Outbound Logistik adalah: Tahapan dan Cara Mengoptimalkannya

17 Oktober 2023

Outbound logistik merupakan bagian dari supply chain management (SCM). Proses outbound logistik akan memengaruhi produksi, keuntungan, dan layanan customer. Oleh karena itu, dengan memahami proses outbound logistik dapat membantu Anda untuk memahami keseluruhan jaringan distribusi.

Simak pembahasan selengkapnya mengenai apa itu outbound logistik, manfaat, aktivitas, pengoptimalan, hingga tantangan dari outbound logistik berikut ini.

Outbound Logistik adalah: Tahapan dan Cara Mengoptimalkannya

Key Takeaways

Outbound logistik merupakan aktivitas yang mengacu pada pemindahan atau pengiriman produk maupun barang ke pengguna akhir.
Untuk mengoptimalkan outbound logistics, perlu menegosiasikan tarif dengan operator serta menurunkan biaya persediaan.

Pengertian Outbound Logistics

Outbound logistik merupakan aktivitas yang mengacu pada pemindahan atau pengiriman produk maupun barang ke pengguna akhir. Tugas outbound logistik meliputi penyimpanan inventaris manufaktur, pengangkutan barang manufaktur ke titik penjualan, dan jika dibutuhkan juga terlibat langsung untuk mengirimkan produk tertentu ke pengguna akhir.

Jaringan outbound logistik mencakup banyak mitra, seperti produsen, distributor, pengecer, dan tim transportasi. Jadi alurnya, ketika produsen telah menyelesaikan suatu produk, produk tersebut akan diserahkan ke distributor atau langsung ke pelanggan melalui toko eceran.

Manfaat Outbound Logistics

Beberapa manfaat outbound logistik, antara lain:

Mengurangi biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan maupun pelanggan.
Mengurangi pengembalian ataupun pembatalan pesanan.
Meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.
Memperkuat reputasi perusahaan.
Mengoptimalkan perencanaan bisnis.
Efisiensi pengiriman menjadi lebih cepat dan juga tepat waktu.
Meminimalisir kegagalan atau kesalahan pengiriman.
Meminimalisir terjadinya kerusakan dan kerugian dalam perjalanan.

Perbedaan Inbound dan Outbound Logistics

Singkatnya, outbound logistic adalah penerimaan barang sedangkan inbound logistic adalah pengiriman barang. Inbound logistics berfokus membawa inventory atau bahan ke dalam bisnis, sedangkan outbound logistics berhubungan dengan memindahkan barang dan produk ke customer.

Kargo Tech menambahkan, perbedaan lain bisa dilihat dari prosesnya, yang mana inbound logistic berupa proses manajemen dan sumber bahan, penerimaan gudang. Sedangkan outbound berupa proses pengiriman pesanan ke pengguna akhir dan layanan pelanggan yang melibatkan pengiriman.

Tidak seperti inbound, outbound logistic menangani produk akhir yang mungkin lebih rentan daripada bahan mentah. Oleh karena itu, perlu perhatian khusus dari perusahaan pengiriman. Ini mungkin memerlukan biaya kemasan tambahan untuk memastikan barang aman dan transportasi yang aman.

Selain proses, perbedaan antara inbound dan outbound bisa dilihat dari titik sentuh.

Inbound: pemasok, produsen, distributor, atau pemegang produk > Perusahaan, merek, pengecer, atau perusahaan logistik pihak ketiga.
Outbound: perusahaan, merek, pengecer, atau perusahaan logistik pihak ketiga > Pelanggan.

Aktivitas Outbound Logistics

Beberapa aktivitas outbound logistic terdiri atas:

1. Manajemen Gudang dan Penyimpanan

Sebuah perusahaan memiliki sejumlah barang yang tersedia di gudang (stock on-hand) untuk memenuhi permintaan. Proses outbound logistics menyimpan barang on hand dengan aman dalam kondisi yang tepat dan mengelolanya.

Cakupan inbound dan outbound logistics dalam manajemen gudang sebenarnya bisa dibilang tumpang tindih. Akan tetapi, dapat digarisbawahi bahwa outbound logistics berhubungan dengan produk jadi yang keluar.

Sementara itu, pada perusahaan yang menjual produk jadi yang mereka terima dari supplier, inbound logistics fokus pada akuisisi produk dan outbound logistics berfokus memenuhi pesanan yang dikirim langsung ke konsumen lalu mendistribusikan produk tersebut ke gerai ritel.

2. Manajemen Inventory

Software memainkan peran sentral dalam manajemen inventory, yaitu sebuah proses untuk menentukan tempat terbaik untuk menyimpan barang di gudang. Hal ini guna memenuhi pesanan dengan cepat dan operasi pengambilan dan pengepakan pesanan.

Tujuan manajemen inventory selain untuk akurasi inventory dan pesanan, juga menjaga kualitas produk dengan mencegah kerusakan, pencurian, keusangan, atau pembusukan.

3. Transportasi

Metode pengiriman produk akan bervariasi tergantung pada jenis barang yang dikirim. Misalnya, untuk barang besar seperti mesin berat, metode pengirimannya dalam jumlah kecil dengan truk. Sementara untuk barang-barang yang mudah rusak, seperti bunga segar misalnya, metode pengirimannya dengan diangkut menggunakan pesawat dalam wadah berpendingin.

4. Pengiriman

Ketepatan waktu pengiriman menjadi salah satu kunci kesuksesan sebuah bisnis. Disamping ketepatan waktu, pesanan konsumen juga harus punya item dan jumlah yang benar, serta memastikan barang terjaga, sehingga tak hilang atau rusak selama perjalanan. Semua ini merupakan tanggung jawab outbound logistik.

5. Saluran Distribusi

Cara produk menjangkau konsumen disebut dengan saluran distribusi, yaitu memengaruhi cara mengatur outbound logistik pada bisnis Anda. Saluran distribusi bisa dikategorikan menjadi 2 jenis, yakni saluran langsung dan saluran tidak langsung.

Saluran langsung adalah ketika Anda menjual langsung ke konsumen. Sedangkan saluran tidak langsung adalah ketika Anda menjual melalui perantara, seperti melalui grosir atau pengecer.

Pada dasarnya, ada banyak metode distribusi, termasuk langsung ke konsumen, reseller bernilai tambah, jaringan dealer, distribusi ganda, dropship, dan omnichannel. Saat memilih saluran distribusi, Anda perlu mempertimbangkan kompleksitas logistik, biaya, kualitas, kecepatan, kepuasan dan kontrol customer Anda.

6. Last-Mile Delivery

Tahapan terakhir dalam perjalanan sebuah pesanan adalah last-mile delivery atau pengiriman Mil terakhir. Menurut dnr.id, last mile-delivery adalah rangkaian jaringan distribusi ketika seorang pihak distributor atau yang disebut juga dengan retailer tidak memilih untuk menggunakan jasa pengiriman pihak ketiga. Dalam hal ini, pihak distributor akan mengirim paket ke rumah-rumah konsumen secara langsung.

Sebelum mile terakhir, pengirim bisa menangani banyak pesanan pada saat yang sama dengan metode pengiriman yang sama (misalnya, mereka bisa memuat lusinan pesanan ke kota yang sama dalam satu truk). Namun di last mile, setiap pengiriman butuh penanganan individual karena menuju ke satu titik alamat.

Layanan last-mile ini menghabiskan 41% dari keseluruhan biaya rantai pasokan (supply chain). Oleh karena itu, menjadi bagian pengiriman yang paling mahal.

Tantangan Outbound Logistics dan Cara Mengatasinya

Tantangan outbound logistics bisa merugikan dan mengurangi tingkat kepuasan konsumen. Berikut ini adalah beberapa tantangan outbound logistics menurut SCM Guide:

1. Koordinasi Operasi

Tim outbound logistics harus memantau produksi, penyimpanan, dan distribusi barang. Ketika produksi meningkat, tim logistik perlu mengosongkan lebih banyak ruang gudang.

Selain itu, seiring meningkatnya produksi untuk memenuhi permintaan customer, pengiriman juga perlu ditingkatkan. Keberadaan software dan otomatisasi akan bisa membantu menghubungkan antara produksi dengan kapasitas gudang dan permintaan penyimpanan.

2. Mencapai 7R

Tujuh Rs (Right; baca: tepat) dipopulerkan oleh John J. Coyle, profesor emeritus logistik dan supply chain management di Penn State University. 7R memiliki arti mendapatkan produk yang tepat, kepada customer yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dalam kondisi yang tepat, di tempat yang tepat, waktu yang tepat, dan biaya yang tepat.

Untuk mencapai target ini secara konsisten, perlu proses manajemen terpadu yang menggunakan data sebagai instrumen atau alat untuk menilai kinerja, mengidentifikasi area kelemahan, dan melacak serta mendorong peningkatan berkelanjutan.

3. Biaya Inventory

Menyimpan inventory yang cukup untuk memenuhi permintaan customer yang berfluktuasi tanpa menimbulkan biaya penyimpanan yang tak perlu, memerlukan perencanaan yang cermat.

Hal ini mulai dari mengawasi dengan cermat metrik perencanaan inventory, seperti metrik safety stock dan pergeseran permintaan serta tingkat penjualan dan perputaran inventory.

4. Biaya Transportasi

Transportasi merupakan biaya utama dalam outbound logistik. Ada beberapa strategi yang bisa Anda coba untuk menjawab tantangan terkait biaya transportasi, seperti penetapan harga dinamis, diskon volume dengan operator, membuka penawaran untuk produk/layanan Anda, serta melihat pasar pengiriman barang.

5. Meningkatnya Ekspektasi Customer

Permintaan konsumen terus meningkat, serta pengiriman gratis dan cepat sekarang menjadi ekspektasi teratas yang diinginkan oleh pelanggan. Disamping itu, konsumen juga menginginkan visibilitas real time tentang status pesanan mereka dan bisa dilacak lewat peta.

Untuk memenuhi ekspektasi ini, tim logistik perlu memahami dan menyadari bahwa kualitas pengiriman adalah pembeda kompetitif dan dapat memengaruhi pengalaman pengiriman yang diterima customer.

Langkah-langkah dalam Outbound Logistik (Pengiriman)

Menurut Simplidots, langkah-langkah dalam outbound logistik adalah sebagai berikut:

1. Pesanan Customer

Konsumen memesan melalui salah satu saluran tempat perusahaan menjual produknya.

2. Proses Pemesanan

Perusahaan memvalidasi pesanan, menerima jumlah dan produk yang diminta dari stok serta menghasilkan dokumen.

3. Penambahan

Stok cadangan dipindahkan ke penyimpanan utama guna menggantikan produk yang dibeli. Proses ini bisa memicu lebih banyak pemesanan bahan baku dari supplier untuk menjaga stok barang yang tersedia tetap memadai.

4. Picking

Pekerja gudang mengambil produk dari gudang penyimpanan untuk memenuhi pesanan.

5. Pengepakan dan Loading

Paket staf pengemasan memberi label, dan membuat dokumen pesanan sesuai dengan kebutuhan internal dan customer. Pekerja mengurutkan pesanan berdasarkan mode pengiriman, kecepatan pengiriman, atau tujuan. Kemudian, tim memuat pesanan ke dalam truk.

6. Pengiriman dan Dokumentasi

Dari gudang, pesanan selanjutnya dikirim ke pusat distribusi atau mitra. Sistem perusahaan mencatat pengiriman dan mengirimkan detail pelacakan pelanggan yang dituju.

7. Pengiriman Mile Terakhir

Pesanan dikirim dari pusat distribusi kepada konsumen. Langkah ini merupakan langkah yang paling mahal dan paling penting.

Pengoptimalan Outbound Logistic

Simplidots merekomendasikan 2 tindakan yang bisa Anda lakukan untuk mengoptimalkan inbound logistics, yakni sebagai berikut:

1. Negosiasikan Tarif dengan Operator

Apabila Anda memutuskan untuk bekerja sama dengan operator pihak ketiga, maka akan menguntungkan jika Anda melakukan negosiasi terkait tarif pengiriman.

Untuk membuat negosiasi, pertama-tama Anda perlu pertimbangkan aspek yang tercantum dalam kontrak pengiriman, seperti biaya tambahan atau biaya pengiriman yang belum ditentukan.

Dari data itu, cari tahu letak pengeluaran terbesarnya. Ketika Anda sudah memahami keseluruhan rangkaian kegiatan pengiriman beserta persyaratan bisnisnya, maka Anda dapat menegosiasikan pemberian diskon massal atau memulai proses Request for Proposal (RFP) atau permintaan proposal dan meminta saran terbaik dari beberapa operator.

2. Menurunkan Biaya Persediaan

Menurut Dictio Community, biaya persediaan adalah biaya-biaya yang timbul karena perusahaan menyimpan persediaan atau inventory. Mengelola biaya persediaan dengan tepat dapat membantu menekan biaya gudang yang harus dikeluarkan.

Umumnya, untuk merespons perubahan permintaan dengan cepat, perusahaan akan memesan persediaan tambahan untuk jaga-jaga jika dibutuhkan. Akan tetapi, perlu diingat, adanya stok tambahan ini, membuat biaya distribusi cenderung meningkat.

Pasalnya, Anda harus membayar premi, membayar pegawai untuk melakukannya, dan menyewa tempat lebih banyak lagi. Untuk mengatasi hal tersebut, Anda bisa menggunakan sistem WMS (Warehouse Management Stock) guna meningkatkan fleksibilitas gudang dan tentunya mengurangi biaya.

Demikian pembahasan lengkap mengenai outbound logistik, mulai dari pengertian, manfaat, aktivitas, pengoptimalan, hingga tantangan dari outbound logistik. Dari sini, dapat dipahami bahwa outbound logistik sangat penting untuk kelancaran manajemen rantai pasokan.

Kabar baiknya, kini Anda bisa memilih cara terbaik untuk mengoptimalkan outbound logistik dengan dukungan IT dari Terralogiq.

Saatnya Mengelola Outbound Logistik dengan Dukungan IT dari Terralogiq

Terralogiq adalah perusahaan solusi IT yang dipercaya lebih dari 150 klien di seluruh Indonesia. Kami adalah Google Cloud Premier Partner resmi yang dapat membantu Anda menyerap, memproses, dan menganalisis aliran peristiwa secara real time untuk menemukan solusi pengembangan terkini yang Anda butuhkan.

Solusi analisis Google Cloud ini membuat data menjadi lebih teratur, berguna, dan mudah diakses sejak dibuat. Anda juga bisa mendapatkan market insight dengan memanfaatkan data geospasial pada alur kerja big data.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut dan menggunakan layanan kami? Kunjungi website resmi kami di sini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.