok: Memberikan alat untuk menilai kinerja pemasok berdasarkan berbagai parameter.

2. Pengadaan Barang dan Jasa

Manajemen Katalog: Menyimpan dan mengelola katalog barang dan jasa yang dapat diakses oleh pengguna.

Proses Lelang (E-Auctions): Memfasilitasi lelang elektronik untuk mendapatkan penawaran terbaik dari vendor.

Pengelolaan Pesanan: Membantu dalam pembuatan, peninjauan, dan pemantauan pesanan dari awal hingga pengiriman.

3. Manajemen Kontrak

Pembuatan Kontrak: Memungkinkan pembuatan kontrak dengan supplier/vendor dengan syarat-syarat yang jelas.

Pemantauan Kontrak: Memberikan kemampuan untuk memantau pelaksanaan kontrak selama masa berlaku.

4. Manajemen Persetujuan

Alur Kerja (Workflow): Mendukung alur kerja otomatis untuk persetujuan dan otorisasi dalam proses pengadaan.

5. Pelacakan dan Pelaporan

Pelacakan Pesanan: Memantau status dan lokasi pesanan dalam rantai pasok.

Pelaporan Kinerja: Memberikan laporan kinerja untuk memantau efisiensi dan efektivitas proses pengadaan.

6. Manajemen Stok

Pemantauan Persediaan: Memungkinkan pemantauan dan manajemen stok barang untuk mengoptimalkan persediaan.

Pembaruan Otomatis: Mengupdate stok secara otomatis setelah penerimaan barang atau jasa.

6. Keamanan dan Kepatuhan

Manajemen Akses Pengguna: Menetapkan tingkat akses berbasis peran atau tanggung jawab.

Pemantauan Kepatuhan: Memastikan bahwa seluruh proses pengadaan sesuai dengan regulasi dan kebijakan organisasi.

Audit Elektronik: Mencatat setiap aktivitas dan transaksi untuk keperluan audit. Integrasi beberapa fitur di atas dapat membantu organisasi mencapai efisiensi, keberlanjutan, dan transparansi yang lebih besar dalam pengadaan mereka.

Manfaat Procurement system

Penerapan procurement system yang baik dapat membantu organisasi mengoptimalkan biaya, peningkatan efisiensi operasional, dan memastikan bahwa kebutuhan mereka terpenuhi dengan baik. Selain itu, sistem pengadaan juga dapat membantu mengurangi risiko terkait dengan pilihan pemasok dan pelaksanaan kontrak.

1. Efisiensi Operasional

Otomatisasi sistem pengadaan mempercepat siklus pengadaan secara keseluruhan, mulai dari permintaan penawaran hingga pembayaran. Hal ini mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap langkah dalam proses.

2. Reduksi Biaya Administratif

E-procurement mengurangi biaya administratif yang terkait dengan pencetakan, pengiriman, dan pengolahan dokumen manual. Penggunaan sistem secara elektronik mengeliminasi kebutuhan akan dokumen fisik dan pengiriman berbasis kertas.

3. Transparansi dan Visibilitas

Sistem ini memberikan transparansi penuh terhadap seluruh proses pengadaan. Pemangku kepentingan dapat melihat status pesanan, pembaruan inventaris, dan informasi lainnya secara real time, meningkatkan visibilitas dalam rantai pasok.

4. Ketepatan dan Konsistensi Data

E-procurement mengurangi risiko kesalahan manusiawi dalam input data. Dengan data yang lebih akurat dan konsisten, organisasi dapat membuat keputusan yang lebih baik dan menghindari potensi konsekuensi negatif akibat kesalahan data.

5. Negosiasi Harga yang Lebih Baik

Melalui lelang elektronik dan penawaran online, organisasi dapat mengundang pemasok untuk bersaing secara transparan. Hal ini mendorong persaingan sehat yang dapat menghasilkan harga yang lebih baik dan kondisi kontrak yang lebih menguntungkan.

6. Manajemen Supplier yang Efektif

Sistem ini memungkinkan manajemen supplier/vendor yang lebih baik dan mudah, termasuk penilaian kinerja, pemantauan komplain, dan pembinaan hubungan yang lebih strategis d

7. Integrasi dengan Sistem Lain

Kemampuan untuk terintegrasi dengan sistem lain, seperti sistem manajemen rantai pasok atau sistem keuangan, memastikan konsistensi dan kerjasama antar departemen. Pemanfaatan e-procurement tidak hanya membawa efisiensi operasional, tetapi juga membentuk organisasi yang lebih responsif, terhubung, dan berfokus pada keberlanjutan dalam lingkungan bisnis yang terus berubah.

Integrasikan Procurement System Anda dengan Location Intelligence dan Mobility Solution dari Terralogiq

Memiliki procurement system yang baik merupakan kebutuhan setiap perusahaan dan organisasi. Namun apakah Anda tahu kalau procurement system dapat bekerja lebih optimal bila diintegrasikan dengan layanan location intelligence yang berbasis data?

Terralogiq menjadi jawaban dari hal tersebut. Sebagai Premier Partner Google, tidak diragukan lagi bahwa Terralogiq telah memenuhi syarat dengan kompetensi standar sebagai mitra Google. Untuk portofolio, Terralogiq telah dipercaya memberikan layanan IT kepada banyak perusahaan besar seperti BCA, Jasa Raharja, JNE, PGN, Gojek, Djarum, dan masih banyak lagi.

Meningkatkan procurement system dapat Anda lakukan dengan mengintegrasikannya dengan solusi location intelligence yang merupakan pengumpulan dan analisis berbagai sumber data geospasial yang ditransformasikan menjadi wawasan strategis untuk memecahkan berbagai tantangan bisnis. Selain itu, Anda dapat mengintegrasikan solusi pemetaan Anda dengan mobile solutions Terralogiq untuk melacak karyawan, aset, atau bahkan terima laporan waktu nyata termasuk gambar dan video dari tenaga kerja seluler Anda di lapangan.

Segera hubungi Terralogic dengan mengunjungi website atau hubungi kami melalui halo@terralogiq.com untuk mengintegrasikan procurement system perusahaan Anda dengan Terralogiq!