Apa Itu DMS? Ini Penjelasan dan Cara Menerapkannya dalam Bisnis
12 Oktober 2023
Mengelola dokumen menjadi salah satu aktivitas yang dilakukan dalam menjalankan sebuah bisnis atau perusahaan. Setiap perusahaan skala kecil maupun skala besar pasti memiliki dokumen yang berhubungan dengan pendirian perusahaan, dokumen terkait aturan-aturan agar bisnis perusahaan berjalan dengan baik, maupun dokumen yang terkait dengan berjalannya fungsi operasional suatu bisnis.
Oleh karena itu, dibutuhkan cara pengelolaan yang efektif agar dokumen-dokumen yang ada dapat digunakan dengan baik, tepat guna, efisien, dan sesuai dengan keperluan perusahaan.

Key Takeaways
- DMS adalah sebuah platform teknologi yang digunakan untuk mengatur, menyimpan, mengelola, dan berbagi dokumen elektronik dalam sebuah perusahaan.
- DMS menawarkan berbagai keuntungan, mulai dari mengatasi permasalahan perusahaan terkait kearsipan hingga mempercepat proses bisnis.
Untuk itu, diperlukan sistem manajemen dokumen yang disebut Document Management System (DMS), baik yang manual ataupun yang sudah didukung dengan teknologi informasi.
Artikel ini akan membahas mengenai pengertian hingga cara menerapkan Document Management System yang baik dan benar. Hal ini bertujuan agar perusahaan Anda memperoleh manfaat adanya Document Management System.
Apa itu Document Management System (DMS)?
Document Management System (DMS) dalam bahasa Indonesia diartikan sebagai Sistem Manajemen Dokumen. Menurut Rect Media, DMS adalah sebuah platform teknologi yang digunakan untuk mengatur, menyimpan, mengelola, dan berbagi dokumen elektronik dalam sebuah perusahaan.
DMS memungkinkan sebuah perusahaan untuk mengelola dokumen di setiap life cycle dokumen tersebut. Mulai dari dokumen tersebut masih dalam bentuk draft, kemudian di-review, di-publish, hingga disimpan. DMS juga dapat digunakan untuk mengelola berbagai jenis dokumen, termasuk surat, laporan, kontrak, gambar, presentasi, dan file multimedia lainnya. DMS merupakan komponen dari Enterprise Content Management System (ECM).
6 Keuntungan Menggunakan Document Management System bagi Bisnis Perusahaan
1. Hemat Biaya
Dengan menggunakan DMS, perusahaan bisa mengurangi biaya untuk pembelian kertas, lemari arsip, hingga pengadaan staf khusus bagian arsip. Selain itu, perusahaan juga dapat meminimalkan ruang penyimpanan dokumen.
2. Meningkatkan Keamanan dan Perlindungan Dokumen
Document Management System membantu meningkatkan keamanan dan perlindungan dokumen dengan pemberian kata sandi. Cara ini dapat melindungi data penting dari akses yang tidak sah. DMS juga memungkinkan Anda untuk membackup atau membuat salinan cadangan dokumen yang penting, sehingga dokumen tersebut tidak hilang atau rusak dalam keadaan darurat.
Selain itu, DMS memungkinkan dokumen elektronik perusahaan bisa disimpan dalam tempat yang tersentralisasi. Sehingga dapat mengurangi kemungkinan tercecernya dokumen.
3. Mengatur Hak Akses secara Spesifik
Selain dengan kata sandi, keamanan dapat ditingkatkan dengan menggunakan hak akses. DMS juga memungkinkan Anda mengatur hak akses secara spesifik. Anda bisa menentukan group atau user yang memiliki akses view, read, update/edit, dan delete suatu folder atau dokumen.
4. Meningkatkan Aksesibilitas Dokumen
Dengan DMS, dokumen akan disimpan pada hard disk komputer. Sehingga, setiap user bisa langsung membuka aplikasi DMS dan mengakses dokumen yang diperlukan sesuai dengan permission yang dimiliki. Selain itu, Document Management System juga mempercepat aliran distribusi dan sharing dokumen. Dengan begitu, kecepatan pengambilan dokumen dapat ditingkatkan secara drastis.
5. Mempermudah Pencarian Dokumen
Tak perlu khawatir jika Anda lupa dimana folder penyimpanan dokumen. Ini karena aplikasi DMS dilengkapi dengan fitur search yang dapat membantu Anda memfilter kategori untuk menemukan dokumen yang Anda cari, sekalipun sudah dalam waktu yang lama. Hal ini tentunya menghemat waktu dan menghindari pemborosan waktu dalam mencari dokumen yang diperlukan.
6. Mempercepat Proses Bisnis
Document Management System (DMS) juga membantu mempercepat proses bisnis dari suatu perusahaan melalui kemudahan proses pengiriman dan pengolahan dokumen. DMS memungkinkan pengguna untuk mengirim, meninjau, dan menyetujui dokumen dengan lebih cepat dan efisien. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi waktu dalam menyelesaikan tugas serta mempercepat proses bisnis.
Efisiensi lain yang ditawarkan oleh DMS berupa kemudahan mengakses dokumen yang diperlukan dari mana saja, selama ada koneksi intranet atau internet yang terhubung dengan server DMS. Pengguna juga dapat mengakses dokumen dari perangkat apa pun, termasuk laptop, tablet, dan ponsel cerdas.
Baca juga: Business Intelligence System: Pengertian, Manfaat, & Trennya
Cara Menerapkan Document Management System di Perusahaan
Berikut beberapa tahapan yang harus dilakukan supaya Anda dapat memilih sistem DMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan:

1. Identifikasi Kebutuhan Perusahaan
Hal pertama yang harus dilakukan agar dapat memilih sistem DMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan adalah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan. Identifikasi kebutuhan perusahaan ini meliputi identifikasi jenis dokumen yang akan diarsipkan dan diatur, serta bagaimana dokumen tersebut akan diakses dan digunakan.
2. Pilih Sistem DMS yang Tepat
Setelah memperoleh gambaran tentang kebutuhan perusahaan, selanjutnya Anda bisa memilih sistem DMS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ada banyak pilihan sistem DMS di pasaran, termasuk sistem komersial dan sistem open source. Disamping mempertimbangkan kebutuhan perusahaan, perusahaan juga perlu mempertimbangkan anggaran yang tersedia dalam memilih sistem DMS.
3. Perencanaan Implementasi
Setelah mengetahui Document Management System yang akan digunakan, tahap selanjutnya adalah merencanakan implementasi DMS tersebut. Perusahaan harus memutuskan cara mengunggah dokumen ke dalam sistem DMS, serta cara mengatur dan mengindeks dokumen tersebut nantinya. Perusahaan juga harus mempertimbangkan bagaimana pengguna akan mengakses dokumen di DMS dan bagaimana sistem akan diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada di perusahaan.
4. Implementasi Document Management System (DMS)
Selesai merencanakan implementasi DMS, tahap selanjutnya adalah mengimplementasikan Document Management System. Implementasi dimulai dengan mengunggah dokumen ke dalam sistem DMS. Setelah dokumen terunggah, perusahaan perlu mengatur dokumen dengan memberikan indeks yang akurat untuk mempermudah pencarian dokumen.
5. Pelatihan Pengguna
Setelah Document Management System (DMS) diimplementasikan, perusahaan perlu memberikan pelatihan terkait DMS kepada para pengguna. Hal ini untuk memastikan bahwa semua pengguna dapat mengelola dokumen melalui DMS dengan benar. Pelatihan meliputi cara mengunggah dokumen, cara mengatur dokumen, dan cara mencari serta mengakses dokumen.
6. Evaluasi dan Peningkatan
Tahap terakhir, perusahaan perusahaan melakukan evaluasi setelah DMS diimplementasikan. Ini penting untuk memastikan bahwa sistem berfungsi dengan baik dan memenuhi kebutuhan perusahaan. Apabila ditemukan masalah atau kekurangan, perusahaan harus membuat perubahan dan meningkatkan sistem DMS.
7 Hal yang Memaksimalkan Kinerja Sistem DMS
Melansir dari Integra Teknologi Solusi, sistem DMS dapat bekerja secara maksimal apabila tersedia beberapa hal berikut ini:
1. Terdapat tempat penyimpanan yang dapat diidentifikasi untuk dokumen
DMS yang baik akan dengan jelas menunjukkan di mana dokumen tertentu dapat ditemukan, serta dapat menyediakannya sesuai permintaan.
2. Terdapat fasilitas keamanan untuk mencegah akses yang tidak sah
Dengan fasilitas keamanan, dokumen elektronik dapat dilindungi melalui sistem hak akses dan persyaratan kata sandi.
3. Terdapat sistem klasifikasi untuk dokumen
Ini dapat dilakukan dengan membuat sistem hierarki direktori pada hard disk dan sistem pengindeksan dokumen. Meskipun direktori dapat memfasilitasi pencarian dokumen yang diinginkan dengan cepat, indeks dapat membantu menyediakan dokumen menggunakan fitur pencarian.
4. Terdapat aturan dan template untuk membuat dan mengautentikasi dokumen
Aturan disini maksudnya adalah izin yang menentukan siapa yang dapat membuat dan mengautentikasi berbagai jenis dokumen, serta prosedur yang harus diikuti. Sedangkan template dokumen menyediakan format standar untuk berbagai jenis dokumen.
5. Terdapat fitur untuk menentukan alur kerja dokumen agar sesuai dengan proses bisnis
DMS dapat mengatur alur dokumen tertentu melalui langkah yang telah ditentukan. Dengan demikian, memungkinkan pengguna meninjau, mengomentari, dan menyetujui dokumen.
Selain itu, fitur ini juga mencakup notifikasi otomatis untuk mengingatkan orang yang bertanggung jawab terhadap dokumen yang tertunda dalam sebuah alur proses.
6. Terdapat fitur untuk menentukan kebijakan dan prosedur pengarsipan dan pemusnahan dokumen.
Dengan demikian, DMS dapat mengizinkan administrator untuk menentukan kebijakan dan prosedur penanganan dokumen lama. Penanganan tersebut berupa pengarsipan dengan cara standar jika kemungkinan nanti akan dibutuhkan, dihapus, atau dimusnahkan jika masa berlakunya telah berakhir.
7. Terdapat fasilitas untuk mengakses dokumen
Oleh karena itu, informasi tentang tempat penyimpanan dokumen dan sistem klasifikasinya akan dikomunikasikan kepada semua orang yang berkepentingan, dan juga akan tersedia bila dibutuhkan. Ini memudahkan mereka yang membutuhkan dokumen tertentu untuk mengetahui di mana dan bagaimana mengambil/mengakses dokumen yang mereka butuhkan. Selain itu, juga mencakup fitur pencarian dapat mempercepat pencarian dokumen elektronik, termasuk menemukan semua dokumen yang terkait dengan subjek atau klasifikasi tertentu.
Demikian pembahasan mengenai apa itu DMS. Dengan menyimpan dokumen secara efisien dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Untuk mendapatkan manfaat tersebut, maka dalam memilih DMS, perusahaan harus mempertimbangkan reputasi vendor, kemampuan integrasi dan kolaborasi, serta keamanan digital. Terralogiq bisa jadi partner dalam menyediakan DMS terbaik bagi perusahaan Anda.
Baca juga: Decision Support System dan Perannya dalam Bisnis
Saatnya Menerapkan DMS untuk Bisnis Anda dengan Dukungan dari Terralogiq
Terralogiq adalah perusahaan solusi IT yang dipercaya oleh lebih dari 150 klien di seluruh Indonesia. Kami adalah mitra resmi Google Cloud Premier Partner yang dapat membantu Anda menyerap, memproses, dan menganalisis aliran peristiwa secara real time untuk menemukan solusi pengembangan terkini yang Anda butuhkan.
Solusi analisis Google Cloud ini membuat data menjadi lebih teratur, berguna, dan mudah diakses sejak dibuat. Anda juga bisa mendapatkan market insight dengan memanfaatkan data geospasial pada alur kerja big data.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut dan menggunakan layanan kami? Kunjungi website resmi kami di sini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.