Apa Itu Agile Workflow? Pengertian dan Metodenya

3 Maret 2023

Metode agile workflow pada saat ini menjadi salah satu metode manajemen proyek yang populer pada saat ini. Terlebih, metode satu ini juga umum digunakan dalam proses pengembangan perangkat lunak atau software dan digunakan oleh banyak pengembang karena dinilai efektif serta meningkatkan efisiensi dalam proses pengembangan.

Apapun industrinya, di era serba canggih saat ini, banyak tuntutan untuk bergerak secara cepat atau menerapkan fast-paced dalam pekerjaan. Hal ini esensial dalam menunjang pertumbuhan bisnis pada saat ini. Terlebih, perusahaan harus bergerak secara proaktif untuk bereaksi terhadap perubahan yang ada dalam proses bisnis dan memahami kebutuhan konsumen.

Key Takeaways

• Agile workflow merupakan sekumpulan metode yang digunakan untuk manajemen proyek dalam pengembangan software yang dilakukan secara iterasi dan bertahap
• Agile workflow melibatkan konsumen atau pengguna pada proses pengembangannya untuk memaksimalkan fungsionalitas produk
• Agile workflow bermanfaat juga bagi pengguna karena software yang digunakan nantinya sudah sesuai dengan kebutuhannya, sehingga aplikasi dapat dimanfaatkan secara maksimal
• Metode-metode yang ada di dalam agile workflow dapat dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan, situasi, dan urgensi yang ada.

Dengan cepatnya perubahan yang terjadi dalam industri dan bisnis, banyak perusahaan yang mulai menggunakan pendekatan agile workflow dalam melakukan project management. Artikel ini akan membahas lebih dalam tentang agile workflow.

Pengertian Agile Workflow

Dilansir dari Kissflow, Agile workflow mengacu pada manajemen dan penyelesaian proyek yang menekankan fleksibilitas, kolaborasi, dan peningkatan secara berkelanjutan. Hal ini didasarkan pada agile software development methodology yang ditandai dengan perencanaan yang adaptif dan penerapan yang iteratif serta berkembang secara sedikit demi sedikit.

Pada berjalannya proyek, baik pengguna maupun pemangku kepentingan memberikan feedback yang nantinya digabungkan. Karena metode ini nantinya memungkinkn developer untuk menemukan masalah yang ada sejak dini dan dapat memperbaikinya sejak awal. Hal ini tentu akan meningkatkan efisiensi proyek dan memastikan bahwa hasil akhir produk dapat sesuai dengan kebutuhan pengguna maupun pemangku kepentingan.

Pada dasarnya, agile workflow merupakan kumpulan metode yang digunakan untuk manajemen proyek dalam pengembangan software secara bertahap dan berulang sesuai dengan kebutuhan dan urgensi dalam proses pengembangannya. Tidak hanya itu, metode yang ada di dalam agile workflow juga dapat dimanfaatkan sesuai kebutuhan dan urgensi yang dicocokkan dengan fungsinya. Hal ini membuat metode satu ini dinilai fleksibel dan efisien dalam beradaptasi dengan adanya perubahan yang cepat

Dengan menggunakan agile workflow, biasanya proses pengembangan software dijalankan dengan durasi waktu yang berbeda-beda sesuai dengan tingkat kesulitan, besarnya pekerjaan, fitur yang dikembangkan, hingga metode yang digunakan. Namun, proses pengembangan software yang menerapkan agile akan memakan waktu 1 sampai 4 minggu pada umumnya.

Salah satu keuntungan dari menggunakan agile workflow adalah dapat mengembangan fitur-fitur terbaru dlam software secara cepat mengikuti perubahan situasi maupun kondisi serta kebutuhan dari pengguna.

Salah satu contohnya adalah pada saat Anda sedang mengembangkan aplikasi berbasis video-sharing. Lalu, popularitas TikTok meningkat dan pengguna smartphone menjadi hanya menghabiskan waktu satu menit untuk menonton sebuah video. Melalui agile workflow ini, Anda dapat beradaptasi menggunakan insight yang didapatkan dari situasi tersebut sehingga menambahkan fitur video pendek untuk aplikasi yang sedang dikembangkan.

Melalui agile workflow juga, proses pengembangana software menjadi lebih fleksibel dan efisien karena aplikasi tersebut sewaktu-waktu dapat diperbaharui dengan fitur-fitur terbaru yang sesuai dengan kondisi pasar dan kebutuhan pada setiap iterasinya.

Pada dasarnya, metode agile workflow adalah alternatif dari metode waterfall yang sudah ada sebelumnya. Metode waterfall sendiri bersifat linear sehingga tidak memungkinkan adanya perubahan di tengah proses pengembangan. Hal ini tentu mengkhawatirkan melihat situasi pasar yang dinamis.

Maka dari itu, dibuatlah agile workflow pada tahun 2001 yang dibentuk oleh 17 pengembang software yang berkumpul dan mencari solusi project management yang tepat dengan mempertimbangkan situasi pasar.

Prinsip-Prinsip dalam Agile Workflow

Dari pertemuan yang dilakukan oleh 17 pengembang tersebut, lahirlah agile manifesto yang berisikan empat poin dalam proses pengembangan perangkat lunak. Poin tersebut, antara lain:

• Mengutamakan individu beserta dengan interaksi dibandingkan mengedepankan proses dan tools
• Mengutamakan fungsionalitas software yang dapat dimanfaatkan dibandingkan membuat dokumentasi secara lengkap
• Mengutamakan kerja sama dengan konsumen untuk memahami dibandingkan dengan melakukan negosiasi kontrak
• Mengutamakan adaptasi terhadap perubahan dibandingkan hanya mengikuti sesuai yang direncanakan sejak awal.

Dari keempat poin manifesto agile tersebut, kemudian lahir juga 12 prinsip agile yang menjadi landasan dalam melakukan metode agile workflow. Prinsip-prinsip tersebut, antara lain:

1. Kepuasan konsumen adalah prioritas utama dengan memberikan software yang dirilis secara cepat dan rutin – Melalui hal tersebut, konsumen akan puas karena dapat menikmati software yang dikembangkan lebih cepat. Tidak hanya itu, konsumen atau pengguna juga dapat merasakan fitur-fitur atau perbaikan yang terbaru sehingga tidak perlu menunggu waktu terlalu lama untuk aplikasi selesai dikembangkan
2. Terbuka dengan adanya perubahan di tengah maupun di akhir proyek. Agile mendukung perubahan tersebut yang berdampak positif kepada konsumen – Hal ini  mewujudkan bahwa adanya perubahan pada saat pengembangan dapat diterapkan secara langsung kapanpun tanpa harus melewati birokrasi atau proses yang rumit. Tentu ini demi kebaikan konsumen agar perubahan yang diterapkan pada software sesuai dengan kebutuhan konsumen pada saat itu.
3. Merilis software secara rutin, tetapi lebih cepat lebih baik – Melalui perilisan software yang rutin, baik dalam beberapa minggu atau beberapa bulan sekali, membuat software tetap relevan dan sesuai dengan kebutuhan pasar. Akan tetapi, merilis software lebih cepat dan rutin akan membuat penggunanya dapat merasakan pengalaman terbaru tanpa harus menunggu.
4. Baik pengembang maupun divisi bisnis seharusnya bekerja sama setiap harinya seiring dengan berjalannya proyek – Melalui hal tersebut, setiap keputusan yang diambil akan menghasilkan output yang lebih baik apabila pengembang dapat bekerja sama dengan tim bisnis untuk saling memberikan feedback.
5. Buatlah proyek dengan individu yang memiliki semangat motivasi. Berikan lingkungan dan dukungan yang diperlukan kepada mereka. Kemudian, percayalah bahwa mereka akan menyelesaikan tugasnya – Pada dasarnya, sebuah proyek akan memiliki kemungkinan sukses lebih besar apabila memiliki tim yang berisikan individu dengan semangat dan motivasi yang tinggi. Salah satu cara untuk meningkatkan motivasi mereka adalah dengan memberikan kebebasan pada setiap anggota tim untuk berkreasi dan berkontribusi pada proyek.
6. Berbicara secara langsung atau empat mata merupakan metode yang paling efisien dan efektif dalam menyampaikan informasi dalam suatu tim – Dengan berkomunikasi secara langsung kepada anggota tim, maka akan dapat menumbuhkan rasa percaya antar individu yang kuat sehingga membuat kolaborasi dalam proses pengembangan dapat berjalan dengan baik.
7. Fungsionalitas software yang baik merupakan acuan dalam menentukan kesuksesan sebuah proyek – Pada dasarnya, proses mengembangan software adalah untuk menghasilkan software yang dapat bekerja dengan baik. Oleh karena itu, sebuah software yang berfungsi adalah tolok ukur kesuksesan dalam proyek.
8. Pengembangan secara berkelanjutan harus didukung prinsip agile agar semua pihak yang berada dalam proses pengembangan harus menjaga pace yang sama – Semua individu di dalam tim harus dapat menjalankan iterasi secara rutin sampai proyek terselesaikan. Oleh karena itu, setiap anggota tim juga tidak diperkenankan untuk menghambat iterasi dalam proses pengembangan.
9. Kemampuan teknis dan desain yang baik dapat meningkatkan kelincahan atau agility – Dengan ini, anggota tim sangat disarankan untuk memiliki kemampuan yang baik. Hal ini kan menunjang proses pengembangan sehingga software yang dihasilkan memiliki kualitas tinggi dan dapat beradaptasi dengan perubahan yang ada.
10. Keep it simple, meminimalisir adanya pekerjaan yang tidak perlu – Dengan ini, tidak ada anggota tim yang mempersulit diri maupun orang lain dengan melakukan pekerjaan yang tidak diperlukan. Hal ini termasuk dengan melakukan pekerjaan yang tidak diperlukan oleh konsumen.
11. Tim yang independen dan dapat bergerak secara mandiri akan mampu menghasilkan arsitektur, desain, dan mewujudkan kebutuhan dengan baik – Pada dasarnya, tim yang mandiri akan menghasilkan karya yang lebih baik saat mereka diberi kebebasan. Hal ini karena mereka akan mampu menghasilkan suatu karya secara mandiri
12. Tim sebaiknya harus dapat memikirkan cara untuk dapat bekerja menjadi lebih efektif dan menerapkannya pada proyek sesering mungkin – Tidak hanya berfokus pada aspek teknis, pengembangan diri bagai seluruh anggota tim juga sama pentingnya. Pengembangna diri yang dilakukan tentunya akan berdampak positif dengan meningkatnya efisiensi dan kualitas software yang dirilis.

Kedua Belas prinsip tersebut menjadi landasan dalam menerapkan agile workflow. Oleh karena itu, diharapkan prinsip-prinsip di atas dapat diterapkan dengan baik agar software yang dihasilkan dapat berfungsi dengan baik dan berkualitas tinggi sehingga konsumen nyaman dalam menggunakan aplikasi tersebut.

Hal ini pula yang membuat seluruh anggota tim terlibat dan bertanggung jawab atas kesuksesan proyek dengan adanya prinsip-prinsip dalam metode agile yang bisa menjadi acuan mereka dalam proses pengembangan.

Perbedaan Agile Workflow dan Metode Waterfall

Pada dasarnya metode waterfall hanya menerapkan feedback yang didapatkan setelah produk dirilis. Oleh karena itu, metode ini memiliki rentang waktu rilis yang panjang hingga lebih dari enam bulan. Tidak hanya itu, metode waterfall juga memungkinkan suatu proyek berjalan tanpa adanya gangguan. Tentu hal ini dapat mengurangi efektivitas software yang dirilis karena tidak ada feedback dari uji coba yang dilakukan.

Berbeda dengan agile workflow, yang mana metode ini terus melibatkan konsumen atau pengguna pada proses pengembangannya. Hal ini dilakukan dengan membagi proses pengembangan produk menjadi siklus pengembangan kecil yang dapat dikelola atau yang disebut sebagai sprint. Saat tim membagi proyek menjadi sprint ini, anggota tim dapat mengintegrasikan umpan balik pengguna di akhir setiap siklus.

Dengan melakukan ini, maka pengembanag secara aktif melibatkan pelanggan dalam proses pengembangan, bukan hanya menganggap apa yang mereka inginkan. Dengan demikian, Agile workflow biasanya dapat membantu pengembang dalam menciptakan software yang lebih memuaskan pelanggan sesuai dengan kebutuhannya.

Ada aspek lain yang membedakan antara kedua metode tersebut. Agile workflow melakukan pengujian dan pengembangan secara bersamaan. Sementara metode waterfall melakukan pengujian dan pengembangan secara terpisah. Selain itu, agile lebih mengutamakan pengembangan software sebagai prioritas utama. Sementara waterfall mengutamakan dokumentasi sebagai prioritasnya.

Tidak hanya itu, agile workflow mengembangkan software secara bertahap atau sedikit demi sedikit tetapi konsisten. Berbeda dengan metode waterfall yang mengembangkan software secara runtut dari awal hingga berakhirnya proyek.

Tujuan Metode Agile

Tentunya ada beberapa tujuan yang bisa dimanfaatkan dari alasan kenapa proses pengembangan software sebaiknya menggunakan metode agile workflow. Pada dasarnya, tujuan dari agile antara lain:

1. High-value and working App system – Software yang dikembangkan dapat berjalan dengan baik sesuai fungsinya, memiliki nilai jual yang tinggi, namun tidak memakan budget yang tinggi juga
2. Iterative, incremental, evolutionary – Proses pengembangan software bersifat terbuka sehingga pengembang dapat menambahkan fitur atau fix sesuai feedback yang didapatkan.
3. Cost control & value-driven development – Pengembangan software dilakukan dengan melihat kebutuhan konsumen dengan mengendalikan waktu dan biaya yang dikeluarkan
4. High-quality production – Tes secara menyeluruh di tiap iterasi dibutuhkan untuk memastikan bahwa software memiliki kualitas yang baik secara konsisten
5. Flexible & risk management – Pada dasarnya, proses pengembangan software dipersiapkan untuk menghadapi adanya perubahan sehingga proses adaptasi menjadi bekal dalam meminimalisir kegagalan
6. Collaboration – Dalam pengembangan software, tim rutin berdiskusi untuk membahas perkembangannya sehingga kolaborasi menjadi lebih maksimal
7. Self-organizing & self-managing teams – Melalui hal ini, tim bisa bergerak secara mandiri dengan dukungan dari pimpinannya dalam mengatur dirinya sendiri sehingga dapat membentuk tim yang solid.

Manfaat Agile Workflow

Selain itu, metode agile juga memiliki manfaat yang dapat dirasakan baik bagi pengembang, konsumen atau pengguna, dan pemilik produk.

1. Bagi Konsumen atau Pengguna

Melalui agile, proses pengembangan software menjadi bertahap dan dinamis. Oleh karena itu, konsumen atau pengguna memiliki keuntungan untuk memberikan feedback kepada tim pengembang secara langsung untuk fitur-fitur yang dikembangkan selama proses pengembangannya.

Tentu hal ini akan memberikan dampak positif bagi pengguna karena software yang digunakan nantinya sudah sesuai dengan kebutuhannya, sehingga aplikasi dapat dimanfaatkan secara maksimal.

2. Bagi Pemilik Produk

Kemudian bagi pemilik produk, agile workflow memiliki manfaat untuk selalu memberikan feedback dalam pengembangannya. Hal ini bermanfaat saat pemilik produk memberikan gambaran dari apa software atau produk yang diinginkan sehingga sesuai dengan tujuannya.

Selain itu, pemilik produk juga dapat melihat secara langsung atau bahkan terlibat dalam proses pengembangan software. Melalui hal tersebut, maka komunikasi dalam pengembangan dapat terjaga dengan baik.

3. Bagi Pengembang

Bagi pengembang sendiri, agile workflow bermanfaat pada saat proses pengembangan software. Hal ini disebabkan karena proses pengembangan software dapat bergerak secara dinamis sehingga perubahan yang diperlukan dapat diterapkan pada saat itu juga. Selain itu, pengembang juga tidak perlu menunggu keputusan birokrasi atau stakeholder dalam menyelesaikan proyek.

Hal ini tentu membuat seluruh anggota tim dapat bekerja sama dengan baik dan bergerak secara mandiri. Tidak hanya itu, seluruh anggota tim dapat mengeluarkan ide terbaiknya pada saat memberikan inovasi atau mengimplementasikannya.

Metode yang Ada dalam Agile Workflow

Sebelumnya sudah disebutkan bahwa agile workflow merupakan sekumpulan metode dalam manajemen proyek. Berikut adalah penjelasan masing-masing metode yang ada dalam agile workflow.

1. Scrum

Scrum methodology pada agile workflow adalah salah satu metode dalam agile yang menekankan fokusnya pada pengembangan perangkat lunak kompleks. Biasanya, scrum methodology digunakan pada proyek yang cukup besar.

Melihat besarnya proyek yang dikerjakan pada scrum methodology, maka dikenal juga adanya istilah sprint dengan membagi proyek besar menjadi beberapa proses kecil dalam pengerjaannya. 

Satu sprint pada umumnya mengerjakan satu fitur hingga selesai. Oleh karena itu, ada beberapa orang dengan perannya masing-masing yang diperlukan. Peran tersebut, antara lain

• Product Owner: Memastikan bahwa semua fitur yang ada dalam suatu produk yang akan dikembangkan telah disusun dengan baik untuk mengoptimalkan nilai produknya
• Scrum Master: Memfasilitasi seluruh anggota tim untuk memastikan bahwa seluruh individu dapat memahami proses scrum dengan baik. Scrum Master juga berkoordinasi dengan product owner untuk memaksimalkan potensi produk.
• Development Team: Orang-orang yang mengembangkan proyek atau software dengan kemampuan masing-masing. Hal ini termasuk programmer, desainer, writer, dan lain-lain.

2. Scaled Agile Framework (SAFe)

Berikutnya adalah Scaled Agile Framework atau (SAFe). Metodologi ini sangat cocok diterapkan untuk perusahaan besar atau enterprise yang memiliki beberapa divisi dan tim yang besar jumlahnya.

Umumnya perusahaan besar terlalu kaku dalam hal struktur atau divisi yang banyak. Hal ini tentu membuat proses pengambilan keputusan proyek memakan waktu yang lama karena perlu adanya koordinasi yang kaku

SAFe menjadi solusi dari situasi tersebut. Hal ini karena kerjasama antar divisi sangat penting untuk diterapkan. Dengan menggunakan SAFe, Anda dapat bekerja sama dengan divisi lain melalui serangkaian meeting berkala.

Pada setiap pertemuan, setiap tim dapat mempresentasikan hasil kerjanya, menjelaskan rencana masa depan dan membuat keputusan bersama.

3. Lean Software Development

Lean Software Development atau LSD adalah salah satu metode Agile yang memiliki tujuan untuk mengembangkan software dengan sumber daya yang efisien. Ini dilakukan dengan merilis produk dengan fitur minimum yang disebut sebagai Minimum Viable Product atau MVP.

MVP memiliki fitur dasar dan terus dikembangkan berdasarkan feedback pengguna. Dengan begitu, pengembangan akan lebih hemat sumber daya karena tidak perlu menambahkan fitur yang mungkin tidak dibutuhkan. Itulah pentingnya LSD. Ini untuk mencegah pemborosan waktu hanya untuk menciptakan fitur yang canggih namun tidak dibutuhkan oleh pelanggan.

Oleh karena itu, LSD sangat cocok diterapkan pada startup atau bisnis baru yang memiliki keterbatasan sumber daya untuk pengembangan produk atau menerapkan inovasi

4. Feature-Driven Development

Feature-Driven Development atau Metode FDD adalah sebuah pendekatan agile yang berfokus pada penyelesaian fitur tunggal. Durasi penyelesaian biasanya berkisar antara 2-10 hari. Sebelum memulai proses pengembangan software, biasanya diawali dengan menulis daftar fitur yang akan dimasukkan, lalu menyelesaikan satu fitur per iterasi. Ini mirip dengan metode scrum.

Berbeda dengan scrum, iterasi dalam metode FDD lebih pendek dan spesifik dalam lingkupnya. Contohnya, seperti pembuatan halaman login, tombol pencarian, atau fitur lainnya.

5. Crystal Methodology

Crystal methodology adalah sebuah cara kerja dalam agile workflow yang lebih memprioritaskan kondisi tim yang bekerja, bukan pada proses atau alat yang digunakan. Ini mencakup hal-hal seperti interaksi antar tim, komunikasi, umpan balik, dokumentasi, dan sebagainya. 

Dengan mengaplikasikan crystal methodology, pengembangan software akan menjadi lebih optimal karena dapat disesuaikan dengan kondisi tim yang ada. Misalnya, jika jumlah anggota tim relatif kecil, maka tidak diperlukan banyak dokumentasi karena perubahan bisa dikomunikasikan secara langsung. Namun, jika tim besar, dokumentasi bisa jadi lebih penting.

Pada dasarnya, ada tujuh prinsip penting dalam crystal methodology, antara lain frequent delivery, reflective improvement, osmotic communication, personal safety, focus on work, easy access to expert users, dan technical tooling.

6. Extreme Programming

Metode Agile selanjutnya adalah Extreme Programming (XP). Ini berbeda dengan metode lain karena lebih menekankan pada aspek teknis. Tujuannya adalah untuk menghasilkan software berkualitas tinggi, sehingga membuat kemampuan dan pekerjaan tim pengembang juga meningkat. Oleh karena itu, metode ini disebut “extreme,” karena tim harus bekerja ekstra keras dan keluar dari zona nyaman untuk mencapai tujuan tersebut.

Ada lima proses XP yang harus dijalankan, yaitu planning, designing, coding, testing, dan listening.

7. Kanban

Pada dasarnya, kanban adalah salah satu metode agile yang memanfaatkan visual pada prosesnya. Hal ini dilakukan agar setiap anggota tim dapat memantau perkembangan proyek setiap saat melalui kanban board.

Biasanya, kanban board memiliki tiga tahap, yaitu to-do, in progress, dan done. Dari situ, anggota tim dapat melacak bagaimana perkembangan yang terjadi dan hambatan yang dialami dari suatu proyek.

8. Dynamic System Development Method (DSDM)

DSDM adalah sebuah metode agile yang menekankan pemasukan sumber daya dari seluruh anggota tim dalam proses pengembangan software. Metode ini didasarkan pada prinsip utama untuk menghasilkan software yang berguna bagi dunia bisnis, dengan filosofi “mengembangkan software yang memiliki manfaat nyata bagi bisnis.”

Ada delapan prinsip yang mendukung SDM, antara lain fokus pada kebutuhan bisnis, menyelesaikannya tepat waktu, utamakan kolaborasi, setujui kualitas sejak awal, pondasi proyek yang kuat, lakukan secara bertahap, komunikasi yang jelas, dan pastikan informasi dapat diakses dengan mudah.

Tingkatkan Level Bisnis Anda ke Tahap Selanjutnya Bersama Terralogiq

Menarik dan mempertahankan lebih banyak konsumen menjadi salah satu impian pemilik bisnis. Salah satu cara untuk mencapai tujuan ini adalah dengan memiliki software yang bermanfaat bagi bisnis. Hal ini agar semua aktivitas bisnis dapat diintegrasikan dan mudah diakses oleh pelanggan potensial.

Meskipun ini terdengar sulit, namun ada cara untuk mewujudkannya, salah satunya dengan menemukan mitra yang tepat untuk bekerja bersama Anda. Terralogiq, sebagai Google Cloud Premier Partner nomor satu di Indonesia, siap untuk membantu mewujudkan software bisnis impian Anda. Jika Anda tertarik untuk bekerjasama dengan Terralogiq atau ingin mengetahui lebih lanjut, silahkan kunjungi website Terralogiq di sini.