Cara Mudah Mengelola Inventaris dengan Inventory Management

15 Juli 2023

Dalam proses memenuhi kebutuhan dan permintaan konsumen, perusahaan perlu memiliki sistem pengelolaan penyediaan barang yang terencana. Dengan sistem yang terencana, perusahaan mampu menjaga keberlanjutan bisnis hingga mencegah kerugian. Selain itu, perusahaan dapat mengoptimalkan kebutuhan produksi dan penjualan dalam pendistribusian kepada calon konsumen. Meskipun sudah terjun dalam dunia bisnis, apakah Anda mengetahui istilah inventory management?

Bagaimana jadinya jika Anda memiliki usaha tanpa adanya pengelolaan yang terencana? Mungkin bisa saja usaha yang Anda miliki tidak berjalan sesuai sasaran, atau mungkin Anda mengalami kerugian dalam proses produksi. Oleh karena itu, Anda memerlukan sebuah sistem yang mengatur pengelolaan dan mengontrol persediaan, pencarian, dan penyimpanan bahan mentah maupun barang jadi. Dengan melakukan inventory management, Anda mampu melakukan pengecekan barang dengan sistem otomatis dan melakukan tracking barang yang ada.

Dalam artikel ini, kami akan membahas segala sesuatu tentang inventory management untuk Anda. Simak artikel ini untuk mempelajari lebih lanjut.

Key Takeaways:

Inventory management merupakan sebuah program yang berguna untuk mengatur sistem penyimpanan dan pengecekan barang.
Terdapat beberapa metode penggunaan inventory management yaitu safety stock inventory, economic order quantity (EOQ), material requirement planning (MRP), just in time (JIT), first in, first out (FIFO) dan last in, first out (LIFO).
Penggunaan inventory management memberikan manfaat untuk pengoptimalisasian penyimpanan dan pengecekan barang secara otomatis.

Table of Contents

Inventory Management

Pada dasarnya inventory management mengacu pada proses pemesanan, penyimpanan, penggunaan, dan penjualan persediaan perusahaan. Dalam prosesnya dapat meliputi pengelolaan bahan mentah, komponen, dan produk jadi hingga pergudangan dan pemrosesan barang. Rangkain proses ini dapat membantu memproyeksikan kebutuhan pembeli dan memperkirakan inventaris untuk memenuhi kebutuhan. Cara tersebut dapat berguna untuk merancang persediaan dan meningkatkan efisiensi dalam perolehan keuntungan.

Salah satu aset yang paling berharga dalam perusahaan adalah inventaris atau persediaan, dimana mengacu pada bahan baku untuk produksi dan jual beli. Perputaran persediaan menjadi kunci untuk menghasilkan pendapatan pada perusahaan, kekurangan persediaan juga menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Disisi lain, jumlah persediaan yang terlalu banyak dalam kurun waktu yang lama bukanlah hal yang baik untuk perusahaan. Sebab adanya tantangan yang hadir seperti biaya pembusukan, biaya penyimpanan, dan ancaman barang usang. Oleh karena itu, inventory management memiliki peran yang krusial dalam sebuah rantai persediaan. Bagi Anda yang ingin memulai bisnis, perlu memperhatikan rancangan inventory management agar dapat meminimalisir risiko.

Tujuan Penggunaan Inventory Management

Berikut beberapa tujuan penggunaan inventory management yang perlu Anda perhatikan agar bisnis dapat berkelanjutan dan meminimalisir risiko kekurangan bahkan kelebihan barang.

1. Stock Control

Dengan sistem controlling persediaan barang, perusahaan dapat mengetahui berapa banyak produk yang tersedia untuk diproses dalam rangkaian produksi agar memenuhi permintaan konsumen.

2. Pengoptimalan Produktivitas

Berbagai kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan transaksi dapat dilakukan secara otomatis menggunakan inventory management, sehingga karyawan dapat berfokus pada tugas lainnya. Pencatatan jumlah persediaan dan laporan bisa Anda kelola dengan mudah menggunakan inventory management.

3. Penyimpanan Data Terpusat

Banyaknya persediaan yang harus dikelola menjadi tantangan dalam melacak ketersediaan barang dan pengelolaan pesanan. Sehingga Anda perlu menggunakan sistem inventory management untuk ketersediaan barang dan memungkinkan pemantauan lokasi barang di area yang berbeda.

4. Menghemat Biaya

Tujuan penggunaan inventory management adalah membantu perusahaan dalam meminimalisir risiko kerugian yang disebabkan oleh human error, persediaan yang berlebih, pembelian barang yang tidak perlu, dan lain-lain. Dengan menggunakan sistem yang terpusat, Anda tidak perlu menghabiskan uang untuk sistem tambahan. Semua dapat dioptimalisasikan dengan inventory management secara mudah.

5. Meningkatkan Kepuasaan Pelanggan

Sistem inventory management menyediakan fitur informasi real time untuk memastikan pesanan diproses dengan benar dan diterima oleh konsumen. Sistem ini memberikan detail informasi terkait pengiriman pesanan hingga sampai ke tangan konsumen. Hal ini dapat membantu peningkatan kepuasaan konsumen dalam layanan yang diberikan oleh perusahaan.

5 Metode Inventory Management yang Dapat Digunakan Dalam Perusahaan

Terdapat lima metode yang bisa digunakan sesuai dengan kebutuhan produk dan jenis usaha. Anda bisa menggunakan metode ini dengan menyesuaikan besar kecilnya perusahaan dan strategi bisnis yang Anda rancang.

1. Safety Stock Inventory

Dalam metode ini, perusahaan perlu memesan persediaan barang dengan jumlah yang lebih banyak dari permintaan konsumen. Hal ini berguna untuk menghindari resiko kekurangan pasokan barang jika nantinya ada permintaan lebih dari konsumen.

**2. Economic Order Quantity (EOQ)**

Metode ini menggunakan cara untuk mengetahui jumlah pembelian ideal dengan memperhitungkan beberapa variabel seperti biaya produksi, tingkat permintaan, dan lain-lain. Tujuannya untuk mengurangi biaya dengan mengetahui jumlah maksimum produk, sehingga perusahaan dapat memproduksi barang dengan jumlah yang paling mendekati permintaan.

**3. Material Requirement Planning (MRP)**

Dalam metode material requirement planning (MRP), persediaan barang tergantung pada perkiraan penjualan. Sehingga perusahaan harus mendata penjualan secara akurat agar dapat merancang kebutuhan persediaan dan pemesanan barang kepada pemasok.

**4. Just In Time (JIT)**

Just in time (JIT) merupakan metode yang mengatur pemesanan bahan dari pemasok dengan menyesuaikan jadwal produksi perusahaan. Metode ini berguna untuk menekan biaya persediaan pemesanan yang tidak tepat waktu, serta mengurangi resiko kerusakan barang jika ada kendala dalam proses produksi.

**5. First In, First Out (FIFO) dan Last In, First Out (LIFO)**

Metode ini digunakan dalam inventory control untuk mengetahui biaya penyimpanan guna menjaga persediaan barang dalam kondisi yang baik. Pada metode FIFO, penjualan stok lama akan didahulukan untuk menjaga kebaruan persediaan. Sedangkan LIFO, mendahulukan penjualan barang baru supaya kualitas tetap terjaga sampai tangan konsumen.

5 Langkah Mengoptimalkan Kualitas Pengelolaan Persediaan dengan Inventory Management

Dengan mengoptimalkan kualitas pengelolaan persediaan, Anda dapat dapat menggunakan sumber daya sesuai dengan kebutuhan. Berikut langkah-langah pegoptimalisasian persediaan barang.

1. Mengontrol Tingkat Persediaan

Anda perlu mengatur persedian barang dengan menyesuaikan permintaan dan kebutuhan, tidak terlalu banyak maupun sedikit. Menyimpan barang yang berlebihan dapat menimbulkan risiko keusangan dan penurunan kualitas. Sedangkan kekurangan stok dapat menghambat proses produksi barang dan membuat pelanggan kecewa. Oleh karena itu, Anda memerlukan sistem otomatis yang memungkinkan pengaturan tingkat persedian barang. Dengan inventory management, Anda tidak perlu repot memesan ulang barang jika stok persediaan berkurang.

2. Gunakan Metode FIFO & FEFO untuk Tata Kelola Persediaan

Mungkin istilah FIFO (First In, First Out), sudah sering Anda dengar dalam dunia bisnis. Istilah ini merupakan sebuah metode yang banyak digunakan dalam perusahaan ritel dan grosir. Produk stok lama yang sudah tersimpan dalam penyimpanan akan dijual terlebih dahulu dengan metode ini.

Sedangkan FEFO (First-Expired-First-Out), mengharuskan Anda untuk mengutamakan penjualan produk yang memiliki masa kadaluarsa lebih cepat. Metode ini sebenarnya hampir mirip dengan FIFO, dengan memastikan penjualan produk yang berkualitas dan memiliki masa pakai yang cukup panjang kepada konsumen.

**3. Melakukan Stock Opname dengan Sistem Manajemen Otomatis**

Permasalahan selisih jumlah barang entah karena rusak ataupun hilang, sering dijumpai hampir dalam segala bidang usaha. Oleh karena itu, Anda memerlukan sistem manajemen persediaan yang berjalan secara otomatis. Sistem ini dapat membantu menghemat biaya, waktu, dan tenaga. Melalui sistem inventory management, Anda dapat membuat laporan persediaan secara real time, memantau persediaan dan perpindahan barang, bahkan dapat memprediksi kebutuhan.

4. Mengoptimalkan Manajemen Supplier

Salah satu hal yang perlu Anda perhatikan adalah meningkatkan manajemen supplier untuk mengoptimalkan manajemen persediaan barang. Pastikan Anda mengetahui waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan ulang, dan jangan lupa untuk mendokumentasikan kesepakatan dengan pemasok. Dengan inventory management, Anda bisa menyimpan seluruh data transaksi dan kontrak kesepakatan hingga pengiriman penawaran melalui supplier portal.

5. Melakukan Audit secara Bertahap

Sebagai pelaku bisnis, Anda perlu melakukan audit secara berkala dalam sebulan, trimester, triwulan, atau bahkan setahun sekali. Audit bisa dilakukan dengan bermacam metode seperti perhitungan siklus, persediaan fisik, dan pengecekan di tempat. Untuk mempermudah, Anda bisa menggunakan sistem inventory management untuk mengelola secara otomatis.

Strategi Meningkatkan Efisiensi Operasional Bisnis

Dalam meningkatkan efisiensi operasional bisnis, hal utama yang bisa Anda lakukan adalah melakukan manajemen inventaris. Berikut strategi yang bisa Anda gunakan.

**1. Gunakan Software Enterprise Resource Planning yang Dirancang untuk Inventory management.**

Banyak perusahaan kecil yang awalnya menggunakan spreadsheet untuk mengelola jumlah persediaan barang. Seiring perkembangannya, perusahaan beralih ke alat manajemen inventaris dasar yang memungkinkan pelacakan dan pemantauan barang. Meningkatkan software ERP akan terbukti lebih bermanfaat dan memungkinkan perusahaan untuk menangani rantai persediaan dan proses pemesanan dari satu sistem.

2. Menggunakan Sistem Otomatis Inventory Management

Menghitung persediaan secara manual bukanlah hal yang efektif dan membutuhkan waktu yang lama. Data yang tidak akurat dapat menyebabkan hilangnya pendapatan dan juga ketidakpuasan pelanggan. Pada perusahaan kecil dengan sumber daya yang terbatas, waktu tersebut dapat digunakan dengan produktif untuk kegiatan yang berorientasi pada pertumbuhan. Oleh karena itu, Anda dapat menambahkan teknologi lain untuk mengotomatiskan manajemen inventaris.

Dengan menggunakan barcode, dapat membantu Anda memproses persediaan yang masuk dengan cepat dan akurat. Teknologi ini menyederhanakan manajemen inventaris dan memberikan informasi real time tentang tingkat persediaan dan penjualan. Selain itu, bisa juga menggunakan sistem radio frequency identification (RFID), sistem ini berguna untuk mengontrol penyimpanan secara otomatis

**3. Manfaatkan Data & Analitik Real-Time untuk Mengoptimalkan Manajemen Inventaris**

Dengan menggunakan real time dalam inventory management, Anda dapat memprediksi jumlah persediaan optimal yang diperlukan untuk memenuhi permintaan di masa mendatang. Selain itu, Anda dapat meningkatkan layanan dengan memberikan informasi ketersediaan barang secara akurat.

4. Gunakan Alat Perencanaan Permintaan untuk Memperkirakan secara Akurat

Inventory management ERP menjadi solusi Anda dalam memperkirakan permintaan di masa yang akan datang, sistem ini menggunakan data historis sebagai alat prediksinya. Perkiraan penjualan yang akurat memungkinkan Anda memasarkan bisnis secara efektif ke segmen pelanggan tertentu.

5. Memadukan Teknologi Seluler untuk Pembaruan Inventaris secara Real Time

Dengan memadukan teknologi seluler, dapat meningkatkan efisiensi data persediaan secara akurat dan terkini. Anda bisa memindai barang masuk, berpindah, dan keluar dari penyimpanan.

Inovasi Terbaru Teknologi Inventory Management pada Bisnis

1. Gudang Hybrid

Penggunaan gudang hybrid atau hybrid warehousing merupakan gudang online yang dimiliki oleh pihak ketiga guna menyimpan persediaan barang. Saat terjadi transaksi, pihak gudang akan mengirimkan kepada konsumen dengan nama toko Anda. Hal ini mempermudah Anda untuk tidak memiliki gudang penyimpanan sendiri.

2. Sistem Barcode

Jika Anda memiliki lebih dari satu bisnis dan ingin meningkatkan potensi penjualan, maka Anda perlu melakukan pengelolaan persediaan barang dengan terstruktur. Banyak pebisnis yang sering menggabungkan jenis produk di dalam gudang, sehingga persediaan kurang rapi dan sulit untuk menemukan produk yang dibutuhkan. Oleh karena itu, penggunaan sistem barcode dalam inventory management dapat membantu Anda untuk mengkategorikan produk dengan rapi.

3. Aplikasi Inventory Management

Menggunakan aplikasi inventory management, dapat membantu memperkirakan permintaan pasar untuk masa yang akan datang serta memprediksi jumlah persediaan barang. Dengan sistem inventory management, Anda bisa menjalankan bisnis dengan proses yang sederhana dan lebih efisien.

Peran Terralogiq dalam Menjaga Kelancaran Bisnis

Untuk membantu perusahaan dalam pengelolaan persediaan, perlu adanya sistem yang terintegrasi secara otomatis dan sederhana. Dengan Terralogiq, Anda dapat mengatur aset perusahaan dengan mudah dalam satu sistem inventory management.

Terralogiq menghadirkan sistem manajemen aset yang berguna untuk mengelola dan melacak aset perusahaan. Selain itu, dapat mendeteksi dan mengarahkan ke lokasi, serta menyimpan informasi dan status. Fitur tersebut juga dapat membaca biaya perawatan yang diperlukan. Terralogiq menghadirkan tiga fitur utama manajemen aset, apa sajakah fitur tersebut?

Web portal CMS
Mobile apps
Executive dashboard

Tidak hanya itu, Terralogiq juga menyediakan solusi pemetaan modular dan mobilitas untuk unit bisnis perbankan. Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai Terralogiq? Klik link berikut untuk informasi lebih lanjut atau hubungi kami melalui alamat email halo@terralogiq.com.