Segala Sesuatu Tentang Executive Support System

24 Maret 2023

Dalam operasional sebuah perusahaan terdapat sebuah sistem informasi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan khusus eksekutif. Sistem ini dikenal sebagai Executive Support System (ESS) atau Sistem Pendukung Eksekutif. ESS sendiri berguna dalam membantu pengumpulan informasi dan proses pengambilan keputusan eksekutif senior di perusahaan dan memenuhi tujuan strategis perusahaan. Hal ini dipastikan dengan akses mudah ke data internal maupun eksternal.

Pada artikel kali ini, kami akan mengupas tuntas segala informasi mengenai ESS. Simak artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut.

Segala Sesuatu Tentang Executive Support System

Key Takeaways:

Executive Support System atau ESS adalah sebuah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna mengubah data perusahaan menjadi laporan tingkat eksekutif yang dapat diakses dengan cepat.
ESS dikenal juga sebagai Executive Information System (EIS).
ESS memiliki 6 karakteristik, yaitu kemampuan penelusuran; dirancang dengan mempertimbangkan faktor penting kesuksesan manajemen; akses status, analisis tren, dan pelaporan pengecualian; analisis yang dipersonalisasi; navigasi informasi; dan menyajikan informasi grafis, tabular dan/atau tekstual
4 komponen ESS terdiri dari hardware, software, user interface (UI), dan kemampuan telekomunikasi

Definisi Executive Support System

Executive Support System atau ESS adalah sebuah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna mengubah data perusahaan menjadi laporan tingkat eksekutif yang dapat diakses dengan cepat. Laporan tingkat eksekutif ini umum digunakan oleh departemen billing, akuntansi, dan kepegawaian. ESS sendiri berfungsi dalam meningkatkan kemudahan pengambilan keputusan untuk para eksekutif.

ESS juga dikenal sebagai Executive Information System (EIS). ESS memfasilitasi akses ke data perusahaan dan departemen secara terorganisir, sekaligus menyediakan alat analisis dan prediktor penilaian kinerja. ESS memberikan hasil potensial dan data statistik secara cepat yang diterapkan pada proses pengambilan keputusan.

Pada akhirnya, alat dan hasil pelaporan ESS bergantung pada developer dan aplikasi industri.

ESS yang Ideal bagi Perusahan

Tidak semua eksekutif perusahaan paham akan teknologi. ESS yang ideal harus memiliki tampilan grafis yang memiliki interface yang mudah digunakan. Eksekutif perusahaan harus dapat melihat semua variabel dan tren yang diperlukan untuk membuat keputusan bisnis yang tepat dalam satu dashboard. Dengan begitu, mereka dapat membuat perbandingan dan proyeksi untuk memastikan pertumbuhan.

Anda juga perlu memperhatikan bahwa setiap eksekutif memiliki spesialisasi dalam area bisnis tertentu. Dengan demikian, ESS yang ideal harus memiliki kemampuan penelusuran yang memungkinkan mereka memperbesar area yang ada di bawah tanggung jawab mereka.

Karakteristik ESS

1. Kemampuan Penelusuran

ESS dapat membantu eksekutif untuk memperoleh detail dari informasi tertentu, misalnya penurunan penjualan perusahaan di area tertentu. Dalam sistem yang menggunakan user interface grafis, koneksi gaya hypertext digunakan untuk pengumpulan informasi. Dalam sistem berbasis menu, sub-menu digunakan untuk mengakses informasi terperinci di setiap level.

2. Dirancang dengan Mempertimbangkan Faktor Penting Kesuksesan Manajemen

Setiap perusahaan memiliki aspek kritisnya sendiri untuk mencapai tujuan organisasi. Aspek-aspek ini dapat berada pada tingkat individu, departemen, dan organisasi.

3. Akses Status, Analisis Tren, dan Pelaporan Pengecualian

Dengan ESS, para eksekutif dapat memperoleh data terbaru pada setiap variabel kunci. Analisis tren mendukung eksekutif untuk mempelajari data selama jangka waktu tertentu. Oleh karena itu, waktu dan pentingnya informasi sangatlah penting. Izin untuk menyoroti penyimpangan dari aturan yang telah ditetapkan dalam organisasi diperbolehkan dalam pelaporan pengecualian, yang juga menyertakan alasan penyimpangan.

4. Analisis yang Dipersonalisasi

Fungsi bawaan (build-in functions) digunakan untuk memeriksa apakah ada situasi bermasalah di ESS. Dengan bantuan fungsi-fungsi ini, para eksekutif menjadi mampu menentukan data yang diperlukan untuk analisis dan tipe format dari hasil.

5. Navigasi Informasi

Dengan ESS, eksekutif dapat mengakses data dalam jumlah besar dalam rentang waktu yang sangat singkat dengan hasil yang akurat. Akses jalur maju dan mundur, melompati layar saat mengakses bagian yang dipilih dari sistem adalah beberapa contoh navigasi informasi yang dapat diberikan oleh ESS.

6. Menyajikan Informasi Grafis, Tabular dan/atau Tekstual

Presentasi terminal dari informasi yang dikumpulkan kepada pengguna eksekutif dapat dalam berbagai format seperti format tekstual, tabular dan/atau grafis.

4 Komponen ESS

Ada 4 komponen utama dari suatu ESS, yaitu hardware, software, user interface (UI), dan kemampuan telekomunikasi.

1. Hardware

Hardware atau perangkat keras ESS harus mencakup perangkat input yang dapat digunakan eksekutif untuk memasukkan, memeriksa, dan memperbarui data. Selain itu, juga mencakup CPU (central processing unit) yang mengontrol seluruh sistem, penyimpanan data untuk menyimpan dan mengarsipkan informasi bisnis yang berguna, dan perangkat output yang menunjukkan representasi visual dari data yang perlu disimpan atau dibaca oleh eksekutif, seperti monitor, printer, dan sebagainya.

2. Software

Perangkat lunak (software) ESS harus mampu mengintegrasikan semua data yang tersedia ke dalam hasil yang kohesif. Perangkat lunak ESS harus memiliki kemampuan dalam menangani teks dan grafik, terhubung ke database yang berisi semua data internal dan eksternal yang relevan, dan memiliki basis model yang melakukan analisis statistik rutin dan khusus, keuangan, dan analisis kuantitatif lainnya.

**3. User Interface (UI)**

Komponen UI harus mampu menghasilkan laporan terjadwal, FAQs (frequently asked questions), dan informasi lainnya. Akan lebih baik juga jika komponen ini dapat digerakkan oleh menu, yang memungkinkan eksekutif untuk memilih dari pilihan yang telah ditentukan untuk kebutuhan mereka. Selain itu, seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa tidak semua eksekutif paham teknologi, maka akan sangat ideal jika UI dapat menerima masukan dan menghasilkan output menggunakan pemrograman untuk yang paham teknologi dan bahasa alami untuk yang tidak paham teknologi.

4. Kemampuan Telekomunikasi

Sebagai seorang eksekutif, Anda tentu sering melakukan perjalanan bisnis. Hal ini mengharuskan ESS untuk memiliki kemampuan telekomunikasi sehingga tetap dapat diakses terlepas dari lokasi tempat eksekutif berada.

Perbedaan Antara Executive Support System dan Decision Support System

ESS dianggap sebagai DSS karena memiliki beberapa persamaan. Namun, kedua hal ini sebenarnya berbeda. Kedua sistem ini secara khusus berbeda dalam fokus, pengguna, tujuan utama, aplikasi, kemampuan pendukung pengambilan keputusan, informasi yang disediakan, kemampuan adaptasi pengguna, kemampuan grafis, kemudahan penggunaan, kemampuan pemrosesan informasi, dan informasi pendukung yang disediakan.

Tabel berikut menunjukkan perbedaan antara ESS atau EIS dengan DSS

Dimensi	*Executive Support System*	*Decision Support System*
Fokus	Mengakses seluruh status dan menelusuri	Menganalisis keputusan pendukung
Pengguna Khusus	Senior administrator	Profesional, analis, manajer
Daya Pendorong	Kelayakan	Efektivitas
Aplikasi	Evaluasi kinerja, pemindaian lingkungan, identifikasi masalah dan peluang	Berlaku di berbagai bidang di mana keputusan manajerial dibuat
Pendukung Keputusan	Mendukung keputusan dan kebijakan tingkat tinggi dan tidak terstruktur secara tidak langsung	Mendukung pengambilan keputusan semi-terstruktur dan tidak terprogram, keputusan ad-hoc, dan lain-lain
Jenis informasi	Item berita, informasi pelanggan, informasi yang mendukung situasi tertentu, pesaing, dan lingkungan eksternal, laporan terjadwal dan permintaan pada operasi internal	Informasi mendukung situasi tertentu
Penggunaan Utama	Untuk pelacakan dan pengendalian serta identifikasi peluang	Untuk perencanaan, pengorganisasian, staf, dan pengendalian
Adaptabilitas untuk Pengguna Individu	Disesuaikan dengan gaya pengambilan keputusan dari masing-masing eksekutif individu, menawarkan beberapa output alternatif	Mengizinkan penilaian individu, beberapa pilihan gaya dialog what-ifs
Grafik	Harus digunakan	Bagian utama dari banyak DSS
Keramahan Pengguna	Diperlukan	Jika tidak ada perantara yang digunakan, maka DSS harus mudah digunakan
Pemrosesan Informasi	Melacak data dan informasi penting, memfilter dan mengompres informasi	ESS menghasilkan pertanyaan dan jawaban yang dikerjakan dengan menggunakan DSS dan mengembalikannya ke ESS
Mendukung Informasi Rinci	Akses langsung detail pendukung ringkasan apapun	Dapat diprogram ke dalam DSS tetapi jarang terjadi
Basis Model	Fungsi bawaan terbatas	Basis model adalah inti dari DSS
Konstruksi	CCendor atau spesialis IS umumnya DSS dibangun oleh pengguna	DSS dibangun oleh pengguna
Perangkat keras	Workstation RISC, mainframe, web, LAN atau sistem terdistribusi	Workstation RISC, mainframe, LAN atau sistem terdistribusi
Sifat Paket Perangkat Lunak	Akses mudah ke banyak database	Kemampuan komputasi yang besar, bahasa pemodelan dan simulasi, aplikasi dan generator DSS
Sifat Informasi	Menunjukkan informasi yang dihasilkan sebelumnya tentang masa lalu dan sekarang, menghasilkan informasi baru tentang masa lalu, sekarang, dan masa depan	Menghasilkan informasi baru tentang masa lalu, sekarang, dan masa depan

Kelebihan dan Kekurangan ESS

Di balik fungsi dan kegunaannya, ESS memiliki kelebihan dan kekurangan, diantaranya sebagai berikut.

Kelebihan ESS

Mudah digunakan oleh eksekutif tingkat atas
Mampu menganalisis tren
Meningkatkan kemampuan leadership manajer
Meningkatkan pemikiran pribadi dan pembuatan keputusan
Berkontribusi pada fleksibilitas kontrol strategis
Meningkatkan daya saing perusahaan dalam pasar
Instrumen perubahan
Meningkatkan cakrawala waktu eksekutif
Sistem pelaporan yang lebih baik
Meningkatkan model mental dari eksekutif bisnis
Membantu meningkatkan pembangunan konsensus dan komunikasi
Meningkatkan automasi kantor
Mengurangi waktu untuk menemukan informasi
Identifikasi performa perusahaan yang lebih cepat
Pemeriksaan faktor sukses kritis secara detail
Pemahaman dan manajemen waktu yang lebih baik
Meningkatkan kapasitas dan kualitas komunikasi
Meningkatkan produktivitas dengan membantu koordinasi waktu dan tim

Kekurangan ESS

Fungsinya terbatas, dimana ESS tidak dapat melakukan kalkulasi yang kompleks
Sulit untuk mengukur keuntungan
Eksekutif mungkin menghadapi informasi yang terlalu banyak
Sistem dapat menjadi lambat dan sulit dikelola
Sulit dalam menyimpan data saat ini
Dapat menyebabkan data yang kurang andal dan tidak aman
Biaya yang terlalu besar untuk perusahaan kecil

Kembangkan Bisnis di Era Digital Bersama Terralogiq

Seiring berkembangnya teknologi, semakin banyak kebutuhan yang diperlukan oleh bisnis untuk dapat berkembang di era digital. Salah satunya adalah dengan memiliki software yang dapat diandalkan untuk efisiensi sistem. Untuk menjawab kebutuhan bisnis, Terralogiq dapat menjadi solusi yang tepat untuk mengembangkan bisnis Anda.

Terralogiq merupakan perusahaan IT yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan transformasi digital dan pengelolaan data bisnis perusahaan yang berdiri sejak 2013. Kami telah dipercaya oleh lebih dari 150 klien dengan memberikan solusi berbasis konsultasi dan case study yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Selain itu, Terralogiq adalah partner dari Google Cloud Premier yang menawarkan berbagai kemudahan dalam pengelolaan data.

Ingin mengetahui lebih lanjut mengenai layanan yang ditawarkan Terralogiq? Klik link ini untuk mengetahui lebih lanjut atau hubungi kami melalui email halo@nuritiarralogiq.com.