Apa itu Digitalisasi Arsip, Alasan Penting Hingga Manfaatnya
24 November 2023
Jika Anda lihat dalam beberapa tahun terakhir, berbagai aspek dalam kehidupan kita semakin maju dan berubah menjadi digital. Misalnya interaksi melalui media sosial, berbelanja secara online, hingga bekerja remote atau WFH. Tak terkecuali perihal digitalisasi arsip.
Arsip erat kaitannya dengan sebuah dokumen, baik berbentuk soft copy atau hard copy. Selain itu dari sisi pengiriman dokumen pun kini sudah berbasis digital. Perusahaan perseorangan maupun bisnis lebih memilih beralih ke digital.
Akan tetapi, masih ada satu hal yang sering dilewatkan dalam proses beralih ke digital, yaitu digitalisasi arsip. Padahal jika Anda perhatikan lebih detail, digitalisasi arsip memiliki manfaat hingga kelebihannya. Pada artikel ini, kami akan mengulas mengenai digitalisasi arsip untuk Anda.
Key Takeaways:
- Digitalisasi arsip adalah sebuah proses arsip, dalam bentuk cetak menjadi bentuk digital.
- Salah satu manfaat digitalisasi arsip adalah memudahkan kolaborasi dan akses bagi siapa saja.
- Kelebihan dari digitalisasi arsip yakni salah satunya awet, karena tidak akan rusak karena air, api, dan masalah lainnya.
Apa Itu Digitalisasi Arsip?
Seperti namanya, digitalisasi arsip adalah proses alih arsip dalam bentuk tercetak menjadi bentuk digital atau arsip digital. Digitalisasi arsip sering disebut juga dengan e-archive yang sudah dipraktekan di seluruh dunia pada berbagai sektor.
Di Indonesia sendiri, alih bentuk arsip sudah eksis sejak 1999. Saat itu, pemerintah mengeluarkan PP No. 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi. Di situ dijelaskan mengenai alih arsip dari kertas ke mikrofilm dan media lain seperti compact disk (CD).
Kemudian pada 2018, pemerintah mengeluarkan PP No. 95 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Salah satu contoh penerapannya adalah proses penerbitan sertifikat haki, dimana Anda tidak perlu datang ke kantor dan bisa langsung melakukannya melalui website kementerian.
Baca juga: Pentingnya Digitalisasi Bisnis Pada Era Industri 4.0
Manfaat Digitalisasi Arsip
1. Kemudahan Akses
Penyimpanan arsip secara digital membuat arsip tersebut dapat diakses kapan saja dan dari mana saja. Sehingga, karyawan yang memiliki kepentingan tidak harus datang ke kantor atau mengajukan lembur untuk mengakses data yang dibutuhkan.
2. Kemudahan Kolaborasi
Membantu kolaborasi antar rekan kerja, antar tim, atau pun dengan rekan kerja menjadi lebih lancar. Dokumen mampu dibuat, dimodifikasi, dan dikelola secara paralel. Sehingga, tidak ada dokumen kertas yang perlu dipindahkan ke sana-kemari.
3. Keamanan Data Terjamin
Dibandingkan dengan data fisik, data digital jauh lebih aman. Setiap data tersimpan dalam server dokumen pusat. Anda juga dapat menambahkan perlindungan ekstra pengamanan data jika diperlukan. Sehingga, risiko data rusak, hilang, atau tercuri sangat rendah.
4. Recovery Lebih Mudah
Karena terdapat sebab-sebab lain, data bisa saja hilang. Namun, data digital cenderung lebih mudah dilakukan recovery. Sedangkan data fisik yang rusak atau hilang lebih sulit diperbaiki atau tidak mungkin diperbaiki.
5. Mudah Dicari
Mencari data mungkin bukan hal yang sulit jika data yang Anda miliki hanya puluhan atau ratusan data. Namun, akan sangat merepotkan jika Anda memiliki puluhan ribu atau bahkan jutaan data. Namun, jika menggunakan data digital, pencarian data bisa dilakukan dalam beberapa detik saja.
6. Pelayanan Lebih Maksimal
Dengan pencarian yang lebih mudah, waktu proses data juga lebih cepat. Di samping itu, hasil yang didapatkan juga lebih tepat dan akurat. Sehingga, user atau customer bisa mendapatkan pelayanan yang lebih memuaskan.
7. Hemat Biaya
Pada awalnya, mungkin membutuhkan biaya yang tidak kecil. Namun, setelah seluruh dokumen terarsip dengan baik, Anda hanya perlu mengeluarkan biaya perawatan dan perpanjangan layanan saja. Sehingga, biaya pembelian kertas, map, atau lemari arsip bisa dikurangi bahkan dihilangkan.
Mengapa Digitalisasi Arsip Penting?
Selain mengikuti perkembangan digital di seluruh dunia, ada dua hal lain yang harus Anda perhatikan.
1. Kemudahan Akses
Semakin hari semakin banyak arsip yang bertambah. Mengakses arsip secara manual tentu saja cukup sulit dan membuang waktu. Dengan adanya digitalisasi arsip, Anda mampu mengaksesnya dengan cepat dan mudah tanpa harus melihat berapa banyaknya.
2. Preservasi Arsip
Bayangkan, berapa banyak arsip yang hilang atau tak bisa lagi terbaca karena termakan usia tersimpan di lemari bertahun-tahun lamanya. Padahal, kemungkinan arsip tersebut sangat penting dan dibutuhkan di masa depan. Dengan digitalisasi, arsip tersebut akan fresh tak peduli berapa lama.
Kelebihan dan Kekurangan Digitalisasi Arsip
Kelebihan dari digitalisasi arsip dapat dilihat dari beberapa aspek berikut:
- Hemat ruang penyimpanan. Misalnya, 1TB SSD mampu menyimpan dokumen setara ruangan 43 ribu meter persegi.
- Hemat waktu. Anda bisa dengan mudah mencari dokumen berdasarkan nama, tanggal, dan semacamnya.
- Hemat biaya. Anda tak perlu mengeluarkan uang untuk mencetak kertas, membeli perlengkapan lain, rak, dan sebagainya.
- Awet. Arsip digital tak akan rusak karena air, api, dan masalah lainnya.
- Aman. Arsip digital bisa Anda simpan pada sistem dengan keamanan canggih berlapis-lapis.
Sedangkan kekurangan dari digitalisasi arsip yakni:
- Digitalisasi total yang memakan waktu. Semakin banyak arsip Anda, semakin lama pula proses digitalisasi ini akan selesai.
- Pelatihan pegawai. Perpindahan dari fisik ke digital tentu saja membutuhkan pelatihan agar pegawai Anda paham.
- Serangan cyber. Walaupun arsip digital dilindungi oleh keamanan yang canggih, tapi tetap saja masih berisiko diserang hacker atau cyber crime lainnya.
Baca juga: Pentingnya Menerapkan Data Extraction Dalam Bisnis
Peran Terralogiq untuk Menerapkan Digitalisasi Arsip
Digitalisasi arsip kini dapat Anda dapatkan dengan mudah melalui teknologi. Misalnya menggunakan google workspace. Google workspace yang sebelumnya dikenal sebagai G Suite, adalah seperangkat aplikasi komunikasi dan kolaborasi yang dibuat untuk orang-orang dalam organisasi.
Aplikasi komunikasi inti Google Workspace, seperti Gmail dan Google Meet, digunakan secara luas di seluruh dunia. Begitu juga dalam digitalisasi arsip seperti dokumen, drive, dan kalender.
Aplikasi kolaborasi ini dibuat untuk memungkinkan beberapa orang mengedit dokumen, spreadsheet, atau presentasi secara bersamaan dan akses yang mudah untuk mengelola pekerjaan. Serta Anda dapat menyesuaikan workspace agar sesuai dengan bisnis Anda.
Ingin memulai bisnis dengan Terralogiq? Hubungi kami untuk membantu memenuhi kebutuhan Anda. Kunjungi website ini untuk mengetahui lebih lanjut atau hubungi kami melalui halo@terralogiq.com.