Procurement Process: 10 Langkah Proses Pengadaan Bisnis

23 Agustus 2023

Proses pengadaan dapat menjadi salah satu parameter penting untuk keberhasilan dan pertumbuhan bisnis. Baik Anda berada dalam posisi mendapatkan barang atau jasa, meninjaunya, atau mengelola keuangan, Anda tidak akan luput dari proses pengadaan. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengetahui lebih baik mengenai apa itu proses pengadaan dan bagaimana langkah-langkah prosesnya. 

Pada artikel kali ini, kami akan membahas lebih dalam mengenai proses pengadaan, mulai dari definisi, jenis-jenis, dan langkah-langkah. Simak artikel berikut untuk mengetahui lebih lanjut. 

Key Takeaways:

• Proses pengadaan adalah serangkaian langkah dan prosedur yang digunakan bisnis untuk mendapatkan barang atau jasa.
• Ada 4 jenis pengadaan, yaitu pengadaan langsung (direct procurement), pengadaan tidak langsung (indirect procurement), pengadaan layanan (services procurement), dan pengadaan barang (goods procurement). 
• Setidaknya ada 10 langkah yang harus dilalui semua perusahaan dalam proses pengadaan, antara lain identifikasi kebutuhan bisnis, memprioritaskan kebutuhan bisnis, mengirimkan permintaan pembelian, memilih pemasok menggunakan RFQ, negosiasi harga dan ketentuan pembelian, buat purchase requisition dan purchase order, tinjau barang dan jasa, tinjau dan bandingkan faktur, pembayaran ke pemasok, dan simpan semua catatan penting. 

Definisi Proses Pengadaan

Proses pengadaan adalah serangkaian langkah dan prosedur yang digunakan bisnis untuk mendapatkan barang atau jasa. Proses pengadaan sangat penting bagi bisnis karena dapat berdampak secara langsung pada laba, pengeluaran, dan tabungan. Bisnis seringkali menilai proses pengadaan untuk membuat penyesuaian dan perubahan yang diperlukan untuk keberhasilan dalam mencapai tujuan bisnis. 

Tujuan utama dari proses pengadaan adalah untuk mencapai efisiensi dan nilai maksimum saat mengamankan barang dan jasa untuk bisnis. 

Jenis-Jenis Pengadaan

Ada 4 jenis pengadaan, antara lain: 

1. Pengadaan Langsung (Direct Procurement)

Pengadaan langsung merupakan perolehan barang, bahan, atau layanan yang dapat digunakan bisnis untuk menghasilkan laba melalui produk akhir atau penjualan kembali (resale). Item pengadaan jenis ini dapat mencakup peralatan, perangkat keras, bahan mentah, atau item penjualan kembali. Tujuan memperoleh barang-barang ini termasuk mengembangkan hubungan yang berkelanjutan dengan bisnis dan pemasok lain, serta pertumbuhan pendapatan yang berkelanjutan. 

2. Pengadaan Tidak Langsung (Indirect Procurement)

Jenis pengadaan kedua adalah pengadaan tidak langsung, yang merupakan proses perolehan barang, bahan atau jasa yang digunakan secara internal untuk mendukung operasi sehari-hari. Mereka dapat membantu anggota tim dengan kinerja pekerjaan, perjalanan, dan mengelola fasilitas. Item pengadaan tidak langsung dapat mencakup outsourcing, perlengkapan kantor, barang yang mudah rusak, furniture, atau kendaraan transportasi. Tujuan memperoleh barang-barang ini termasuk menciptakan lingkungan kerja operasional dan mengoptimalkan dukungan untuk staf. 

3. Pengadaan Layanan (Services Procurement)

Pengadaan layanan adalah perolehan layanan berbasis orang. Misalnya, bisnis mungkin menginginkan layanan pemasaran eksternal untuk menangani komunikasi, materi promosi, dan outreach. Tujuan memperoleh layanan eksternal ini dapat mencakup mengisi kesenjangan layanan dan memberikan waktu full-time staff untuk tanggung jawab lain yang terkait dengan tujuan bisnis. Bisnis dapat memperoleh layanan eksternal untuk dukungan IT, layanan keamanan, layanan pelanggan, kontraktor, atau firma hukum. 

4. Pengadaan Barang (Goods Procurement)

Pengadaan barang merupakan perolehan barang fisik yang dapat digunakan oleh para profesional untuk layanan atau resale. Misalnya, bisnis dapat memperoleh langganan perangkat lunak untuk penggunaan kantor. Mereka mungkin juga memperoleh furnitur yang dapat digunakan karyawan untuk sementara dan kemudian digunakan kembali sebagai barang yang dijual kembali. 

Baca juga: Vendor Management Sebagai Solusi Optimalisasi Operasional Bisnis

10 Langkah-Langkah Proses Pengadaan

Karena setiap bisnis memiliki kebutuhan dan tujuan yang berbeda-beda, proses pengadaan yang dilalui pun dapat bervariasi. Meskipun detail terkait proses pengadaan setiap perusahaan mungkin berbeda, ada beberapa kesamaan dalam langkah-langkah proses secara keseluruhan. 

Berikut adalah 10 langkah yang dapat diikuti bisnis saat menyusun proses pengadaannya. 

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Sebelum menyusun proses pengadaan, bisnis dapat mulai dengan mengidentifikasi barang dan jasa apa yang penting bagi staf untuk mencapai tujuan mereka. Mereka dapat berkonsultasi dengan staf lainnya selain departemen bisnis, sehingga mereka memahami barang dan jasa apa yang harus diprioritaskan untuk pengadaan untuk keperluan internal. 

Selain itu, staf juga dapat mengidentifikasi perangkat keras atau bahan apa yang diperlukan untuk kelanjutan pengembangan barang yang menguntungkan. Salah satu metode yang mungkin mereka gunakan adalah menyusun rencana yang mencakup biaya, profitabilitas, nilai, dan waktu yang dibutuhkan untuk memperoleh barang dan jasa tertentu. 

2. Memprioritaskan Kebutuhan Bisnis

Terkadang kebutuhan bisnis mencakup banyak barang atau jasa. Jika ini terjadi, bisnis dapat memprioritaskan barang dan jasa untuk menemukan opsi pembelian yang paling hemat biaya. Misalnya, barang atau jasa tertentu mungkin memiliki kegunaan untuk lebih dari satu departemen. Mereka juga dapat menyertakan detail spesifik yang terkait dengan barang yang akan dibeli, termasuk nomor item atau detail tentang apa yang disediakan layanan tersebut. 

3. Kirimkan Permintaan Pembelian

Setelah barang atau jasa spesifik yang dibutuhkan terlihat, tim pengadaan dapat mengajukan permintaan pembelian (purchase request) ke departemen yang sesuai untuk ditinjau dan disetujui. Beberapa bisnis mungkin memiliki perangkat lunak untuk membuat permintaan pembelian mereka, sementara bisnis lain mungkin memiliki alur kerja permintaan tertulis. Selama proses peninjauan, staf dapat meninjau permintaan untuk memastikan anggaran yang tersedia untuk pembelian ini. Mereka juga dapat menilai masalah apa pun yang terkait dengan pembelian dan memastikan ada kebutuhan akan barang atau layanan ini. 

4. Pilih Pemasok Menggunakan RFQ (Requests for Quotation)

Jika tim pengadaan menyetujui pembelian, langkah selanjutnya adalah memilih pemasok. Tim pengadaan dapat melakukan ini dengan mengirimkan permintaan penawaran atau RFQ, yang terkadang disebut juga sebagai permintaan proposal (RFP / Requests for Proposal). Permintaan ini akan memungkinkan pemasok untuk memberikan pernyataan minat, perkiraan biaya, dan barang atau layanan apa yang dapat mereka sediakan. 

Buatlah permintaan Anda dengan sedetail mungkin agar calon pemasok dapat memahami kebutuhan bisnis dengan baik. Anda juga dapat menghubungi pemasok lama yang mungkin memiliki catatan bisnis dan sudah menjalin hubungan yang baik dengan bisnis Anda. 

5. Negosiasikan Harga dan ketentuan Pembelian

Setelah tim pengadaan memilih pemasok yang tepat, mereka dapat mengadakan negosiasi kontrak dan harga dengan pemasok. Langkah ini adalah bagian penting dari proses pengadaan dan dapat memakan waktu yang lamanya beragam, tergantung pada jumlah item yang dinegosiasikan oleh masing-masing pihak. Ini juga dapat membantu membangun hubungan, baik dengan pemasok baru atau mempertahankan hubungan dengan pemasok saat ini. Tim pengadaan dapat bertemu dengan pemangku kepentingan dan departemen lain sebelum menyetujui dan menandatangani kontrak. 

6. Buat Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO)

Purchase Requisition merupakan dokumen internal yang merinci barang atau jasa yang dibeli. Dokumen ini membutuhkan persetujuan dari individu atau departemen tertentu, tergantung pada bisnisnya. 

Setelah PR selesai, tim dapat menyusun dan mengirimkan purchase order ke pemasok. PO adalah dokumen yang merinci barang atau layanan tertentu yang diminta oleh bisnis, termasuk syarat dan ketentuan yang disepakati para pihak selama negosiasi. Pesanan pembelian dapat sampai ke pemasok melalui email, faks, atau surat pos. 

7. Tinjau Barang atau Jasa

Bisnis memiliki pilihan untuk menerima barang atau jasa yang diperoleh, tergantung pada apakah mereka memenuhi rincian kontrak. Jika ada masalah dengan barang atau jasa, mereka dapat menindaklanjuti dengan pemasok untuk menyelesaikannya tepat waktu.

Setelah menerima barang atau jasa, tim pengadaan dapat meninjau kualitas berikut: 

• Barang tiba dalam kondsi baik
• Barang lengkap tanpa ada bagian yang hilang
• Pemasok memenuhi jadwal pengiriman
• Layanan memenuhi kewajiban kontrak

8. Tinjau dan Bandingkan Faktur

Pemasok dapat mengirimkan faktur kepada tim pengadaan atau departemen tertentu lainnya. Tim ini dapat meninjau faktur menggunakan metode yang disebut three-way matching, yang membandingkan faktur, pesanan pembelian, dan daftar terperinci dari pemasok. Mereka juga dapat memeriksa barang dan jasa untuk memastikan semuanya tiba dalam kondisi baik. 

9. Lakukan Pembayaran ke Pemasok

Jika setelah meninjau faktur semua faktor ditemukan cocok, maka tim pengadaan dapat memulai proses pembayaran. Proses ini dan waktu pembayaran dapat bervariasi tergantung pada bisnisnya. Departemen keuangan kemudian memproses pembayaran dan mengirimkannya ke pemasok berdasarkan format yang ditetapkan dalam kontrak. 

10. Simpan Semua Catatan Penting

Berikut adalah beberapa alasan mengapa penting bagi Anda untuk senantiasa menjaga catatan semua dokumentasi proses pengadaan:

• Audit bisnis
• Tujuan pajak
• Membangun hubungan dengan pemasok
• Pembelian di masa mendatang dengan pemasok yang sama
• Penetapan harga yang lebih baik dengan pembelian di masa mendatang
• Mencatat pemasok yang bekerja dengan baik
• Melacak di mana masalah mungkin terjadi
• Model untuk proses pengadaan di masa depan

Baca juga: Cara Mudah Mengelola Inventaris dengan Inventory Management

Pengadaan Lancar dengan Manajemen Logistik yang Baik

Agar proses pengadaan dapat berjalan dengan baik, ada banyak hal yang perlu bisnis perhatikan. Salah satu hal penting yang perlu Anda perhatikan adalah manajemen logistik. Setelah proses pengadaan berlangsung, Anda akan memerlukan ruang di gudang untuk menyimpan semua barang yang telah diadakan. Dengan manajemen logistik yang baik, Anda dapat mengelola barang-barang yang Anda adakan dengan baik. Namun, manajemen logistik tentulah tidak semudah itu untuk dikelola. 

Seiring perkembangan teknologi, Terralogiq menyediakan berbagai solusi untuk menyederhanakan kesulitan yang mungkin akan Anda hadapi dalam operasi bisnis logistik Anda. Sebagai penyedia jasa layanan Google Maps dan Premier Partner Google Maps Indonesia, Terralogiq menyediakan berbagai fitur bermanfaat untuk bisnis, mulai dari location intelligence, geospatial solutions, asset management system, dan masih banyak lagi. 

Segera konsultasikan berbagai kebutuhan bisnis Anda kepada Terralogiq. Anda dapat menghubungi kami melalui alamat email halo@terralogiq.com atau kunjungi website kami melalui link ini.