Apa itu Google Spaces dan Bagaimana Menggunakannya?

24 Mei 2022

Pada bulan Juni 2021 lalu, Google mengumumkan bahwa ‘Rooms’ di Google Chat akan berevolusi menjadi ‘Spaces’. Sebagai bagian dari evolusi tersebut, 8 September 2021, setiap pengguna yang telah mengaktifkan fitur Google Chat di setelan Gmail mereka akan mulai melihat istilah ‘Rooms’ yang otomatis diperbarui menjadi ‘Spaces’.

Dan ya, selama beberapa bulan mendatang, space akan ditingkatkan dengan sejumlah fitur baru seperti threading topik sebaris, space yang dapat ditemukan, serta peningkatan peran dan moderasi pengguna. Baca lebih lanjut tentang pengalaman luar angkasa yang akan datang.

Apa itu Google Spaces?

Google Spaces merupakan sebuah aplikasi yang ada dalam rangkaian platform produktivitas pada Google Workspace (yang sebelumnya bernama G Suite). Fungsi utamanya adalah sebagai media komunikasi dan diskusi untuk internal perusahaan. Aplikasi ini memungkinkan seluruh elemen perusahaan untuk bisa berinteraksi secara langsung, termasuk pimpinan dengan para karyawannya baik sesama divisi atau lintas divisi lain.

Google Spaces merupakan bagian dari rencana Google dalam membangun ekosistem hybrid yang lebih dinamis. Spaces disebutkan dapat memudahkan komunikasi perusahaan, terutama yang berkaitan dengan proyek, update perkembangan perusahaan, hingga membangun kerja dan proyek tim.

Update mengenai Google Spaces

Terdapat berbagai update terbaru pada Google Spaces di bulan Februari 2022 lalu, Google juga mengumumkan update terbaru mengenai fitur Spaces. Disebutkan, kini Spaces memiliki kapabilitas untuk membantu para penggunanya tidak agar tidak sekedar berkomunikasi, tapi juga untuk melakukan kolaborasi. Karena fitur Google Spaces sekarang memang telah terintegrasi dengan berbagai produk Google Workspace lainnya seperti Gmail, Calendar, Drive, Docs serta Meet.

Google juga meningkatkan kemampuan pencarian (search), discoverability, serta kepatuhan dan keamanan tingkat perusahaan, hal ini juga termasuk dalam perlindungan data, pencegahan kehilangan data (data loss prevention), dan dukungan Vault.

Tentunya dengan perubahan pada Google Spaces ini akan memberikan pengalaman kolaborasi yang berskala besar dengan mencerminkan bagaimana cara kerja dunia saat ini. Spaces menyediakan suatu layanan terpusat yang mengajak seluruh anggota tim terlibat dalam diskusi yang berbasis topik, berbagi pengetahuan serta ide, mengembangkan proyek, membangun komunitas dan kultur kerja tim yang lebih baik lagi.

Fitur Google Spaces

Anda dapat menggunakan Spaces di Google Workspace agar semua orang berada di tempat yang sama untuk mendiskusikan topik atau proyek tim. Ruang-ruang ini dapat dikelola oleh admin atau pembuat ruang. Anggota dapat mengikuti utas percakapan, berkolaborasi dalam dokumen, dan mengatur rapat di semua tempat.

Jadi terdapat perbedaan ketika Anda menggunakan Spaces dan percakapan grup atau Group conversation yaitu:

• Google Spaces: Tempat sentral di mana orang-orang dapat berbagi file, menetapkan tugas dan selalu tetap terhubung.
• Percakapan grup (Group conversation): Mengobrol langsung dengan grup. Misalnya, menggunakan percakapan grup untuk berdiskusi singkat setelah rapat.

Tapi tahukah Anda perbedaan signifikan yang dimiliki Google Spaces dibanding aplikasi Group conversation? Ketika membuat Spaces Anda diminta menunjuk seorang administrator. Tapi secara default si pembuat Spaces lah yang menjadi administrator. Jadi tiap Spaces memiliki manajer nya masing-masing. Berikut role menurut penetapan Space manager adalah untuk:

• Space Management: Pengelola Spaces yang dapat mengedit nama, deskripsi, dan pedoman pada Spaces.
• Assign Chat Roles: Pengelola Spaces dapat menetapkan hak pengelolaan kepada pengguna lain.
• Member Management: Pengelola Spaces dapat menambahkan atau menghapus pengguna dari Spaces.
• Message Control: Pengelola Spaces dapat menghapus pesan.

Best Practice Google Spaces

Sebelum membuat Spaces, bekerja samalah dengan pembuat Spaces atau administrator Anda untuk menentukan:

1. Cakupan ruang pembicaraan dan topik.
2. Tingkat akses berdasarkan Spaces yang digunakan, apakah akan tertutup untuk tim, suatu proyek, dan grup tertentu, atau bahkan terbuka untuk diskusi yang lebih luas.
3. Buat deskripsi yang jelas tentang untuk apa Spaces itu digunakan. Deskripsi Spaces akan memudahkan para pengguna menemukan Spaces Anda melalui kolom pencarian (search).
4. Buat seperangkat pedoman (guidelines) untuk Spaces Anda. Jika Anda memiliki manajer Spaces, diskusikan pedoman dengan mereka, karena mereka yang akan menegakkannya. Jika Spaces nya kecil, Anda mungkin tidak memerlukan panduan (guidelines).

Contoh penggunaannya dalam Perusahaan

Berikut beberapa contoh penerapan Spaces dalam ruang ligkup perusahaan yang bisa Anda terapkan juga:

• Company culture group
• Team group space
• Project planning space
• Company sports team
• Company news
• Watercooler space
• New hires space
• IT help
• Company feedback

Manfaat penggunaan Google Spaces

Pada bisnis kehadiran Google Spaces ini akan membantu percakapan dan project manajemen secara lebih baik lagi. Pemanfaatan nya bisa digunakan untuk percakapan antar topik perdivisi atau satu topik untuk semua lini atau divisi. Gunakan Spaces jika Anda ingin:

• Menyimpan uraian atas percakapan di satu tempat.
• Mengatur grup di sekitar file, tugas, dan penjadwalan yang sudah dibagikan.
• Memerlukan ruang khusus untuk percakapan yang berbeda secara topik atau project tertentu.

Kehadiran Google Spaces menunjukkan komitmen Google untuk menciptakan ekosistem kolaborasi yang lebih dinamis. Tertarik untuk mulai menggunakan dan menerapkan fitur Google Spaces sebagai media komunikasi internal di perusahaan Anda? Mulai berlangganan dan gunakan paket Google Workspace untuk perusahaan. Dapatkan linsensi Google Workspace bersama Premier partner Google Terralogiq. Untuk pelajari lebih lanjut Anda dapat menghubungi kami disini halo@terralogiq.com atau jika Anda ingin berkonsultasi bersama specialist kami secara langsung bisa mengisi form berikut ini: