Google Form Approval apa itu? Bagaimana penggunaannya?

19 May 2022

Tahukah Anda Google Form memiliki banyak fitur dengan bantuan add-on nya? Google Form dapat dibentuk untuk membuat formulir e-digital yang dapat disesuaikan dengan approval yang Anda butuhkan. Beberapa cara yang bisa digunakan salah satunya adalah dengan meng-inplementasi Form Approvals add on pada Google Form Anda.

Form Approvals dirancang untuk mengubah pengiriman Google Form menjadi alur kerja persetujuan (approval workflow). Gunakan Google Form Anda untuk mendapatkan informasi yang memerlukan persetujuan (mis. permintaan cuti); Kemudian, siapkan add-on Form Approvals untuk mengarahkan pengiriman formulir ke pemberi persetujuan Anda.

Definisi Google Form

Google Form merupakan perangkat lunak (software) administrasi survei yang disertakan sebagai bagian dari rangkaian Editor dari Google Documents atau dikenal dengan isytilah Google Docs, yang gratis berbasis web yang ditawarkan oleh Google. Layanan ini juga mencakup Google Documents, Google Sheets, Google Slides, Google Drawings, Google Sites, dan Google Keep. Google Formulir tersedia pada aplikasi web saja.

Google Form mungkin yang paling tidak dikenal dan kurang dimanfaatkan dari semua aplikasi Google. Google Form disertakan Gratis dengan setiap akun Google dan sangat mudah digunakan, sehingga dapat digunakan oleh siapa saja. Terlepas dari kemudahan penggunaan dan kesederhanaannya, Google Form adalah alat yang ampuh yang digunakan oleh organisasi baik yang berukuran besar dan kecil. Google Form secara asli dapat menyimpan data respons formulir Anda di Google Spreadsheet, membuat baris baru untuk setiap pengiriman formulir yang dibuat, sehingga Anda dapat melaporkan informasi tersebut kapan saja.

Aplikasi Google Form ini memungkinkan pengguna untuk membuat dan mengedit form survei secara online sambil berkolaborasi dengan para pengguna lain secara real-time. Informasi yang dikumpulkan juga dapat secara otomatis terintegrasi dimasukkan ke dalam Google spreadsheet yang Anda tuju dan tentukan.

Fitur Google dengan Form approvals

Google Form da[pat digunakan untuk apa saja. Baik untuk permohonan Cuti, Purchase Requisitions, Expense Reimbursement Requests, Personal Development Requests, IT Service Requests, dan masih banyak lagi. Google Form menyediakan pengalaman pembuat formulir yang mudah digunakan sehingga Anda dapat membuat formulir yang terlihat profesional dan siap untuk mobile dalam hitungan menit.

Seperti semua produk Google, Google Form dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Google Form dapat menangani data sebanyak Google Spreadsheet, dan Google Spreadsheet saat ini dapat menangani 5 juta sel data. Bahkan jika Anda tidak menggunakan Google sebagai alat kolaborasi inti pada domain Anda, hanya administrator si pemilik formulir yang memerlukan akun Google (dan responden formulir tidak memerlukan memiliki akun Google)

Implementasi Google Form approval dengan add-on

Dengan add-on Form approval, Anda dapat mengubah Formulir Google Anda menjadi alur kerja persetujuan yang interaktif. Sebagai contoh, Anda dapat mengubah Formulir Permintaan Cuti sederhana menjadi alur kerja persetujuan, yang diarahkan ke Manajer Lini karyawan (user) untuk persetujuan dan memberi tahu karyawan tersebut setelah disetujui. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkah mudah ini:

1. Buat Google Form baru, masukkan judul untuk formulir Anda, dan tambahkan pertanyaan yang menangkap informasi yang berkaitan dengan Permintaan Cuti.Instal add-on Form Approvals dari Google Workspace Marketplace
2. Dari Formulir Google Anda, klik tab ‘Setting’, lalu klik ‘Responses’, lalu aktifkan Kumpulkan alamat email. Ini akan menangkap alamat email pemohon Cuti dari setiap pengiriman formulir. Add-on akan secara otomatis mengirimkan email konfirmasi kepada pemohon saat permintaan pertama kali dibuat. Selain itu, add-on akan mengirimi mereka email balik di akhir alur kerja (setelah semua pemberi persetujuan telah merespons).
3. Dari Google Form Anda, klik ikon potongan puzzle (di pojok kanan atas), lalu klik ‘Form Approvals’ , lalu klik ‘Open the add-on’. Jika Anda tidak melihat ikon potongan puzzle tersebut, pastikan untuk menginstal add-on terlebih dahulu.
4. Setelah add-on terbuka, klik ikon (+) ‘Add dynamic recipient’ dan isi alamat email Manajer (users).
5. Klik Simpan.
6. Dari Google Form Anda, klik ikon Pratinjau atau Preview untuk mengirimkan pengiriman formulir pengujian. Setelah dikirim, add-on akan mengirimkan email konfirmasi kepada orang yang mengisi formulir, dan mengirim email meminta persetujuan ke alamat email yang dimasukkan sebagai Manajer (user approval).

Baca Juga: Panduan apa itu Google Workspace: Tool Produktif untuk kerja kolaboratif

Keunggulan dan kelebihan Google Form approval

Terdapat berbagai keunggulan dari fitur Form Approval ketika disematkan kedalam Google Form Anda, beberapa diantaranya Adalah dapat mengubah Google Form Anda untuk keperluan yang menunjang kebutuhan Approval berlipat, yang biasa digunakan untuk permintaan seperti; Permohonan Cuti, Reimbursement, Pengadaan atau form permohonan lainnya. Beberapa fitur kunci dengan memanfaatkan add on ini adalah:

• Set up in minutes
• Multi-level workflows
• Dynamic recipients
• Group recipients
• Role-based workflows
• Routing conditions
• Personalized notifications
• One-click approvals
• Responsive design
• Enterprise-grade security

Gunakan add-on ini untuk memudahkan Anda untuk membuat Approval Form yang diinginkan. Lihat video dibawah ini untuk pelajari lebih lanjut.

Kemampuan aplikasi dan software Google Worspace tidak perlu diragukan lagi. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut bagaimana kemampuan dan tools dari Google Docs dapat dimanfaatkan untuk bisnis dan perusahaan Anda jangan ragu untuk menghubungi konsultan Terralogiq.

Hubungi Terralogiq: Reseller Google Workspace di Indonesia

Anda bisa memghubungi konsultan kami di Terralogiq melalu email berikut ini halo@terralogiq.com atau kontak kami secara langsung bisa dengan mengisi form berikut ini