Memahami Konsep dan Manfaat Digital Asset Management untuk Bisnis

13 Juli 2023

Selama beberapa dekade terakhir, bisnis telah mengalami pergeseran yang signifikan menuju era digital. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah mengubah cara kita bekerja, terutama dalam hal mengelola dan memanfaatkan materi digital.

Dalam era ini, gambar, video, audio, dan konten digital lainnya mendominasi pemasaran, komunikasi, dan operasi bisnis lainnya. Tantangan yang dihadapi perusahaan dalam mengelola materi digital semakin rumit.

Seiring bertambahnya volume dan keragaman aset, sulit untuk melacak, mengatur, dan menggunakan aset digital secara efisien. Masalah semacam ini dapat menyebabkan waktu yang terbuang, duplikasi yang tidak perlu, kebingungan merek, dan bahkan risiko kehilangan aset yang berharga.

Key Takeaways:

• Digital Asset Management adalah pendekatan strategis untuk mengelola, mengatur, dan menyimpan aset digital perusahaan dengan cara terstruktur dan terpusat.
• Manfaat digital asset management untuk bisnis, meliputi efisiensi operasional, konsistensi merek, kolaborasi yang lebih baik, keamanan dan perlindungan aset, serta pengelolaan siklus hidup aset.
• Implementasi manajemen aset membutuhkan identifikasi kebutuhan bisnis, pemilihan platform DAM yang sesuai, implementasi yang terencana, dan pengaturan kebijakan serta prosedur yang jelas.
• Tantangan yang mungkin dihadapi dalam mengadopsi manajemen aset, meliputi resistensi perubahan dan biaya, tetapi solusi yang tepat dapat membantu mengatasi masalah tersebut.

Dalam konteks inilah manajemen aset memainkan peran yang sangat penting. Digital asset management dimanfaatkan untuk mengelola, mengatur, dan menyimpan digital asset perusahaan dengan cara yang terstruktur dan terpusat.

Dalam artikel ini, kami akan membahas konsep dan manfaat manajemen aset untuk bisnis Anda serta memberikan wawasan tentang cara mengimplementasikannya dengan efektif.

Dengan pemahaman yang mendalam tentang manajemen aset, Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional, menjaga konsistensi merek, meningkatkan kolaborasi tim, dan melindungi aset digital berharga perusahaan Anda.

Konsep Digital Asset Management System dan Komponennya

Dalam dunia yang semakin terhubung dan tergantung pada konten digital, penting bagi perusahaan untuk memiliki sistem yang efisien dan terorganisir untuk mengelola aset digital mereka. Inilah alasan konsep Digital Asset Management menjadi semakin penting dan relevan. Digital Asset Management (DAM) didefinisikan sebagai proses manajemen aset digital yang digunakan untuk mengatur, mengelola, dan menyimpan semua jenis konten digital, seperti gambar, video, audio, dan dokumen digital lainnya.

Digital Asset Management dapat membantu bisnis untuk memperoleh kontrol penuh atas digital asset perusahaan dengan menyediakan mekanisme untuk mengelola versi, hak akses, dan metadata. Digital Asset Management juga dapat membantu memastikan bahwa aset mudah diakses dan ditemukan oleh tim kerja dengan menggunakan fitur pencarian yang canggih dan kemampuan untuk mengatur aset dalam kategori atau folder yang terstruktur. Selain itu, Digital Asset Management dapat membantu bisnis untuk mengoptimalkan waktu dan biaya dengan meminimalkan duplikasi dan kerusakan aset.

Komponen-komponen Digital Asset Management

Digital Asset Management memiliki beberapa komponen utama, seperti:

• Digital Asset: semua jenis konten digital yang disimpan dalam sistem DAM.
• Metadata: informasi yang ditambahkan ke aset untuk membantu mengidentifikasi dan mengelola digital asset. Metadata dapat berupa deskripsi, kategori, tag, dan lain-lain.
• User Management: menyediakan manajemen hak akses pengguna yang digunakan untuk mengelola, menambahkan, dan mengedit digital asset dalam sistem Digital Asset Management.
• Search Capabilities: mampu mencari aset dengan kata kunci tertentu atau filter berdasarkan kategori, tanggal, atau jenis aset.
• Workflow: mengatur alur kerja dan tugas untuk tim yang bekerja dengan aset digital.
• Integration: kemampuan untuk terintegrasi dengan aplikasi lain dan sistem manajemen konten (CMS).

Jenis-jenis Digital Asset Management

Jenis-jenis Digital Asset Management, antara lain:

• Brand Digital Asset Management, digunakan untuk menyimpan dan mengelola aset branding, seperti logo, kampanye iklan, dan bahan pemasaran.
• Library Digital Asset Management, digunakan untuk menyimpan dan mengelola aset, seperti foto, gambar, video, audio, dan dokumen digital.
• Production Digital Asset Management, digunakan untuk menyimpan dan mengelola aset dalam produksi, seperti rekaman video, script, dan storyboard.
• Archive Digital Asset Management, digunakan untuk menyimpan dan mengelola aset yang tidak lagi digunakan dalam bisnis.

Manfaat Digital Asset Management

Beberapa manfaat yang didapatkan melalui Digital Asset Management, yaitu:

1. Efisiensi Operasional yang Meningkat

DAM membuat pengaksesan dan penggunaan aset menjadi lebih mudah dan cepat. Sebagai hasilnya, DAM dapat meningkatkan efisiensi operasional dalam bisnis, mempercepat proses produksi dan distribusi konten, serta mengurangi biaya pengelolaan aset.

2. Meningkatkan Konsistensi Merek

DAM memastikan bahwa semua aset yang digunakan di berbagai platform konsisten dengan merek bisnis, termasuk logo, warna, font, dan bahan pemasaran. Hal ini dapat membantu membangun dan memperkuat citra merek serta meningkatkan kesadaran merek dan loyalitas pelanggan.

3. Penghematan Waktu dan Biaya

DAM dapat membantu mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan untuk mengelola digital asset. Selain itu, memfasilitasi kolaborasi tim dengan fitur, seperti sistem pengaturan versi, workflow, dan manajemen hak akses. Dengan demikian, perusahaan dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting, seperti pengembangan bisnis dan inovasi.

4. Memperkuat Keamanan dan Kontrol

DAM memungkinkan bisnis untuk memberikan hak akses yang berbeda-beda pada pengguna berdasarkan peran dan tanggung jawab. Selain itu, memfasilitasi penggunaan hak cipta dan pengamanan digital asset lainnya dengan mengontrol akses ke aset tertentu. Hal ini membantu bisnis memperkuat keamanan dan kontrol atas aset mereka serta meminimalkan risiko pelanggaran hak cipta atau kebocoran data.

5. Analisis Pelaporan yang Lebih Baik

DAM dapat memberikan informasi tentang siapa yang menggunakan aset digital, bagaimana aset digital digunakan, dan bagaimana aset digital memengaruhi bisnis. Hal ini dapat membantu bisnis untuk membuat keputusan yang lebih bijak tentang penggunaan aset, serta meningkatkan efektivitas kampanye pemasaran dan penjualan.

6. Pengelolaan Siklus Hidup Aset Digital

DAM memungkinkan perusahaan memantau dan mengelola siklus hidup aset digital, mulai dari pembuatan, pengeditan, publikasi, hingga penghapusan. Anda dapat melacak dan mengelola aset dengan lebih efektif. Ini membantu menjaga kualitas dan relevansi aset, menghindari penggunaan aset usang atau tidak tepat waktu, serta memastikan pembaruan yang diperlukan dilakukan dengan tepat waktu.

Baca juga: Decision Support System dan Perannya dalam Bisnis

Proses Penerapan Manajemen Aset Digital pada Bisnis

Proses implementasi DAM dalam sebuah bisnis dapat melibatkan beberapa tahapan sebagai berikut:

1. Analisis kebutuhan bisnis terhadap DAM dengan mengidentifikasi jenis aset digital yang akan dikelola, yang perlu disimpan, serta kriteria lainnya yang penting bagi bisnis.
2. Memilih platform DAM yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
3. Mempersiapkan data aset digital yang telah disusun dengan sistematis dan dilengkapi dengan metadata yang memudahkan pencarian aset digital, untuk kemudian akan diimpor ke dalam platform DAM.
4. Mengimpor data ke platform DAM dengan hati-hati dan melalui proses yang terkontrol. Pastikan juga bahwa data sudah tersedia untuk semua pengguna yang diizinkan.
5. Konfigurasi DAM untuk mengelola aset digital sesuai kebutuhan bisnis.
6. Setelah konfigurasi DAM selesai, tahap selanjutnya adalah memberikan pelatihan pengguna kepada pengguna DAM dalam bisnis.
7. Uji coba fungsi platform dengan cara melakukan pengujian dan evaluasi terhadap platform DAM yang sudah diimplementasikan terhadap bisnis.
8. Integrasi DAM dengan sistem bisnis yang sudah ada setelah platform DAM diimplementasikan.
9. Perawatan dan pemeliharaan terhadap platform DAM secara rutin.
10. Pengembangan DAM mengikuti perkembangan teknologi yang terus berubah.

Secara keseluruhan, proses implementasi DAM dapat memakan waktu dan biaya yang signifikan, tetapi manfaatnya dapat membantu bisnis untuk mengelola aset digital secara lebih efisien dan efektif. Oleh karena itu, bisnis harus mempertimbangkan dengan cermat sebelum memutuskan untuk mengimplementasikan DAM.

Mengoptimalkan Performa Aset Digital dengan DAM

Untuk mengoptimalkan performa DAM dengan teknologi terkini dan infrastruktur yang tepat, berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda lakukan:

1. Pilihlah Platform DAM yang Sesuai

Pertimbangkan platform DAM yang memiliki fitur dan kapabilitas yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Pastikan platform tersebut kompatibel dengan teknologi terkini dan memungkinkan integrasi dengan sistem lain yang digunakan dalam bisnis Anda, seperti sistem manajemen konten (CMS) atau sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM).

2. Manfaatkan Penggunaan Teknologi Terkini

Manfaatkan kemajuan teknologi terkini, seperti teknologi kecerdasan buatan (AI) dan analitik untuk meningkatkan kinerja DAM. AI dapat membantu otomatisasi tugas, seperti pengindeksan dan tagging otomatis pada aset, sehingga memudahkan pencarian dan klasifikasi. Analitik dapat memberikan wawasan tentang penggunaan aset, pola penggunaan, dan preferensi pengguna yang dapat membantu dalam pengambilan keputusan dan perencanaan strategi.

3. Manfaatkan Cloud

Pindahkan DAM ke infrastruktur cloud untuk meningkatkan ketersediaan, kapabilitas, dan keamanan. Infrastruktur cloud memungkinkan akses aset dari mana saja dan kapan saja, serta dapat dengan mudah mengatasi lonjakan lalu lintas atau kebutuhan penyimpanan yang meningkat. Selain itu, keamanan data dan pemulihan bencana lebih baik dengan infrastruktur cloud yang dilengkapi dengan fitur keamanan yang canggih.

4. Terapkan Integrasi API

Manfaatkan kemampuan integrasi API untuk menghubungkan DAM dengan aplikasi dan sistem lain yang digunakan dalam bisnis Anda. Integrasi ini memungkinkan pertukaran data yang mulus antara DAM dan sistem lain, seperti CMS, CRM, atau perangkat lunak pemasaran. Misalnya, Anda dapat menghubungkan DAM dengan alat manajemen kampanye pemasaran untuk mengambil aset secara langsung saat merancang materi pemasaran.

5. Pertimbangkan Teknologi Pencarian Canggih

Pilihlah platform DAM yang menawarkan teknologi pencarian yang canggih, seperti pencarian berbasis konten (content-based search) atau pencarian visual. Teknologi ini memungkinkan pencarian berdasarkan konten visual, seperti gambar maupun video, atau menggunakan atribut dan karakteristik konten untuk meningkatkan akurasi dan kecepatan pencarian.

6. Meningkatkan Fitur Keamanan dan Manajemen Hak Digital

Pastikan DAM Anda dilengkapi dengan fitur keamanan dan manajemen hak digital yang kuat. Hal ini meliputi kontrol akses yang ketat, enkripsi data, perlindungan DRM (Digital Rights Management), serta pencatatan dan audit aktivitas pengguna. Dengan menjaga keamanan aset digital, Anda dapat mencegah penggunaan yang tidak sah dan melindungi hak cipta serta privasi.

Baca juga: Mengenal Enterprise Asset Management di Era Digital

Contoh Implementasi Digital Asset Management pada Berbagai Bidang Industri

Terdapat banyak contoh bisnis yang telah berhasil dalam mengimplementasikan DAM untuk memperbaiki pengelolaan aset digital mereka. Beberapa contoh bisnis yang telah berhasil dengan DAM, seperti agensi periklanan dan pemasaran, perusahaan media dan hiburan, e-commerce atau retail online, perusahaan manufaktur, perusahaan teknologi, dan bahkan institusi pendidikan yang juga menggunakan DAM untuk mengelola sumber daya pendidikan secara digital, seperti bahan ajar, rekaman kuliah, dan penelitian.

Demikian beberapa contoh bisnis yang telah berhasil dalam mengimplementasikan DAM untuk meningkatkan pengelolaan aset digital mereka. Namun, setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, sehingga penting untuk melakukan penilaian dan evaluasi kebutuhan bisnis sebelum memilih platform DAM yang tepat.

Gunakan Terralogiq Sebagai Solusi Asset Management System yang Tepat untuk Bisnis Anda

Agar layanan manajemen aset Anda terjaga dengan aman, Anda dapat menjadikan Terralogiq sebagai solusi yang tepat. Asset Management System dari Terralogiq, dapat diimplementasikan melalui perangkat lunak, yang memungkinkan Anda membuat keputusan yang tepat untuk bisnis Anda. Hubungi Terralogiq, sebagai partner solusi nomor satu di Indonesia. Akses informasi atau layanan lebih lanjut dapat melalui website kami.