Metode Kanban: Manajemen Alur Kerja pada Proses Just In Time

6 Maret 2023

Pernah mendengar istilah kanban? Kanban merupakan salah satu metode yang ada dalam project management. Metode satu ini digunakan karena efektif dan efisien dalam membuat tim menjalankan operasionalisasi pekerjaaan secara baik, sistematis, dan terorganisir. Kanban juga seringkali diandalkan dalam proses pemecahan masalah pada perusahaan yang memiliki kendala dalam alur produksi atau distribusi permintaaan barang.

Kenapa Kanban dibutuhkan? Bayangkan situasi ini, tim Anda sedang memulai proyek baru. Anda membutuhkan cara yang mudah untuk memvisualisasikan pekerjaan agar Anda selalu memperoleh informasi atau follow-up tentang siapa yang sedang bekerja pada apa, pada tahap mana pekerjaan tersebut, dan kapan semuanya harus selesai. Tidak hanya itu, Anda bisa memeriksa semua dokumen proyek, spreadsheet, email, dan pesan untuk menggabungkan wawasan tersebut, atau Anda bisa menampilkan semuanya di satu tempat melalui papan Kanban. Lalu, apa itu Kanban? Artikel ini akan membahas pengertian kanban dan bagaimana cara menerapkan kanban pada proyek.

Metode Kanban: Manajemen Alur Kerja pada Proses Just In Time

Key Takeaways

Kanban merupakan metode dalam proses project management yang dilakukan dengan cara memvisualisasikan alur alur kerja
Kanban berfungsi sebagai perintah, efisiensi proses produksi, hingga memantau proses produksi
Setiap “kartu” yang terdapat di papan kanban mewakili tugas tertentu, dan kartu ini akan berpindah dari satu tahap ke tahap lain hingga selesai.

Table of Contents

Pengertian Kanban

Sebelum memahami cara menerapkan metode kanban perlu diketahui pengertian dari kanban itu sendiri. Secara etimologi, kanban sendiri merupakan sebuah istilah pada bahasa Jepang yang memiliki arti “sinyal”, “visual” atau “kartu”.

Pada dasarnya, metode kanban sendiri adalah sebuah praktik kerja yang juga menjadi bagian dari agile methodology. Kanban merupakan metode dalam proses project management yang dilakukan dengan cara memvisualisasikan alur alur kerja dengan memanfaatkan papan, kolom, atau kartu kanban pada kanban board untuk memanajemen tugas dan alur kerja secara efektif dan efisien.

Biasanya pada papan Kanban atau kanban board, tugas ditampilkan pada papan proyek yang dikelompokkan berdasarkan kolom. Biasanya, setiap kolom merepresentasikan tahap tugas. Papan Kanban yang paling sederhana memiliki kolom seperti Perlu Dikerjakan, Sedang Berlangsung, dan Selesai. Tugas individu, yang ditampilkan sebagai kartu visual pada papan, berpindah dari satu kolom ke kolom lain hingga tugas terselesaikan.

Melalui visualisasi yang dijabarkan pada kanban board, seluruh anggota tim dapat melihat pekerjaan atau tugas yang sedang dikerjakan pada saat itu. Selain itu, seluruh anggota tim juga dapat menyerap segala informasi pada proyek, mulai dari alur kerja, hubungan antar tugas, serta permasalahan yang dihadapi oleh tim dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai deadline yang ditentukan.

Konsep Kanban pertama kali ditemukan pada tahun 1940-an oleh Taiichi Ohno, seorang insinyur di perusahaan Toyota di Jepang. Taiichi mengembangkan papan Kanban sebagai sistem perencanaan sederhana untuk mengontrol dan mengelola pekerjaan serta inventaris pada setiap tahap produksi Toyota dengan optimal.

Ia memperoleh ide ini setelah melihat cara kerja supermarket yang efisien dalam mengelola inventaris sesuai dengan permintaan konsumen. Pendekatan ini kemudian diterapkan pada sistem produksi Toyota karena Taiichi mengidentifikasi masalah dalam manajemen inventaris yang tidak efisien.

Metode ini menerapkan komunikasi real-time tentang tingkat kapasitas pekerjaan setiap pekerja melalui pengiriman kartu antar tim. Contohnya, ketika bahan-bahan pada jalur produksi kosong, kartu Kanban akan dikirimkan ke bagian gudang untuk meminta bahan-bahan yang dibutuhkan. Ini kemudian menjadi awal dari konsep proses manufaktur JIT atau just in time.

Pada era modern saat ini metode kanban juga turut dipopulerkan oleh David J. Anderson dalam bukunya yang berjudul Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business. Hal ini membuat kanban semakin populer dan diterapkan pada alur kerja manajemen proyek di berbagai bidang, seperti IT, website development, software development, hingga sektor kreatif digital.

Dalam Kanban modern, tim dapat memulai dengan daftar tugas yang tertunda. Berdasarkan kapasitas dan kapabilitas masing-masing anggota tim, tugas tersebut “diambil” dari daftar tugas yang tertunda. Kemudian, anggota tim dapat melacak tugas secara visual saat tugas berpindah melalui siklus tugas yang ditampilkan oleh berbagai tahap pada papan Kanban, hingga selesai. Seperti yang ada sekarang, Kanban bertindak sebagai sistem manajemen proyek visual untuk menyeimbangkan permintaan dengan kapasitas yang tersedia.

Perbedaan Sistem Kanban vs Scrum

Walaupun Scrum dan Kanban sama-sama menerapkan nilai dan prinsip dari agile methodology, kedua metode tersebut memiliki perbedaan dalam fungsi.

Scrum lebih memfokuskan pada praktik kerja dengan interval terjadwal, atau yang dikenal sebagai sprint, untuk memperoleh informasi dan umpan balik secara cepat dan menerapkannya pada pekerjaan.

Berbeda dengan scrum, Kanban lebih memfokuskan pada visualisasi pekerjaan, pembatasan pekerjaan yang sedang berlangsung, dan peningkatan efisiensi, serta mengutamakan proses untuk memperbaiki alur kerja dan kualitas pekerjaan secara berkelanjutan.

Fungsi Kanban

Pada dasarnya, ada beberapa fungsi dari pemanfaatan metode kanban, berikut adalah fungsi-fungsi tersebut.

1. Sebagai Instruksi atau Perintah

Kanban memiliki tugas sebagai alat komunikasi untuk memberikan arahan pekerjaan, memastikan komponen atau bahan diproduksi pada waktu yang tepat, di lokasi yang sesuai, dan dengan metode yang benar.

Kanban juga menyediakan informasi tentang lokasi penyimpanan atau pengolahan yang diperlukan. Kanban berfungsi sebagai cara untuk mengkoordinasikan proses sebelum dan setelah produksi.

2. Membantu Proses Produksi Efektif dan Efisien

Kanban juga berfungsi untuk memastikan bahwa proses produksi dapat dilakukan dan diselesaikan secara sesuai dengan yang direncanakan. Oleh karena itu, kanban diperlukan agar proses produksi dapat dikendalikan secara otomatis agar efektif.

3. Memantau Proses Manufaktur dan Produksi secara Visual atau Kartu

Fungsi lain dari kanban adalah untuk memantau dan mengawasi proses produksi, akurasi, lokasi, dan aliran dari komponen dan barang. Operator atau individu yang terlibat dalam proses produksi dapat memahami informasi yang terdapat pada kanban hanya dengan melihatnya secara singkat.

Karena kanban akan bergerak bersama dengan komponen aktual, komponen tanpa kanban akan lebih mudah dikenali.

4. Memastikan Proses Perbaikan Berjalan dengan Baik

Kanban juga berfungsi untuk memantau proses perbaikan yang terjadi dalam produksi.

Dalam melakukan proses produksi, setiap komponen yang digunakan harus diperbaiki secara teratur untuk meningkatkan produktivitas dan menghemat anggaran dan stok barang.

5. Sebagai Penyesuaian Perubahan

Saat proses produksi berlangsung, hal-hal seperti keterlambatan, perbaikan mesin, atau penyesuaian jadwal seringkali terjadi. Kanban berfungsi sebagai solusi dengan mengatur dan menyesuaikan proses produksi untuk mengatasi perubahan yang mungkin terjadi.

Cara Kerja Metode Kanban

Metode kanban melalui kanban board memiliki cara yang unik. Papan kanban biasanya berbentuk virtual dengan beberapa kolom yang menyatakan tahap-tahap pekerjaan. Meskipun ada juga papan kanban yang dapat digambar pada papan tulis dan dilacak dengan menggunakan stiker catatan.

Setiap “kartu” yang terdapat di papan kanban mewakili tugas tertentu, dan kartu ini akan berpindah dari satu tahap ke tahap lain hingga selesai. Tim yang menggunakan sistem kanban kerap bekerjasama dalam satu papan kanban, meskipun tugas-tugas juga diberikan kepada setiap anggota tim secara terpisah.

Jenis-Jenis Kanban

Pada dasarnya, ada dua jenis kanban yang sering digunakan, yaitu kanban perintah produksi dan kanban pengambilan produksi. Kanban perintah produksi menetapkan jenis dan jumlah produk yang harus diproduksi.

Sementara, Kanban pengambilan produksi adalah jenis kanban yang menentukan jumlah dan jenis produk yang harus diambil oleh proses selanjutnya dari proses sebelumnya.

Prinsip Inti Metode Kanban

Ada empat prinsip dasar yang dapat membantu dalam penerapan kanban, antara lain:

1. Mulai dengan yang Tugas atau Pekerjaan Dikerjakan pada saat Itu

Kanban dapat diterapkan pada alur kerja atau proses apapun yang sedang berjalan saat ini. Ini lebih fleksibel daripada agile methodology lainnya.

2. Sepakat untuk Memulai Langkah untuk Tahap Perubahan Evolusioner

Perubahan besar dapat mempengaruhi kinerja tim, jadi jika ingin mengubah semuanya sekaligus, sistem baru mungkin tidak berfungsi. Kanban memahami hal ini, sehingga memfokuskan pada peningkatan bertahap dan perubahan evolusi. Mulailah dengan perubahan kecil dan tumbuhkan seiring waktu.

3. Menghargai Proses, Tanggung Jawab, dan Peran Tim Masing-Masing

Berbeda dengan metodologi lain, Kanban tidak memiliki peran tim yang tetap, dan dapat bekerja dalam struktur dan proses tim saat ini. Proses yang ada mungkin memiliki elemen yang baik yang akan hilang jika mengubah sistem sepenuhnya.

4. Mendorong Peningkatan Jiwa Kepemimpinan pada Semua Tim

Berdasarkan peningkatan berkelanjutan, Kanban menyatakan bahwa perubahan bisa datang dari mana saja, bukan hanya dari atas ke bawah. Dengan Kanban, anggota tim terdorong untuk berpartisipasi, berbagi pikiran untuk meningkatkan proses, dan memimpin inisiatif baru. Oleh karena itu kanban dapat mendorongnya berbagai masukan dari seluruh anggota tim.

Cara Menerapkan Metode Kanban

1. Buat Kolom dari Masing-Masing Tahap Pekerjaan

Umumnya, kolom pada papan Kanban mewakili fase-fase dalam suatu proyek. Kolom-kolom tersebut bisa berbeda untuk setiap tim, tetapi beberapa kolom yang umum adalah:

Backlog, Kotak Masuk, atau Baru: Kolom ini merupakan tempat untuk tugas-tugas baru yang belum ditentukan bagi anggota tim.
Siap atau Prioritas: Tugas yang siap untuk dikerjakan pindah ke kolom ini.
Berlangsung: Kolom ini menampilkan tugas yang sedang dalam proses pengerjaan. Tergantung pada tim, Anda mungkin membagi kolom Berlangsung menjadi beberapa kolom lain, misalnya tim konten bisa membuat kolom untuk Draf, Tinjauan, dan Pengeditan, sedangkan tim teknis bisa memiliki kolom untuk Pengembangan, Pengujian, dan Distribusi.
On-Hold: Tugas yang terblokir karena suatu hal pindah ke kolom ini.
Selesai atau Rampung: Setelah selesai, tugas harus ditempatkan di kolom ini.

2. Buat Judul Kartu Tugas dengan Kata Kerja

Setiap tugas dalam papan Kanban divisualisasikan oleh sebuah kartu. Pastikan bahwa judul tugas yang Anda tulis dapat dikenali dan menunjukkan tindakan yang harus dilakukan. Direkomendasikan menulis judul kartu tugas dengan kata kerja, sehingga tim tahu pasti apa yang harus dilakukan.

Jika Anda menggunakan aplikasi manajemen proyek virtual, Anda dapat menambahkan informasi, konteks, dan berkas tambahan ke kartu tugas pada papan Kanban. Gunakan tag untuk mengatur durasi tugas atau prioritas.

3. Pindahkan Pekerjaan ke Tahap Lain jika Ada Peningkatan

Elemen penting dalam manajemen alur kerja melalui papan Kanban adalah memindahkan tugas dari tahap awal ke tahap berikutnya. Hal ini perlu agar tim dapat mengetahui perkembangan proyek dan pekerjaan yang harus dilakukan. Ini bisa dilakukan secara manual atau secara otomatis.

Hal yang Perlu Dilakukan pada saat Menjalankan Metode Kanban

Pada dasarnya, ada beberapa hal yang perlu dilakukan pada saat menggunakan metode kanban, antara kain:

1. Membatasi Pekerjaan dalam Menerapkan Metode Kanban

Tidak perlu memberikan banyak tugas dalam satu proses, tetapi perlu ada batasan dalam setiap tugas. Ini akan meminimalkan waktu yang dibutuhkan dan menghasilkan hasil yang optimal.

2. Jabarkan Pekerjaan ke Dalam Bentuk Visualisasi

Menggunakan visualisasi untuk menampilkan seluruh tugas dan aliran kerja setiap tim akan membantu meningkatkan komunikasi selama proses.

3. Fokus pada Alur Kerja

Mengurangi jumlah tugas dalam setiap proses akan membantu dalam menciptakan pola kerja yang dapat mendorong motivasi tim dan memaksimalkan pemanfaatan metodologi Kanban.

Manfaat Kanban pada Proyek

1. Menentukan Level Produksi

Kanban memiliki manfaat menentukan jumlah produksi melalui pengaturan jumlah kanban yang didasarkan pada permintaan dari pelanggan akan membuat seluruh proses produksi menjadi lebih teratur.

2. Meminimalisir Work-In-Progress

Kanban bermanfaat untuk menyesuaikan tingkat produksi pada setiap unit produksi dengan permintaan, penggunaan sistem kanban dapat membantu membatasi inventory Work-In-Progress, sehingga inventori akan menjadi lebih sedikit.

3. Meningkatkan Aliran Kerja

Proses meningkatkan aliran kerja akan lebih mudah dilakukan dengan memiliki tingkat permintaan yang stabil. Sehingga setiap aktivitas produksi akan lebih mudah dilaksanakan sesuai dengan target jumlah dan dapat dioptimalkan berdasarkan jumlah tersebut.

4. Meningkatkan Akurasi Inventori dan Bahan Baku Produk Perusahaan

Melalui kanban, maka proses produksi akan dilakukan sesuai dengan permintaan yang ada. Melalui hal tersebut, inventori menjadi lebih terdata dengan baik dan tidak ada inventaris maupun bahan baku yang menumpuk atau terbuang.

5. Mengoptimalkan Hasil Keuntungan

Dengan tingkat akurasi inventori dalam kanban, perusahaan dapat memaksimalkan keuntungan karena dapat mengelola inventori sesuai porsinya.

Terralogiq, Solusi Google Cloud Premier Partner yang Tepat untuk Bisnis

Google Cloud Premier Partner menjadi server non-fisik yang diminati dan populer berkat efisiensinya, Agar layanan Google Cloud Premier Partner dapat berjalan secara maksimal, Anda dapat menjadikan Terralogiq sebagai solusi yang tepat.

Hubungi Terralogiq Google Cloud Premier Partner nomor satu di Indonesia. Akses informasi atau layanan Indonesia Google Cloud Premier Partner melalui website kami.