Panduan Apa Itu Google Workspace, Tool Produktif untuk Kerja Kolaboratif

12 November 2021

Lingkungan bisnis di era teknologi modern dan digital saat ini telah mengubah kultur perusahaan untuk bekerja kolaboratif. Sebagai respon atas perubahan tersebut, Google pun meluncurkan Google Workspace atau Workspace, yang sebelumnya dikenal dengan nama G Suite.

Platform ini diciptakan dan dikelola oleh seorang administrator (admin), yang juga mengendalikan pengaturan default, akses aplikasi, dan pengaturan keamanan. Bahkan, Workspace juga bisa dipergunakan di dalam organisasi yang memiliki data-data sangat sensitif, di mana admin bisa mencegah data Workspace agar tidak perlu disimpan secara offline.

Google Workspace

Mengenal Google Workspace

Secara umum, Google Workspace merupakan serangkaian aplikasi komunikasi dan kolaborasi yang digunakan perusahaan. Aplikasi komunikasi yang dipergunakan seperti Google Meet dan Gmail, yang selama ini sudah banyak digunakan orang-orang di seluruh dunia. 

Sedangkan aplikasi kolaborasi meliputi Google Docs, Forms, Sheets, dan Slides. Aplikasi-aplikasi ini didesain sejak awal agar para pengguna bisa mengedit file dokumen, presentasi, maupun spreadsheet secara bersamaan, bahkan oleh beberapa orang sekaligus.

Apa Saja Produk Aplikasi yang Tersedia di Workspace?

Daftar aplikasi yang menjadi bagian inti dari Google Workspace meliputi:

  • Gmail – Layanan email paling populer di dunia.
  • Calendar – Layanan kalender untuk scheduling (penjadwalan) secara online.
  • Meet – Layanan konferensi video maupun audio.
  • Chat dan Spaces – Ruang untuk percakapan dan diskusi antar anggota tim.
  • Drive – Layanan penyimpanan cloud pribadi, yang juga bisa dipergunakan untuk berbagi file antar pengguna.
  • Docs – Layanan dokumen kolaboratif.
  • Forms – Layanan untuk membuat survei, kuesioner, maupun form yang bisa dikustomisasi.
  • Sheets – Layanan spreadsheet kolaboratif.
  • Slides – Layanan presentasi kolaboratif.
  • Keep – Layanan notes atau catatan singkat, seperti dalam format ceklis atau bullet list.
  • Sites – Layanan situs kolaboratif untuk tim, proyek, maupun event yang bisa langsung digunakan tanpa harus menguasai ilmu programming atau web designing.
  • Currents – Layanan jejaring sosial (social networking) dan interaksi antar anggota tim di dalam Google Workspace.

Menariknya, masing-masing aplikasi tersebut juga bisa diakses secara instan dari browser apapun. Anda hanya perlu mengetikkan shortcut “.new” (tanpa tanda petik). Contohnya “cal.new” untuk membuka event Calendar baru, atau “doc.new” untuk membuat dokumen Google Doc baru. Artiinya, Anda jadi tidak perlu mengetikkan alamat lengkap masing-masing aplikasi tersebut di address bar, kan?

Apabila daftar aplikasi di atas merupakan layanan atau fitur inti di dalam Workspace, masih ada beberapa aplikasi lain yang tersedia bergantung pada apa versi atau edisi Workspace yang Anda gunakan. Tak hanya itu saja, ketersediaannya pun bisa jadi berbayar, sehingga Anda perlu keluar biaya ekstra.

  • AppSheet – Layanan app building untuk desktop, mobile, maupun tablet tanpa harus menguasai coding.
  • Apps Script – Platform solusi bisnis untuk otomatisasi proses bisnis.
  • Classroom – Ruang untuk belajar-mengajar terstruktur secara online yang tersedia bagi murid dan guru. Saat ini, layanan ini dipisahkan dari Workspace menjadi Google for Education.
  • Cloud Search – Fitur untuk melakukan pencarian di dalam Google Workspace perusahaan secara keseluruhan, mulai dari Gmail dan Drive ke Calendar, Docs, Slides, dan sebagainya.
  • Domains – Layanan pendaftaran domain (termasuk pendaftaran alamat email dengan domain yang digunakan), yang sudah terintegrasi dengan Workspace.
  • Groups dan Groups for Business – Layanan untuk membuat grup email list.
  • Vault – Layanan retensi data dan eDiscovery untuk mempermudah pencarian, penemuan, dan pengumpulan informasi relevan dalam format elektronik.
  • Voice – Layanan solusi panggilan yang bisa dipakai untuk menerima maupun membuat panggilan menggunakan nomor kantor di berbagai perangkat dari mana saja.

Baca Juga: Menulis dengan pintar menggunakan Fitur Smart Compose Google Docs

Pilihan Solusi Google Workspace

Menurut laman resmi Workspace, Anda bisa temukan 2 kategori utama solusi Google Workspace yang tersedia bagi para penggunanya: Business dan Enterprise. Pada dasarnya, perbedaan di antara keduanya mengacu pada ukuran atau skala bisnis.

1. Versi Business

Untuk Workspace for Business, laman resmi Google Workspace Admin Help menjelaskan bahwa versi ini diperuntukkan bagi individu hingga perusahaan sampai dengan 300 pengguna (1-300 user). Dengan begitu, seorang individu profesional juga bisa memanfaatkan layanan yang terdapat di Workspace.

Workspace for Business kemudian dikategorikan lagi ke dalam 3 kategori yang berbeda:

  • Business Starter, yang ideal untuk individu profesional dengan total penyimpanan 30 GB per pengguna. Biayanya adalah $6 per pengguna per bulan.
  • Business Standard, dengan total penyimpanan 2 TB per pengguna. Biayanya $12 per pengguna per bulan.
  • Business Plus, dengan total penyimpanan 5 TB per pengguna. Biayanya $18 per pengguna per bulan.

Untuk versi Business Standard dan Business Plus, Workspace menerapkan sistem perhitungan kapasitas penyimpanan yang disebut sebagai pooled storage. Dengan bertambahnya pengguna di Workspace, pooled storage yang Anda dapatkan meningkat berdasarkan versi Workspace yang Anda pilih.

Sebagai contoh, ada total 50 pengguna yang Anda tambahkan ke dalam Workspace perusahaan, dan Anda memilih berlangganan versi Business Standard. Artinya, pooled storage yang Anda peroleh adalah 100 TB (50 pengguna x 2 TB). Jika ada 5 orang lagi yang ditambahkan, artinya ada tambahan sebesar 10 TB (5 x 2 TB) ke dalam pooled storage.

Meskipun kapasitas penyimpanan per pengguna berbeda, ketiga versi tersebut memiliki limit dan penggunaan email yang sama, yaitu:

  • Batas ukuran attachment yang dikirim 25 MB.
  • Batas ukuran attachment yang diterima 50 MB.
  • Batas jumlah penerima per pesan email (termasuk To, Cc, dan Bcc) 2.000 penerima (500 penerima eksternal).
  • Batas jumlah penerima unik per hari 3.000 (2.000 untuk eksternal).

Karena versi Business Starter ditujukan bagi individu, ada beberapa produk, fitur, dan layanan bersifat kolaboratif yang tidak tersedia di sini, dan hanya bisa Anda peroleh di versi Business Standard atau Business Plus. Contohnya kolaborasi dengan domain eksternal terpercaya, laporan insight perlindungan data, laporan kehadiran Google Meet, izin approval untuk pengelolaan dokumen, izin berbagi Drive tingkat lanjut, dan sebagainya. 

2. Versi Enterprise

Sedangkan versi Enterprise ini paling cocok untuk perusahaan dengan skala yang jauh lebih besar. Dengan Google Workspace, perusahaan besar seperti korporasi atau multinational corporation (MNC) bisa menikmati opsi penyimpanan yang jauh lebih fleksibel, fitur-fitur yang skalanya menyesuaikan skala perusahaan, hingga kepatuhan dan keamanan yang paling canggih. 

Karena fleksibilitas layanan Workspace for Enterprise yang sangat tinggi, biaya langganannya per bulan atau per tahun akan disesuaikan berdasarkan kebutuhan masing-masing perusahaan. Oleh karena itu, apabila versi Business dibatasi hanya sampai dengan 300 pengguna, versi Enterprise tidak membatasi berapa batas maksimal jumlah penggunanya.

Berdasarkan laman resmi Google Workspace for Enterprise, keunggulan yang dimiliki versi ini adalah sebagai berikut:

1. Mengakselerasi waktu tim untuk memberikan hasil nyata.

Lingkungan bisnis saat ini menuntut perusahaan – yang berarti menuntut masing-masing anggota tim juga – untuk bisa bertindak dengan cepat dan terus berinovasi. Dengan adanya Workspace, perusahaan Anda pun bisa bertindak lebih cepat dan pada akhirnya bisa memberikan hasil atau dampak nyata dengan lebih cepat pula.

2. Menunjang penggunaan data untuk keuntungan perusahaan.

Saat ini, proses pembuatan keputusan bisnis harus didasarkan pada data yang relevan, lengkap, dan akurat. Dan dengan Workspace, Anda bisa mendapatkan seluruh insight yang dibutuhkan guna mendorong perusahaan jadi pioner dan pemimpin di industri.

3. Mendorong tim untuk berkolaborasi dan menuangkan ide-ide terbaik.

Kolaborasi di zaman sekarang jadi kunci penting kesuksesan perusahaan. Dan di Workspace, semua anggota tim dapat bekerja dan berdiskusi bersama untuk menyelesaikan masalah, menuangkan ide-ide baru untuk inovasi, dan mengeksekusi rencana dengan segera.

Dan berdasarkan studi Forrester mengenai dampak yang bisa diberikan oleh Workspace bagi bisnis, hasilnya adalah sebagai berikut:

  • Terdapat peningkatan pendapatan sebesar 1,5% yang didorong penggunaan Workspace.
  • Total jam yang bisa dihemat adalah sebanyak 171 jam per pengguna dalam 1 tahun. Artinya, 
  • Penurunan risiko pembobolan data yang jauh lebih tinggi, yaitu hingga di atas 95%.
  • Penurunan kebutuhan akan layanan tech support sebesar 20%.
  • Total ROI sebesar 331% yang didorong penggunaan Workspace.
google workspace indonesia

Bagaimana Anda Bisa Menggunakan Google Workspace?

Pada titik ini, Anda barangkali sudah semakin memahami bagaimana produk Google Workspace dapat mendorong kerja kolaboratif. Lewat layanan dan beragam produk aplikasi yang terdapat di dalam Workspace, semua anggota tim Anda bisa bekerja bersama-sama dengan jauh lebih mudah.

Untuk membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih jelas dan lengkap, Anda bisa simak berbagai contoh penggunaan Workspace dalam kerja kolaboratif, dan bagaimana masing-masing produk aplikasi bisa berguna.

1. Membuat keputusan bisnis dengan lebih cepat

Anda bisa menggunakan layanan Calendar dan fitur shared calendar untuk melihat jadwal seluruh anggota tim Anda, termasuk melihat pada hari dan jam berapa anggota tim memiliki jadwal kosong. Kemudian, Anda bisa atur dan jadwalkan meeting lewat undangan otomatis yang dikirim dari email.

Cukup dengan satu klik, meeting bisa diatur menjadi konferensi video yang dapat diikuti semua anggota tim dari mana saja dengan menggunakan device apapun – smartphone, tablet, PC, maupun laptop.

Dengan begitu, Anda tak perlu lagi harus menanyakan jadwal satu per satu kepada semua anggota tim, dan mengatur jadwal meeting secara manual, kan? Selain itu, fitur konferensi video juga bisa memberikan dampak yang sama signifikan dengan offline meeting, namun dengan waktu dan biaya yang jauh lebih minim.

2. Kolaborasi secara real-time

Dengan Google Workspace, semua tim akan dapat menggarap segala jenis dokumen, slide presentasi, maupun spreadsheet bersama-sama dari mana saja. Bahkan, proses ini bisa dilakukan secara offline alias tanpa koneksi internet, lho! Dan begitu ada sambungan internet, progres terbaru akan langsung di-update dan bisa dilihat oleh para anggota tim lainnya.

Dan dengan adanya layanan Chats, semua anggota tim juga bisa berkomunikasi selama bekerja secara langsung di dalam file yang sedang digarap. Dengan begitu, segala pertanyaan bisa langsung dijawab tanpa makan banyak waktu mengecek file apa yang dibahas. Tak hanya itu, anggota tim juga bisa memberikan komentar.

Lewat Workspace, kerja kolaboratif jadi semakin lebih mudah sehingga para anggota tim dapat menggarap file yang sama bersamaan. Jadi, Anda tak perlu lagi harus buang waktu dan tenaga untuk mengkompilasi semua progres dan update menjadi file tunggal.

3. Simpan dan berbagi file di penyimpanan cloud

Seluruh file dan proyek yang digarap lewat Workspace dapat Anda simpan dalam satu tempat dengan akses aman melalui Drive. Dan aplikasi ini bisa diakses serta dipergunakan seluruh tim melalui perangkat desktop maupun mobile.

Tak hanya itu saja, Anda juga bisa mengundang pengguna lain dengan pengaturan privasi sesuai kebutuhan. Misal hanya akses melihat (view) saja, hingga akses kolaborasi dengan mengizinkan pengguna untuk mengedit file apapun yang diperlukan.

Semua update akan dilakukan secara otomatis di Drive. Dengan begitu, semua anggota tim pasti akan selalu mendapatkan akses ke file versi terbaru tanpa harus mengirimkan email atau mentransfer data secara fisik (misal menggunakan flash disk atau hard disk eksternal).

Baca juga: Mengenal Fungsi Google drive yang mungkin tidak Anda sadari

4. Mengamankan semua data dan perangkat

Google Workspace pastinya juga dilengkapi dengan fitur keamanan demi menjaga keamanan hingga kerahasiaan seluruh data perusahaan. Beberapa contoh fitur keamanan yang tersedia dan bisa Anda manfaatkan adalah verifikasi 2-langkah (2-step verification), single sign-on, hingga endpoint management. Dengan begitu, data akan selalu aman meskipun ada perangkat yang hilang, atau terjadi pergantian karyawan.

Tak hanya itu saja, pesan-pesan email maupun percakapan resmi juga dapat diarsipkan kapanpun Anda membutuhkannya. Dan Anda juga bisa atur seberapa lama informasi tersebut akan Anda tahan di dalam Arsip (Archive).

Kemudian masih ada konsol administrasi terpusat yang disediakan oleh Workspace. Di sini, Anda bisa temukan menu pengaturan keamanan yang dapat Anda ubah, disesuaikan berdasarkan kebutuhan perusahaan. Apabila Anda butuh bantuan dari Google, ada layanan dukungan lewat telepon maupun email 24/7 atau setiap hari.

Mengapa Harus (Bayar dan) Menggunakan Workspace?

Layanan Workspace yang tidak gratis alias berbayar bisa jadi salah satu alasan mengapa masih banyak pelaku bisnis – dan Anda barangkali juga salah satunya – yang ragu untuk beralih ke layanan Google yang satu ini.

Pasalnya, Anda bisa saja mempertimbangkan untuk memanfaatkan semua layanan Google Cloud yang basic alias gratis. Kalau ada yang gratis, mengapa Anda perlu memilih Google Workspace yang berbayar, kan?

Akan tetapi, setidaknya ada 3 alasan utama mengapa Anda perlu beralih menggunakan Workspace yang berbayar, seperti yang dilansir dari TechRepublic berikut ini:

1. Untuk kebutuhan branding perusahaan.

Seperti yang sudah disebutkan di atas, Domains merupakan salah satu produk aplikasi atau layanan yang bisa Anda dapatkan di dalam Workspace. Artinya, Anda bisa gunakan layanan Google, namun dengan nama domain perusahaan Anda yang tentunya akan terlihat jauh lebih profesional, kan? Apalagi domain ini bisa digunakan untuk email juga.

Meskipun sepele, hal ini sebenarnya memberikan citra profesional dan kredibel, terutama di mata pihak eksternal seperti klien, pelanggan, hingga supplier. Sementara itu, alamat email gmail.com bisa digunakan semua orang, sehingga tidak memberikan citra profesional.

2. Manajemen akun yang lebih mudah.

Dengan Workspace, Anda bisa gunakan konsol administrasi (administration console) yang terpusat, sehingga pengelolaan Workspace perusahaan bisa dilakukan hanya dari satu tempat saja. Hal ini juga termasuk penambahan pengguna karena ada karyawan baru, maupun penghapusan pengguna lama karena ada karyawan yang keluar.

3. Fitur keamanan yang lebih baik.

Admin juga dapat meningkatkan pengaturan keamanan Workspace secara keseluruhan, maupun keamanan masing-masing pengguna. Contohnya dengan mewajibkan password email yang lebih panjang, mengharuskan autentikasi dua-faktor (two-factor authentication atau 2FA), membatasi sharing tautan maupun file di cloud ke eksternal (di luar pengguna Workspace perusahaan), dan berbagai opsi lainnya. Dengan begitu, risiko kebocoran data juga bisa dikurangi.

Baca Juga: Mana yang lebih unggul antara Google Workspace Vs Microsoft Teams?

Bagaimana Google Workspace Bisa Mempengaruhi Industri di Masa Depan

Seperti yang barangkali sudah Anda amati, sebenarnya mayoritas aplikasi yang tersedia di dalam Google Workspace sudah ada sejak lebih dari 10 tahun yang lalu. Contohnya Google Docs, Sheets, dan Cloud. Hanya saja, Google terus-menerus melakukan inovasi dan peningkatan dengan penyempurnaan aplikasi yang sudah ada beserta penambahan aplikasi-aplikasi baru. Tujuannya tentu untuk memenuhi kebutuhan para pengguna sambil terus mengikuti perubahan zaman.

Dengan begitu, Google melalui Workspace dapat terus mendukung setiap bisnis memaksimalkan performa dan operasionalnya, hingga mendorong terciptanya dampak yang signifikan, terutama mengingat lingkungan bisnis yang semakin turbulen saat ini.

Google Workspace didesain menyesuaikan dengan kebutuhan spesifik masing-masing sektor bisnis dan organisasi. Sebab, kerja kolaboratif tak hanya penting di beberapa sektor industri saja, tapi di semua jenis – manufaktur, jasa, perdagangan, pendidikan, kesehatan, dan sebagainya.

Dengan kecanggihan teknologi dari waktu ke waktu, kebutuhan akan informasi yang cepat, lengkap, akurat, dan relevan, serta tuntutan untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan dalam waktu cepat, waktu jadi aspek yang sangat vital bagi lingkungan bisnis saat ini maupun di masa depan nanti.

Untuk itu, Workspace hadir agar tim Anda bisa menggunakan waktu dengan lebih baik dan mencurahkan konsentrasi yang lebih fokus dalam menyelesaikan setiap tugasnya, namun dengan tetap memberikan hasil yang tepat sasaran dan signifikan bagi perusahaan.

Baca juga: Apa itu Google Workspace for Education – Transformasi sistem pendidikan di masa Depan

Solusi Partner Google Workspace Terpercaya di Indonesia

Semakin berminat memanfaatkan seluruh layanan dan merasakan semua keunggulan Google Workspace demi kelangsungan dan kesuksesan bisnis Anda di era digital saat ini? Kalau iya, Anda bisa pilih Terralogiq sebagai mitra terpercaya untuk bantu penuhi kebutuhan kolaborasi bisnis Anda.

Terralogiq merupakan Google Cloud Premier Partner yang sudah terbukti terpercaya mampu memberikan solusi paling tepat untuk menjaga serta meningkatkan daya saing perusahaan di era digital seperti sekarang ini. Dari beragam solusi layanan Google yang ditawarkan, salah satunya adalah Workspace sebagai solusi kerja kolaboratif yang sangat ideal sesuai dengan perkembangan teknologi dan perubahan lingkungan bisnis.

Terralogiq telah sukses memberikan solusi yang ideal dan relevan bagi para kliennya, yang terdiri atas perusahaan swasta hingga instansi pemerintah yang terjun di sektor industri yang sangat beragam. Hal ini menegaskan kemampuan Terralogiq dalam menyesuaikan kebutuhan masing-masing klien untuk menemukan solusi yang paling pas.

Tertarik untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai solusi kebutuhan bisnis Anda? Eksplorasi kebutuhan bisnis dan team Anda berama Terralogiq sebagai reseller google workspace sekarang juga dengan email ke halo@terrlogiq.com untuk informasi lengkap hingga atur jadwal janji untuk berkonsultasi gratis Anda bisa mengisi form dibawah ini:

Author Profile

Albi Panatagama

Marketing and Public Relations Terralogiq Premier Partner Google Maps Platform

|

Share this post on

Related Article

Leave a Reply

Name

Email

Comments