Studi Kasus
Samudera Indonesia adalah perusahaan transportasi kargo dan logistik terintegrasi yang didirikan pada tahun 1964. Perusahaan ini dimulai pada awal tahun 1950-an sebagai agen pelayaran internasional. Samudera Indonesia mempekerjakan sekitar 6.000 karyawan di enam lini bisnis, termasuk pelayaran, logistik, pelabuhan, galangan kapal, properti, dan jasa.
Dengan visi menghubungkan bangsa, Samudera Indonesia secara aktif berekspansi ke pasar dan segmen bisnis baru. Strategi perusahaan meliputi pertumbuhan organik, usaha patungan, dan akuisisi. Namun, seiring dengan pertumbuhan Samudera Indonesia, produk dan platform email berkembang pesat di seluruh bisnis, dengan tim Informasi Teknologi (IT) yang mencurahkan lebih banyak waktu untuk mengelola sistem email dan infrastruktur terkait. Beban kerja terus bertambah karena adanya insiden yang mengganggu kinerja dan ketersediaan. Selain itu, sistem emailnya hanya memiliki penyimpanan yang terbatas karena investasi yang dibutuhkan untuk menambah kapasitas, sehingga meningkatkan risiko karyawan tidak menerima email penting secara tepat waktu, atau tidak sama sekali.
Hal ini dapat menunda tanggapan terhadap pertanyaan penting dan menghambat adopsi Samudera Indonesia dalam menerapkan praktik kerja yang modern dan fleksibel.
“Alasan utama kami menggunakan Google Workspace adalah karena fitur dan fungsionalitasnya yang unggul, kesesuaiannya dengan budaya dan proses bisnis kami, serta biayanya.”
Andri Wisnu Gunawan, Staf Direktur Utama untuk Pengembangan Informasi Teknologi (IT), Samudera Indonesia
Akuisisi memicu perubahan
Tahun lalu, akuisisi perusahaan lain menjadi katalisator yang mendorong tim Informasi Teknologi (IT) untuk menemukan cara yang lebih baik dalam mengintegrasikan tenaga kerja dan sistemnya dengan sistem Samudera Indonesia. Perusahaan memutuskan untuk mengkonsolidasikan berbagai sistem email ke dalam satu sistem dan menyediakan aplikasi tenaga kerja yang dapat meningkatkan produktivitas dan inovasi. Samudera Indonesia dengan cepat memutuskan bahwa aplikasi berbasis cloud dapat meminimalkan beban pengelolaan infrastruktur pada tim Informasi Teknologi (IT), memungkinkan bisnis untuk mengendalikan biaya, dan memungkinkan integrasi yang mulus bagi karyawan baru.
Samudera Indonesia melakukan tinjauan komprehensif terhadap aplikasi berbasis cloud. Perusahaan dengan cepat memutuskan bahwa Google Workspace paling sesuai dengan kebutuhannya. "Alasan utama kami menggunakan Google Workspace adalah fitur dan fungsionalitas aplikasi yang unggul, keselarasan dengan budaya dan proses bisnis kami, serta biaya," jelas Andri Wisnu Gunawan, Staf Direktur Utama Pengembangan Informasi Teknologi (IT) Samudera Indonesia.
Perusahaan memutuskan untuk memigrasikan 3.100 akun email karyawannya ke Google Workspace dan menyelesaikan proyek ini hanya dalam waktu beberapa bulan. Dengan bantuan dari tim akun dan teknis Google, Samudera Indonesia menyelesaikan proyek ini tepat waktu dan sesuai anggaran. "Kami membuat dan mendistribusikan sejumlah besar informasi untuk membantu proses migrasi ini," jelas Gunawan.
“Kesederhanaan sistem ini membuatnya mudah diterapkan dan digunakan oleh karyawan kami. Kami hanya membutuhkan waktu 2,5 bulan untuk menerapkannya ke 3.100 pengguna di 27 kota di Indonesia dan 6 negara di Asia Pasifik.”
Andri Wisnu Gunawan, Staf Direktur Utama untuk Pengembangan Informasi Teknologi (IT), Samudera Indonesia
Tim juga melakukan latihan penerimaan pengguna secara ekstensif. Ini termasuk memilih 400 karyawan untuk mengikuti pelatihan intensif untuk bertindak sebagai pemimpin dan advokat untuk adopsi Google Workspace yang lebih luas di seluruh bisnis.
"Kesederhanaan sistem ini membuatnya mudah diterapkan dan digunakan oleh karyawan kami," ujar Gunawan. "Kami hanya membutuhkan waktu 2,5 bulan untuk menerapkannya ke 3.100 pengguna di 27 kota di Indonesia dan 6 negara di Asia Pasifik."
Akses seluler yang disampaikan
Konsolidasi ke Gmail adalah landasan dari proyek Google Workspace. Seluruh 3.100 karyawan kini menggunakan sistem email intuitif yang menggabungkan fitur-fitur seperti tab yang dapat disesuaikan sehingga mereka dapat dengan cepat melihat apa yang baru dan memilih email apa yang akan dibaca dan kapan. Mereka dapat dengan mudah menyinkronkan dan mengakses email dari ponsel pintar dan tablet serta PC dan notebook, sehingga memungkinkan mereka untuk merespons pesan dengan cepat saat di perjalanan.
Karyawan juga dapat menggunakan Kalender untuk menjadwalkan janji temu termasuk Google Meet untuk bertemu dengan hingga 15 pihak internal atau eksternal dengan menggunakan suara saja atau video atau kombinasi keduanya langsung dari perangkat. Mereka juga dapat menggunakan aplikasi Google Workspace untuk mengedit slide, spreadsheet, atau dokumen dari lokasi yang berbeda. Semua perubahan dapat dimasukkan ke dalam satu Dokumen, Slide, atau Lembar secara real time. Hal ini menghilangkan kebutuhan karyawan untuk mengedarkan beberapa versi untuk input dan persetujuan, sebuah proses yang memakan waktu dan rentan terhadap masalah kontrol versi.
“Drive menyediakan satu lokasi yang mudah diakses untuk file-file penting. Anggota tim kini bisa langsung mengetahui di mana file-file tersebut berada, tanpa perlu memeriksa beberapa sistem atau lokasi untuk menemukannya.”
Andri Wisnu Gunawan, Staf Direktur Utama untuk Pengembangan Informasi Teknologi (IT), Samudera Indonesia
Bermigrasi ke domain tunggal
Selain membantu mentransformasi Samudera Indonesia menjadi tempat kerja modern, Google Workspace juga memungkinkan bisnis untuk mengadopsi lingkungan yang lebih terpadu untuk berkolaborasi. Hal ini telah membantu meminimalkan kebingungan bagi perusahaan yang ingin berbisnis dengan Samudera Indonesia, membantu mengoptimalkan kinerja mesin pencari, serta mengurangi waktu dan sumber daya yang didedikasikan untuk mengelola beberapa domain.
Kapasitas penyimpanan tingkat perusahaan, keamanan yang ditingkatkan, dan ketersediaan Drive telah meyakinkan beberapa direktur untuk memindahkan semua file bisnis mereka ke layanan ini. "Drive menyediakan satu lokasi yang mudah diakses untuk file-file penting," jelas Gunawan. "Anggota tim kini bisa langsung mengetahui di mana file-file tersebut berada, tanpa perlu memeriksa beberapa sistem atau lokasi untuk menemukannya. Selain itu, direktur unit bisnis kami bisa merasa yakin bahwa file-file tersebut terlindungi dengan baik dari ancaman eksternal.
Mengurangi biaya sistem dan infrastruktur
Dengan menggunakan Google Workspace, Samudera Indonesia dapat mengurangi biaya sistem email dan infrastruktur sebesar 26 persen. "Dengan Google Workspace, kami dapat mengkonsolidasikan berbagai platform email yang mendukung 3.100 karyawan ke dalam satu platform email," jelas Gunawan. Perusahaan tidak pernah mengalami insiden atau pemadaman sejak beralih ke Google Workspace, sehingga meminimalkan gangguan dan membangun kepercayaan diri karyawan bahwa produk ini dapat memenuhi kebutuhan mereka.
Keyakinan ini telah berkembang menjadi dukungan yang semakin besar bagi tim Informasi Teknologi (IT) Samudera Indonesia. Departemen Informasi Teknologi (IT) kini dipandang sebagai penggerak bisnis utama, bukan lagi sebagai penjaga gerbang atau fungsi yang didedikasikan untuk mendukung aktivitas dasar.
Dengan keberhasilan penerapan Google Workspace, tim Informasi Teknologi (IT) Samudera Indonesia kini menjajaki peluang yang dapat diberikan oleh produk-produk Google Cloud Platform seperti BigQuery dan Cloud Machine Learning Engine kepada bisnisnya.
“Google Workspace telah memungkinkan kami untuk membawa bisnis kami ke era baru dan dengan mudah menyerap akuisisi baru atau mendukung usaha baru," kata Gunawan. "Kami sangat senang dengan manfaat yang diberikan oleh produk ini.”
*Seperti yang dikutip dari https://workspace.google.com/intl/en_id/customers/samudera.html (13/09/2021)