Masih Tagih Customer Pakai Invoice Fisik? Beralihlah ke Invoice Digital, Ini 5 Manfaatnya! 

1 September 2023

Di sektor B2B, penagihan merupakan salah satu proses krusial yang mempengaruhi aliran kas dan hubungan dengan mitra bisnis. Dalam konteks ini, e-Invoice atau invoice digital muncul sebagai solusi modern yang menjanjikan transformasi dalam proses penagihan. 

Dengan menyederhanakan, mempercepat, dan meningkatkan transparansi dalam penagihan, invoice digital memberikan nilai tambah yang signifikan bagi bisnis. Namun, apa saja sebenarnya manfaat konkret yang dapat diperoleh dari penerapan invoice digital ini? 

1. Meningkatkan kecepatan dan efisiensi penagihan

Proses penagihan tradisional itu panjang dan berbelit-belit. Dimulai dari pembuatan, percetakan, hingga pengiriman invoice, semuanya butuh waktu berjam-jam, bahkan berhari-hari. Sebagai contoh, perusahaan besar seperti Siemens bahkan membutuhkan waktu 1 jam hanya untuk mengelola 1 invoice saja.

Dengan beralih ke invoice digital, proses ini bisa diselesaikan dalam hitungan menit. Dokumen bisa diterima dengan cepat dan tanpa hambatan. Sebuah laporan dari Billentis mencatat bahwa perusahaan dapat mengurangi waktu pemrosesan faktur hingga 65% dengan beralih ke invoice digital. Ini bukan hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga meningkatkan kepuasan customer dengan proses penagihan yang mulus dan cepat.

2. Mengurangi tingkat human error saat input invoice

Salah satu tantangan terbesar dalam proses invoice tradisional adalah kesalahan human error. Walaupun ditangani oleh staf yang berpengalaman, kesalahan seperti salah ketik, kelalaian input data, atau kesalahan penghitungan seringkali sulit dihindari, terutama saat volume transaksi sedang banyak. Kesalahan ini, meskipun mungkin tampak sepele, dapat mengakibatkan dampak finansial yang signifikan. Misalnya, kesalahan dalam memasukkan harga produk atau diskon dapat mengakibatkan pendapatan yang kurang atau kelebihan tagihan kepada customer. 

Invoice digital dapat mempermudah bisnis Anda! Mengisi invoice tidak perlu manual, karena data akan terinput otomatis dari data produk, harga dan tempo pembayaran. AR & O2C Network bahkan menjelaskan bahwa kesalahan pada invoice manual berkurang hingga 37% ketika perusahaan beralih ke sistem invoice digital. 

3. Notifikasi otomatis untuk mengingatkan customer

Salah satu kendala umum dalam bisnis, terutama sektor B2B, adalah keterlambatan pembayaran dari customer. Hal ini bukan hanya menyulitkan perusahaan dalam mengelola cash flow, tetapi mereka juga bisa telat membayar supplier mereka karena tidak memiliki dana yang cukup. 

Di sinilah notifikasi otomatis memainkan peran pentingnya. Dengan notifikasi otomatis dari software invoice digital, customer akan mendapatkan pengingat secara berkala tentang jatuh tempo pembayaran, memotivasi mereka untuk segera menyelesaikan tagihannya. Business.com menunjukkan bahwa dengan pendekatan ini, ada peningkatan signifikan pembayaran tepat waktu sebesar 28%. Ini bukan hanya meningkatkan aliran kas, sekaligus mengurangi biaya administratif dan sumber daya yang biasanya diperlukan untuk mengingatkan customer. 

4. Mudah diakses di mana saja 

Banyak pebisnis sering lupa, kalau aksesibilitas menjadi salah satu kunci penting agar invoice cepat dibayar. Bayangkan, Anda seorang pebisnis sibuk yang punya mobilitas tinggi, banyak meeting atau harus ke event. Salah satu hal yang mudah diakses adalah smartphone. Karena itu, invoice digital hadir sebagai solusi karena bisa dikirim ke mana saja termasuk smartphone. 

Dengan begitu, semua informasi dapat diakses secara real-time melalui perangkat mobile atau laptop, kapan saja dan di mana saja. Forrester Research menemukan bahwa 60% dari perusahaan B2B yang sudah beralih ke sistem digital mengatakan aksesibilitas adalah salah satu manfaat utamanya. Selain itu, dengan kemudahan akses ini, kolaborasi antar tim menjadi lebih lancar. Misalnya, tim finance dan sales dapat bekerja sama dengan lebih efisien dalam memantau dan menangani faktur yang belum lunas, mempercepat proses penagihan dan meningkatkan cash flow.

5. Terkorelasi dengan laporan keuangan secara otomatis

Zaman sekarang, invoice digital terintegrasi langsung dengan laporan keuangan. Dengan begitu, setiap transaksi akan diproses ke dalam laporan keuangan secara otomatis. Anda tidak perlu lagi memasukkan data-data ke dalam excel.  Ini sekaligus mengurangi resiko kesalahan input data yang bisa terjadi. 

Selain itu, Anda dapat memantau keuangan bisnis secara langsung, karena data tersaji secara real-time mulai dari keuntungan dalam seminggu/sebulan/setahun hingga jumlah piutang/hutang yang Anda miliki. Dengan begitu, pengambilan keputusan menjadi 65% lebih cepat dan tepat, menurut studi PriceWaterHouseCoopers (PWC). 

Kesimpulan

Dalam era digital saat ini, penerapan invoice digital dalam bisnis B2B bukan lagi sekadar tren, melainkan sebuah kebutuhan yang membawa sejumlah keuntungan signifikan. Dari meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses penagihan, mengurangi kesalahan manual, memberikan notifikasi otomatis, hingga memastikan aksesibilitas yang tinggi, solusi ini telah terbukti dapat mengoptimalkan aliran kas dan memperkuat hubungan dengan mitra bisnis. 

Oleh karena itu, bagi perusahaan yang masih berpegang pada metode penagihan tradisional, saatnya untuk mempertimbangkan beralih ke sistem invoice digital. Investasi dalam teknologi ini tidak hanya akan meningkatkan produktivitas dan efisiensi, tetapi juga memastikan perusahaan tetap relevan dan kompetitif di pasar yang semakin dinamis.

*Artikel ini hasil kerjasama Paper.id & Terralogiq