Zalora: Mendukung transformasi dari startup menjadi bisnis multinasional dengan Google Workspace

Studi Kasus

Bagi peritel fashion online Zalora, beranjak dari startup menjadi bisnis dengan 26 juta pengguna di enam negara di Asia Tenggara dan sekitarnya bukanlah proses yang mudah. Salah satu keputusan paling awal dan penting bagi peritel ini adalah memilih rangkaian aplikasi produktivitas dan kolaborasi untuk menjalankan bisnis.

"Google Workspace mudah dibeli dan memenuhi persyaratan bisnis awal kami," ujar Karthik Subramanian, Chief Technology Officer, Zalora.

Namun, keputusan yang bijak ini semakin terlihat ketika para pendiri Zalora mulai membangun hubungan dengan merek-merek yang akan dijual melalui situs web dan aplikasi selulernya. "Kami harus mengelola operasi gudang kami yang terus berkembang, namun kami tidak memiliki tim teknologi dan tidak mampu membeli sistem perencanaan sumber daya perusahaan," ujar Subramanian. "Sementara itu, kami bisa menggunakan Sheets untuk mengontrol inventaris kami."

Google Workspace menyediakan sistem manajemen gudang

Zalora telah mengatur gudangnya dengan sistem rak dan penomoran untuk mengatur kotak produk dengan kode batang. Bisnis ini dapat memasukkan data lokasi produk secara manual ke dalam spreadsheet untuk memudahkan pencarian. Sistem ini mendukung Zalora untuk tahun pertama operasinya, dan saat bisnis ini berkembang hingga 1.000 pesanan per hari.

Berkolaborasi dalam satu dokumen

"Salah satu keistimewaan Sheets adalah fakta bahwa aplikasi ini memungkinkan kami untuk mengerjakan satu spreadsheet di beberapa workstation," ujar Subramanian. "Fitur berbagi dan mengedit Google Spreadsheet sangat membantu karena kami tidak perlu mengirim email dengan versi spreadsheet yang berbeda."

Demikian pula, fitur berbagi dan mengedit di Docs berarti bahwa di masa-masa awal Zalora, para pendirinya bisa duduk di kedai kopi di Manila, Jakarta, atau lokasi lain dan mengedit dokumen secara real time sambil melakukan panggilan video. "Kami bisa melakukan hal yang sama dengan Slide untuk presentasi, presentasi pemegang saham, apa saja!" kata Subramanian. "Banyak dari kasus-kasus penggunaan ini telah menjadi bagian dari DNA Zalora dan terus memengaruhi cara kami berbisnis saat ini."

Subramanian dan anggota tim Zalora lainnya secara teratur membuat presentasi menggunakan kombinasi Slide dan Spreadsheet. "Kami bisa melakukan hal-hal keren seperti menyematkan slide di beberapa presentasi dan membuat slide master yang menggabungkan data dari Spreadsheet yang diperbarui secara langsung," kata Subramanian. "Hal-hal tersebut tidak dapat Anda lakukan di tempat lain."

Satu domain email

Aplikasi Google Workspace lainnya kini mendukung operasi Zalora yang menjangkau Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Filipina, Singapura, dan Taiwan. Bisnis ini sekarang menggunakan Gmail untuk menjalankan satu domain yang mencakup 1.500 karyawan di seluruh tim dan lokasinya.

Filter spam Gmail juga sangat efektif dalam menghentikan kotak surat Zalora dibanjiri oleh spam; hampir 90% email yang diterima oleh bisnis ini adalah email yang tidak diinginkan. Bisnis ini telah mengaktifkan verifikasi 2 langkah untuk memberikan perlindungan tambahan pada akun Gmail karyawan.

Sistem masuk tunggal ke beberapa sistem

Selain itu, Google Workspace membantu meminimalkan kerumitan dan administrasi yang terkait dalam memberikan akses ke sistem kepada karyawan. Zalora menggunakan Google Workspace sebagai direktori pengguna dengan jembatan autentikasi yang berjalan ke semua platformnya. "Berkat Google Workspace, kami tidak mengalami masalah dengan nama pengguna dan kata sandi yang berbeda untuk sistem yang berbeda," kata Subramanian. "Jadi, setiap kali seseorang bergabung dengan perusahaan, mereka menerima satu nama pengguna dan kata sandi Google untuk mengakses proses verifikasi dua langkah dan masuk ke sistem apa pun yang diizinkan oleh jabatan mereka.

"Pada hari mereka meninggalkan perusahaan, saya menonaktifkan akses mereka. Hal ini membuat seluruh proses manajemen siklus hidup karyawan menjadi sangat mudah bagi kami."

Anggota tim Zalora juga sangat menggunakan Kalender untuk mengunci rapat, termasuk memesan ruangan yang sering digunakan di 16 lokasi kantornya.

Mendigitalkan bisnis

Terakhir, fitur penyimpanan file, berbagi, dan keamanan Drive memberikan nilai yang sangat besar bagi bisnis. "Kami telah menjalankan bisnis dengan Google Drive selama beberapa tahun dan penggunaannya jauh melampaui tim teknologi kami," ujar Subramanian.

“Misalnya, pemasok kami berbagi foto raw dan kontrak dengan kami melalui Google Drive, sehingga karyawan kami tidak perlu lagi membawa-bawa map dan setumpuk dokumen.”

Drive juga menyediakan kemampuan kepatuhan dan audit yang meminimalkan risiko hilangnya file atau informasi berharga dari bisnis.

"Google Drive berperan penting dalam mendigitalkan bisnis kami," tambah Subramanian.

"Zalora terus menggunakan aplikasi Google Workspace untuk menciptakan efisiensi dan meningkatkan keterlibatan karyawan. Saat ini, Zalora sedang mengembangkan intranet menggunakan Sites, dan Subramanian mengatakan bahwa aplikasi ini sangat menyederhanakan proyek tersebut.

"Secara keseluruhan, kami mendapatkan banyak manfaat dari Google Workspace dan seluruh ekosistem Google," ujar Subramanian. "Kami telah menambahkan produk secara progresif dan masing-masing produk telah memberikan nilai tambah. Google Workspace kini menjadi tulang punggung bisnis dan kunci untuk mewujudkan ambisi kami menjadi destinasi fashion online dengan pertumbuhan tercepat di Asia Tenggara dan sekitarnya."

*Seperti yang dikutip dari https://workspace.google.com/intl/en_id/customers/zalora-gsuite.html (13/09/2021)