Fungsi Fleet Management Bagi Perusahaan Hingga Tipsnya

30 Agustus 2023

Setiap perusahaan memiliki spesifikasi bidangnya masing-masing. Apabila perusahaan Anda bergerak dalam bidang transportasi, pastinya menerapkan sistem manajemen.

Apakah Anda menerapkan fleet management? Atau masih asing dengan istilah tersebut?

Fleet management memiliki arti yakni sebuah kegiatan pengelolaan manajemen armada, dalam suatu perusahaan. Tentunya fleet management tidak dilakukan sembarangan, semua memerlukan strategi yang sesuai, agar perusahaan tidak merugi.

Adanya pengelolaan armada dalam suatu perusahaan, juga bertujuan untuk meningkatkan produktivitas setiap pekerja yang terlibat. Tentu tidak mudah untuk mengelolanya. Diperlukan persiapan dan sistem operasi yang tepat.

Pada artikel ini, kami akan mengulas mengenai apa itu fleet management hingga penerapannya dalam perusahaan transportasi Anda. Simak berikut ini.

Key Takeaways:

• Perusahaan yang bergerak di bidang transportasi memerlukan fleet management. Hal tersebut bertujuan untuk mengelola manajemen armada perusahaan.
• Fleet management memiliki tugas tersendiri. Di antaranya adalah menyelesaikan masalah, menganalisa efektivitas operasional, hingga melakukan pencatatan.
• Hal yang dapat Anda terapkan ke perusahaan melalui penerapan fleet management yakni menentukan target dan fokus pada pengelolaan.

Definisi Fleet Management

Istilah fleet management sering digunakan oleh beberapa perusahaan, salah satunya transportasi. Definisi fleet management adalah pengelolaan suatu armada dalam sebuah perusahaan. 

Tujuannya untuk memaksimalkan efisiensi dari perawatan kendaraan, meningkatkan produktivitas, memantau waktu service, hingga meningkatkan keselamatan kendaraan dan pengemudinya, hingga konsumsi bahan bakar.

Fleet management dapat dibilang prosesnya agak rumit. Tentu tidak mudah untuk mengelola dan memantau armada agar bekerja secara efisien. Oleh sebab itu, fleet management berperan sebagai sistem untuk mengelola armada operasional. 

Tentunya, transportasi sebuah perusahaan membutuhkan pengawasan ekstra secara terus menerus. Apalagi Anda yang memiliki banyak karyawan. Tentunya merasa pusing lantaran banyak yang harus diurus.

Maka dari itu, Anda membutuhkan peranti yang terpasang pada kendaraan. Anda dapat mempekerjakan seorang fleet manager, yang mampu memahami dan mengolah data dari pengawasannya yang dilakukan. 

Data tersebut adalah insight yang bisa digunakan sebagai bahan evaluasi efisiensi kinerja suatu kendaraan.

Mengapa Anda Memerlukan Fleet Manager?

Fleet manager merupakan orang yang bertugas untuk mengontrol seluruh perawatan kendaraan operasional. Mulai dari proses perekrutan dan mengelola supir, hingga menjaga efisiensi operasional kendaraan perusahaan.

Anda pasti akan membutuhkan fleet manager dalam perusahaan. Berikut tugasnya:

• Menjaga kinerja divisi agar patuh pada kebijakan dan prosedur perusahaan
• Memastikan agar divisi tersebut patuh pada hukum dan peraturan yang berlaku
• Melakukan pencatatan secara berkala
• Memimpin para pegawai
• Menjadwalkan, mengatur rute, merawat, dan memantau kendaraan operasional
• Melakukan negosiasi dengan pemasok
• Membantu menyelesaikan masalah
• Menganalisa efektivitas operasional
• Menerapkan penjadwalan transportasi dan perubahan kebijakan.

Baca juga: Kenali Vehicle Tracking Solutions dan Pentingnya Bagi Bisnis Anda

Menerapkan Fleet Management Dalam Perusahaan

Sebagai salah satu tool, fleet management membantu Anda untuk semakin melancarkan kegiatan secara efektif. Meski membutuhkan biaya ekstra, berbagai perusahaan akan mendapatkan manfaat yang besar. 

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, Anda harus menerapkan beberapa cara yakni: 

1. Menentukan Target

Menentukan target di awal dan memantau perkembangannya, wajib dilakukan serta dikomunikasikan kepada pihak-pihak yang terlibat. Memiliki tujuan atau goals yang sama, akan memungkinkan seluruh tim bekerja untuk mencapai tujuan.

2. Melakukan Komunikasi

Pastikan Anda mampu melakukan komunikasi dengan baik, agar pengelola armada selalu hadir dan mengkomunikasikan semuanya dengan baik. Hal tersebut tentunya menegaskan peran armada dalam perusahaan. Hal tersebut menjadi suatu alasan mengapa pengelolaan yang baik, menjadi kunci bagi kelancaran bisnis perusahaan.

3. Memilih Armada yang Sesuai

Beberapa perusahaan mungkin membutuhkan keahlian dan pengetahuan khusus, untuk menentukan jenis kendaraan armada mana yang tepat serta dibutuhkan oleh perusahaan. Selain kualitas dan kemampuannya, seorang fleet manager juga harus mengetahui seluk beluk pemakaian, perawatan, skill pengemudi yang dibutuhkan.

Selain itu juga penggunaan bahan bakar yang harus diperhatikan. Contohnya, fleet management tambang tentu berbeda dengan manufaktur. 

4. Fokus Pada Pengelolaan

Hal ini memiliki arti bahwa fleet management tidak hanya mengatur saat kendaraan sudah siap digunakan, melainkan mulai dari pilihan pengemudi hingga berbagai aspek penting. Fokus pada pengelolaan adalah langkah utama untuk membantu operasional armada, agar mampu berjalan lebih lancar.

5. Process Oriented

Untuk mendapatkan sebuah keoptimalan dalam pekerjaan, fleet management harus memiliki strategi untuk mengoptimalkan operasional. Operasional yang baik maka akan efisiensi pengerjaan atau lalu lintas armada akan maksimal.

6. Pemantauan Rutin Kendaraan

Pemantauan rutin kondisi kendaraan dapat membantu melacak masalah pada kendaraan lebih awal, serta memberikan jejak audit yang kuat untuk mempermudah dalam klaim dan pengurusan administrasi lainnya terkait kendaraan. 

Karyawan juga perlu dilibatkan dalam proses ini, dengan tujuan untuk menumbuhkan kesadaran akan pemeliharaan kendaraan sebagai tanggung jawab bersama. Fleet management system berbasis GPS tracker, yang memberikan kemudahan bagi Anda dan karyawan.

Melalui fitur pengatur jadwal pemeliharaan berdasarkan tanggal, km, dan durasi operasional, serta fitur Driver Vehicle Inspection Report (DVIR) untuk pengemudi. Memudahkan karyawan Anda untuk melaporkan masalah kendaraan.

Fungsi Fleet Management

Setelah Anda memahami apa itu fleet management hingga penerapannya dalam perusahaan, Anda juga harus memahami fungsinya. Berikut penjabarannya:

1. Sebagai Penunjuk Jalan (Route Optimization)

Kini software GPS mampu membantu setiap pengemudi dalam menentukan rute perjalanan. Selain itu, fitur ini juga mampu menekan risiko tersesat atau salah jalur. Anda dapat memanfaatkan fleet manager.

Ketika driver harus memutar arah karena salah mengambil jalur, maka secara otomatis akan ada bahan bakar yang terbuang begitu saja. Di sinilah fungsi route optimization berperan untuk mengoptimalkan.

Manfaat yang bisa dirasakan dari fitur route optimization, adalah jarak tempuh yang lebih sedikit. Sehingga mampu menghemat jumlah penggunaan bahan bakar.

2. Menghitung Predictive Fuel Consumption

Seluruh kendaraan bermotor akan memerlukan bahan bakar. Penggunaan bahan bakar tersebut memberikan sepertiga dari semua biaya operasional suatu kendaraan. Oleh karena itu, pengisian bahan bakar harus diperhatikan dengan serius.

Manajemen penggunaan bahan bakar yang kurang teratur, akan menimbulkan efek negatif dan mampu mengancam kelancaran bisnis. Untuk itu, fitur predictive fuel consumption akan membantu Anda dalam menghitung banyaknya biaya bahan bakar yang diperlukan. Termasuk untuk setiap jenis kendaraan dan kondisi kendaraan.

3. Manajemen Pengemudi 

Fleet management mampu memonitor tingkat kecepatan kendaraan, pengereman yang dilakukan secara mendadak, serta tingkat akselerasi yang sangat cepat. Driver behaviour management ini nantinya akan melaporkan seluruh kondisi yang terjadi secara otomatis.

Sehingga perusahaan bisa melakukan audit perilaku, para pengemudi perusahaan dan melakukan evaluasi manajemen dengan baik. Selain itu juga memampukan untuk mengoptimalkan mengatur jarak tempuh.

4. Memprediksi Waktu Service 

Fungsi selanjutnya yang terdapat di dalam fleet management ialah fitur pengingat waktu service kendaraan. Biasanya, kendaraan akan memerlukan waktu yang lebih rutin dalam mengecek performa mesin.

Sistem ini akan membunyikan alarm untuk mengingatkan waktu pemeliharaan yang sudah semakin dekat, agar Anda tidak lupa. Selain service yang dilakukan secara berkala, sistem ini juga mengingatkan alarm kapan waktu untuk melakukan pergantian oli hingga mengisi bahan bakar.

Sehingga, umur pemakaian kendaraan jadi lebih lama. Hal tersebut mampu membuat perusahaan Anda bisa mengelola pemasukan dan pengeluaran secara efisien.

Baca juga: Mengenal Transportation Management dan Manfaatnya

Kelebihan Fleet Management System

1. Efektif dan Efisien

Kelebihan pertama adalah mampu mempermudah pekerjaan Anda menjadi lebih efektif dan efisien. Menggunakan teknologi digital pada era sekarang ini, terutama di bidang pengelolaan informasi dapat mempersingkat waktu. Selain itu juga mengontrol bahan bakar agar lebih efisien.

2. Desain Ekslusif

Desain ekslusif dibuat sebaik mungkin, agar tidak kalah dengan desain-desain terbaru. 

3. Teknologi Terkini

Aplikasi kami menggunakan teknologi terkini dengan fitur tepat guna sehingga dapat dimanfaatkan dengan baik.

4. Unlimited User

Kuantitas pengguna menjadi tak terbatas, karena fleet management system menyediakan unlimited user. 

Manfaat Fleet Management System

Dengan menggunakan fleet management system, perusahaan Anda akan memperoleh beberapa manfaat seperti:

1. Mengurangi biaya bahan bakar, dengan cara memantau konsumsi bahan bakar dan mendorong perilaku mengemudi agar hemat bahan bakar.
2. Mengurangi biaya pemeliharaan, dengan melakukan pemeliharaan preventif dan prediktif berdasarkan data telematika.
3. Mengurangi biaya asuransi dengan menurunkan risiko kecelakaan, pencurian, dan kerusakan.
4. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi dengan mengoptimalkan rute, jadwal, dan alokasi sumber daya.
5. Meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan pelanggan dengan meningkatkan ketepatan waktu, komunikasi, dan fleksibilitas.

Contoh Fleet Management 

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, berikut kami berikan contoh bagi Anda. 

1. Manajemen Perangkat Lunak

Perangkat lunak atau software pada fleet management system, menjadi komponen penting. Karena memiliki tugas sebagai penghubung komponen-komponen lainnya, yang terpasang dengan orang yang mengendalikan operasional tersebut.

2. Jaringan Internet

Kelancaran jaringan internet, merupakan faktor penentu keberlangsungan fleet management. Anda akan membutuhkan jaringan internet dalam mengoperasikan GPS, kemudian data akan digunakan sebagai pelacak untuk dipantau dan dikelola.

3. Perangkat Pelacak

Perangkat pelacak kendaraan, dipasang pada bagian tertentu kendaraan agar seluruh data mengenai kondisi kendaraan maupun pengendaranya hingga bahan bakar, dapat dikendalikan melalui aplikasi pada perangkat komunikasi apapun yang tersedia.

4. Kendaraan

Berbagai jenis kendaraan, digunakan sesuai dengan kebutuhan Anda dari segi operasional perusahaan. Di sini, fleet management system akan membantu mempertahankan kondisi terbaik kendaraan. Agar operasional armada perusahaan Anda optimal.

Baca juga: Peran Intelligent Transportation Systems

Peran Terralogiq Pada Penerapan Fleet Management

Fleet management adalah salah satu solusi terbaik bagi perusahaan bisnis Anda. Dengan adanya fleet management, Anda dapat mengoperasikan armada kendaraan perusahaan secara tepat. 

Terralogiq akan menyediakan fleet management dengan vehicle tracking solutions bagi bisnis Anda. Hal tersebut meliputi:

• Pelaporan real time untuk cabang, termasuk kegiatan cabang, kampanye pemasaran dan keluhan pelanggan. 
• Pelacakan aset, bergerak atau tidak bergerak, termasuk pekerjaan pemeliharaan yang dilakukan. 
• Perencanaan penjualan dan saluran, termasuk pelacakan AO dengan lokasi dan pembaruan waktu nyata. 
• Pemetaan potensial menggunakan google places, street view, hingga sumber data pihak ketiga lainnya. 

Aplikasi pelaporan yang digunakan oleh petugas di lapangan memiliki fungsi untuk menerima instruksi dan memberikan laporan secara real time. Pengguna dapat melaporkan insiden dari lapangan ke HQ dan data, kemudian dapat digunakan untuk analisis dan perencanaan. 

Dilengkapi dengan sistem executive dashboard yang berisi statistik, peta, laporan, dan dapat memberikan instruksi untuk mendukung pengambilan keputusan yang cepat dan akurat. 

Terralogiq adalah Perusahaan Teknologi dan Google Cloud Premier Partner terbaik yang menyediakan layanan Geospatial, Location Intelligence, dan Mobility Solution di Indonesia.

Segera hubungi Terralogiq untuk memenuhi kebutuhan Anda. Kunjungi website ini untuk mengetahui lebih lanjut, atau hubungi kami melalui halo@terralogiq.com.