Definisi, Jenis dan Strategi IT Sourcing

17 Maret 2023

Seiring dengan cepatnya perkembangan teknologi dan tujuan bisnis, penting bagi perusahaan untuk dapat menyusun strategi untuk bersaing dengan baik. Mulai dari memutuskan layanan apa yang dapat terus mereka dukung secara internal dan layanan apa yang perlu mereka peroleh dari eksternal.

Dengan mendefinisikan strategi IT Sourcing, perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya untuk proses dan aktivitas mereka. IT sourcing membantu perusahaan dalam memecahkan masalah dengan bantuan tim atau layanan IT eksternal.

Pada artikel kali ini, kami akan membahas seputar IT sourcing, mulai dari definisi, jenis, hingga strategi IT sourcing yang efektif.

Definisi, Jenis dan Strategi IT Sourcing

Key Takeaways:

IT sourcing atau pengadaan IT adalah proses pemilihan atau pengadaan sumber daya teknologi informasi yang diperlukan untuk mendukung infrastruktur dan operasi IT perusahaan dari pihak ke-3 atau dari luar perusahaan.
Program IT sourcing yang disusun berdasarkan strategi dan visi yang jelas dapat memberikan manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan, termasuk penghematan total biaya kepemilikan (total cost of ownership / TCO), peningkatan tingkat

Definisi IT Sourcing

IT sourcing atau pengadaan IT adalah proses pemilihan atau pengadaan sumber daya teknologi informasi yang diperlukan untuk mendukung infrastruktur dan operasi IT perusahaan dari pihak ke-3 atau dari luar perusahaan. Pengadaan ini dapat mencakup semuanya mulai dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer hingga peralatan jaringan, layanan cloud dan layanan konsultasi IT, hingga sumber daya manusia IT.

IT sourcing yang efektif dapat membantu perusahaan mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan posisi kompetitif. Selain itu, hal ini juga dapat membantu organisasi untuk mengimbangi perubahan teknologi dan beradaptasi dengan kebutuhan bisnis baru. Namun, penting bagi organisasi untuk mempertimbangkan opsi IT sourcing mereka dengan hati-hati dan memilih pendekatan yang paling tepat untuk kebutuhan dan tujuan khusus mereka.

Jenis-Jenis IT Sourcing

IT sourcing dapat merujuk pada satu atau beberapa jenis bantuan, antara lain:

**1. Outsourcing Proses Bisnis**

Ada dua jenis utama outsourcing proses bisnis (Business Process Outsourcing/BPO), yaitu front office dan back office. Outsourcing front office mengacu pada pekerjaan yang berhadapan langsung dengan konsumen, seperti customer service, penjadwalan, dan penjualan masuk/keluar. Sedangkan untuk outsourcing back office tidak mempengaruhi pelanggan secara langsung, tetapi memastikan operasi harian perusahaan terkelola dengan baik dan juga hal-hal terkait, misalnya entri data, manajemen data, pemeriksaan kualitas, payroll, dan akuntansi.

2. E-Outsourcing

Berdasarkan struktur perusahaan, departemen IT mungkin memiliki berbagai tanggung jawab yang berbeda di perusahaan, mulai dari mengelola server perusahaan, menyiapkan firewall, menjalankan situs web perusahaan, dan mengelola semua program dan aplikasi yang bertanggung jawab atas proses bisnis. Hal-hal ini dapat dikelola oleh perusahaan luar untuk menghindari perekrutan staff IT atau dapat di-outsource sebagian, sehingga tim IT internal dapat fokus pada hal yang paling penting bagi perusahaan.

3. Insourcing

Terkadang, sebuah organisasi memerlukan adanya tim internal untuk menangani sebuah tugas, mungkin karena alasan privasi, sistem yang rumit, atau demi kolaborasi antar departemen. Untuk kebutuhan ini, insourcing adalah solusi terbaik bagi perusahaan. Insourcing mengacu pada penggunaan tim eksternal, baik sebagai solusi jangka panjang untuk menangani kebutuhan teknologi perusahaan atau untuk mengawasi perubahan.

4. Knowledge Process Outsourcing

Sama seperti BPO, knowledge process outsourcing (KPO) melibatkan grup eksternal yang mengelola proses bisnis, tetapi dalam kasus ini, grup ini tidak berperan dalam tugas-tugas kecil seperti entri data. KPO dilakukan untuk menunjuk sebuah grup untuk tugas yang membutuhkan keahlian khusus. Sebagai contoh, desain web, akuntansi, dan layanan hukum masing-masing dapat ditangani oleh karyawan internal yang berpendidikan tinggi, tetapi setiap perusahaan tidak membutuhkan karyawan penuh waktu dan staff, terutama dengan posisi jabatan tinggi. KPO berfungsi sebagai solusi bagi perusahaan untuk menghilangkan tantangan ini dan menempatkan profesional yang tepat pada posisi yang tepat dengan cepat.

5. Multi-Sourcing

Multi-sourcing adalah bentuk outsourcing, tetapi alih-alih mempekerjakan satu tim untuk mengelola semua aspek proyek atau departemen, multi-sourcing melibatkan banyak ahli untuk menangani bagian yang berbeda. Misalnya, teknologi perusahaan dapat dikelola oleh satu orang atau tim yang menangani keamanan, orang lain berfokus pada desain web, lalu orang lainnya menyiapkan desktop untuk karyawan, dan lain-lain.

**6. Outsourcing Selektif**

Sesuai dengan namanya, outsourcing selektif hanya melibatkan pemilihan tugas tertentu untuk outsourcing, sehingga departemen IT perusahaan dapat fokus pada fungsi inti.

Langkah-Langkah untuk IT Sourcing yang Strategis

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk IT sourcing yang strategis dan efektif.

1. Strategi dan Membangun Landasan untuk Pengadaan

Program IT sourcing yang disusun berdasarkan strategi dan visi yang jelas dapat memberikan manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan, termasuk penghematan total biaya kepemilikan (total cost of ownership / TCO), peningkatan tingkat layanan, transformasi teknologi, tata kelola praktik terbaik, dan ketangkasan bisnis. Strategi ini harus didasarkan pada analisis detail mengenai lingkungan, tujuan, kematangan, dan kemampuan manajemen organisasi.

Strategi IT sourcing harus mempertimbangkan beberapa hal, antara lain:

Teknologi: Bagaimana pengadaan sumber teknologi yang berbeda dilakukan?
Model Operasi: Model operasi apa yang harus diterapkan, apakah in-house, managed service, atau outsource?
Pemasok: Haruskah pengadaan dilakukan dengan pemasok tunggal atau multi-supplier? Jika multi-supplier, apakah harus ada service integrator?
Geografi: Bagaimana pengadaan untuk negara dan wilayah yang berbeda diberlakukan? Haruskah layanan dipertimbangkan secara global, regional, atau lokal?
Komersial: Apa tujuan komersial dari kesepakatan baru?
Pendekatan eksekusi: Haruskah strategi IT sourcing diimplementasikan secara bertahap atau dengan pendekatan big-bang? Bagaimana seharusnya transfer kontrak ditangani?

2. Mengembangkan Tim Proyek

Untuk menjalankan proses sourcing dengan lancar akan memakan waktu, sumber daya intensif dan menuntut secara intelektual. Ada banyak tantangan yang mungkin akan dihadapi oleh tim dalam melakukan sourcing. Berdasarkan jenis dan skala layanan yang diadakan, perusahaan mungkin memerlukan anggota tim tambahan. Jumlah dan jenis sumber daya yang dibutuhkan juga akan bervariasi secara signifikan selama proses sourcing.

3. Uji Tuntas Pra-Kontrak

Uji tuntas pra-kontrak adalah satu-satunya aktivitas persiapan paling penting yang perlu dilakukan organisasi untuk setiap program pengadaan. Semakin banyak informasi yang dapat dikumpulkan, semakin komprehensif definisi persyaratan dan kasus bisnis internal/ jima supplier diminta untuk mengelola dan mengubah lingkungan IT, mereka perlu mengetahui detail tersebut.

**4. Memilih Pemasok untuk Proses RFP (Request for Proposal)**

Proses RFI (Request for Information) dapat digunakan untuk membuat daftar pendek penerima RFP dan untuk menyediakan pelanggan dengan pilihan strategis. Setelah itu, barulah perusahaan dapat menyepakati pemasok potensial yang akan melalui proses RFP. Proses identifikasi pemasok potensial sangat mudah tetapi harus didasarkan pada campuran analisis industri dan pengalaman langsung berbisnis dengan kandidat.

5. Definisi Persyaratan dan Produksi Dokumen RFP

Tujuan dari RFP adalah untuk mengevaluasi pemasok potensial. Salah satu aturan umum dari RFP adalah semakin proaktif dan preskriptif organisasi end-user dapat mengartikulasikan persyaratan dan tujuannya, semakin baik kontrak yang akan dihasilkan.

6. Tanggapan RFP dan Evaluasi Pemasok

Setelah menerima tanggapan RFP pemasok, metode yang tepat harus digunakan untuk membandingkan proposal dan mengidentifikasi penawaran komersial yang paling menarik dengan tingkat kemampuan terbaik untuk memenuhi persyaratan layanan dan teknologi.

Sebelum menerima tanggapan, tim evaluasi harus menyetujui pembobotan yang diterapkan pada setiap bagian RFP dan setiap persyaratan dalam masing-masing bagian harus diklasifikasikan berdasarkan kepentingan relatifnya.

Evaluasi pemasok yang terperinci harus berfokus pada inovasi, iklan, pemberian layanan, kualitas teknis, jaminan pasokan, dan risiko. Selain itu, evaluasi pemasok harus mencakup: evaluasi kuantitatif (scoring), evaluasi kualitatif (SWOT), analisis komersial, umpan balik referensi dari pelanggan yang sudah ada, dan pandangan pasar eksternal.

7. Negosiasi Kontrak

Langkah selanjutnya adalah menyiapkan draft kontrak dengan serangkaian jadwal lengkap yang dirancang sesuai dengan persyaratan pelanggan. Pemasok pilihan harus diinstruksikan untuk meninjau draf kontrak dan menyediakan veri mark-up yang menyoroti setiap perubahan yang diusulkan.

Setelah itu, pelanggan harus membandingkan pengajuan secara rinci dan memberikan pemasok negosiasi kontrak yang jelas.

8. Merencanakan Transisi dan Transformasi

Persiapan untuk tahap transisi harus dimulai sedini mungkin dan tidak boleh menunggu sampai tanggal dimulainya layanan kontrak. Setelah tanda tangan kontrak, kontrak harus dimobilisasi sesuai dengan yang digariskan dalam ketentuan kontrak. Pemasok harus memberikan rencana transisi dan transformasi secara terperinci selama proses outsourcing yang harus ditinjau dan disepakati selama negosiasi kontrak.

9. Mengembangkan Tata Kelola IT yang Efektif

Tata kelola adalah salah satu alasan utama mengapa layanan yang dikelola IT atau kontrak outsourcing berhasil atau gagal. Tata kelola kontrak yang baik harus mencakup penyampaian manfaat bisnis, layanan yang dikelola dengan baik, dan hubungan pelanggan-pemasok yang baik.

Terralogiq, Konsultan IT Terpercaya Untuk Bisnis

Ingin mengkonsultasikan strategi perusahaan Anda dengan konsultan IT profesional? Terralogiq adalah solusi yang tepat bagi perusahaan Anda.

Sebagai mitra resmi Google Cloud Premier Partner, Terralogiq adalah perusahaan solusi IT yang dipercaya oleh lebih dari 150 klien di seluruh Indonesia. Terralogiq merupakan perusahaan berbasis teknologi yang menyediakan berbagai layanan untuk meningkatkan adaptabilitas perusahaan di era digital, mulai dari location intelligence, geomarketing, geospatial solutions, dan lain-lain.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Terralogiq? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut atau hubungi kami melalui halo@terralogiq.com untuk segera mengonsultasikan kebutuhan perusahaan Anda.